Was ist eine E-Rechnung? Definition, Pflicht und Vorteile einfach erklärt
E-Rechnung verständlich erklärt: Was eine elektronische Rechnung wirklich ist, warum ein PDF nicht reicht und welche Pflichten ab 2025 gelten.
Wer 2025 zum ersten Mal hört, dass er eine E-Rechnung empfangen oder versenden muss, denkt zunächst an ein PDF im E-Mail-Anhang. Genau das ist aber keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine echte elektronische Rechnung ist eine strukturierte Datei, die ein Buchhaltungsprogramm direkt einlesen kann – ohne dass jemand die Zahlen abtippt.
In diesem Artikel klären wir, was eine E-Rechnung wirklich ist, welche Formate erlaubt sind, was die Pflicht ab 2025 für Unternehmen bedeutet und wie der Umstieg in der Praxis abläuft.
E-Rechnung: die kurze Definition
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Konkret heißt das: Die Rechnungsdaten liegen als XML vor und folgen einem festen Schema, sodass jeder Empfänger weiß, an welcher Stelle die Rechnungsnummer, der Bruttobetrag oder die USt-IdNr. steht.
Der entscheidende Unterschied zum PDF: Ein PDF ist ein Bild eines Dokuments. Eine Software muss raten, wo die Werte stehen. Eine E-Rechnung lässt nichts zu raten übrig. Sie ist nicht für Menschen gemacht, sondern für Maschinen.
Warum ein PDF keine E-Rechnung ist
Ein per E-Mail verschicktes PDF erfüllt die Anforderungen ab 2025 nicht – auch dann nicht, wenn es digital signiert ist. Der Gesetzgeber unterscheidet seit Anfang 2025 ausdrücklich zwischen:
- E-Rechnung: strukturiertes Format nach EN 16931 (also XML).
- Sonstige Rechnung: PDF, Papier, eingescanntes Dokument, Word-Datei.
Eine PDF-Rechnung ist damit rechtlich auf eine Stufe mit der Papierrechnung gerückt. Im B2B-Bereich darf sie nur noch dann ausgestellt werden, wenn der Empfänger zustimmt – und auch das nur in einer Übergangsphase. Mehr dazu lesen Sie in unserem Artikel zur E-Rechnungspflicht 2025.
Welche Formate sind in Deutschland erlaubt?
Es gibt zwei Formate, die in Deutschland als E-Rechnung anerkannt sind. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931:
XRechnung
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie enthält keine sichtbare Komponente und ist primär für die Maschine gedacht. Pflicht ist sie für Rechnungen an Bundesbehörden. Auch im B2B-Bereich ist sie zulässig. Wir erklären sie ausführlich in XRechnung einfach erklärt.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Sie sehen ein normales PDF/A-3-Dokument, in dem zusätzlich eine XML-Datei eingebettet ist. Der Vorteil: Wer das XML nicht verarbeiten kann, hat trotzdem ein lesbares PDF. Wer ein modernes System nutzt, liest das XML automatisch ein. Details finden Sie in unserem Beitrag ZUGFeRD erklärt.
Beide Formate sind rechtlich gleichwertig. Sie können also frei wählen, was besser zu Ihrem Workflow passt.
Was eine E-Rechnung enthalten muss
Die Pflichtfelder einer E-Rechnung sind dieselben wie bei einer Papierrechnung nach § 14 UStG – sie müssen nur in der richtigen Struktur abgebildet werden. Dazu gehören unter anderem:
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
- USt-IdNr. oder Steuernummer des Verkäufers
- Leistungszeitraum oder Lieferdatum
- Aufschlüsselung nach Steuersatz und Steuerbetrag
- Bruttobetrag und Zahlungsbedingungen
Eine vollständige Liste aller Pflichtfelder finden Sie im Artikel XRechnung Pflichtfelder.
Wer ist betroffen?
Die kurze Antwort: praktisch jedes Unternehmen in Deutschland. Genauer:
- Seit 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Auch Kleinunternehmer und Vereine. Eine funktionierende E-Mail-Adresse reicht zwar technisch, das XML muss aber gespeichert und maschinell lesbar archiviert werden.
- Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.
Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen unter 250 €, Fahrausweise und Rechnungen an Privatpersonen. Welche Sonderregeln es sonst noch gibt, erklären wir in E-Rechnungspflicht: Ausnahmen.
Vorteile einer E-Rechnung
Die Pflicht ist das eine. Wer den Umstieg ernsthaft angeht, profitiert auch davon:
- Weniger Tippfehler. Die Rechnung wird nicht abgetippt, sondern direkt in die Buchhaltung übernommen.
- Schnellere Verarbeitung. Ein automatischer Workflow spart pro Rechnung Minuten – im Mittelstand schnell mehrere tausend Stunden im Jahr.
- Niedrigere Kosten. Studien gehen von rund 10 € Ersparnis pro Rechnung gegenüber Papier aus. Mehr dazu in Kosten und Einsparungen.
- Bessere Skontonutzung. Wenn Rechnungen schneller im System sind, werden Skontofristen häufiger eingehalten.
- Klarer Audit-Trail. Bei einer Betriebsprüfung lässt sich der Weg jeder Rechnung nachvollziehen.
Wie versende ich eine E-Rechnung?
Der Gesetzgeber schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. In der Praxis sind verbreitet:
- E-Mail mit Anhang – besonders bei ZUGFeRD üblich, weil das PDF gleichzeitig die menschenlesbare Version ist.
- PEPPOL-Netzwerk – ein offenes europäisches Netz, vergleichbar mit der Idee einer Telefonnummer für Rechnungen. Mehr dazu im Beitrag PEPPOL erklärt.
- Eingangsplattformen wie ZRE und OZG-RE für Rechnungen an Bundesbehörden.
- Portal-Upload – viele Konzerne stellen ein eigenes Lieferantenportal bereit.
Wichtig: Sender und Empfänger müssen sich abstimmen. Wer einfach eine XML-Datei verschickt, ohne dass das System der Gegenseite damit umgehen kann, hat formal die Pflicht erfüllt – praktisch aber für Verzögerungen gesorgt.
Aufbewahrung
E-Rechnungen müssen nach den GoBD acht Jahre im Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder eine PDF-Kopie reicht nicht. Mehr dazu in E-Rechnung Archivierung.
Wie steige ich praktisch ein?
Drei Wege, in der Reihenfolge ihrer Praxisrelevanz:
- Bestehende Buchhaltungssoftware nutzen. DATEV, Lexware, sevDesk und viele andere können seit 2024 E-Rechnungen erzeugen. Prüfen Sie, ob in Ihrer Version bereits ein E-Rechnungsmodul aktiviert ist.
- Ein Online-Tool einsetzen. Wer nur gelegentlich Rechnungen schreibt, kommt mit einem kostenlosen Generator ohne Software-Installation aus. Validierung läuft über unseren Validator.
- Eigenentwicklung. Sinnvoll nur für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen oder sehr individuellen Workflows. Wir zeigen den Weg in E-Rechnung XML selbst erstellen.
Vor dem ersten Versand sollten Sie Ihre Datei in jedem Fall einmal validieren. Eine syntaktisch falsche XML-Datei kann sonst beim Empfänger abgelehnt werden.
Häufige Fragen
Ist ein digital signiertes PDF eine E-Rechnung?
Nein. Auch eine qualifizierte Signatur macht aus einem PDF kein strukturiertes Format. Es bleibt eine sonstige Rechnung.
Reicht es, wenn ich E-Rechnungen einfach im E-Mail-Postfach lasse?
Nein. E-Rechnungen müssen acht Jahre revisionssicher und im Originalformat aufbewahrt werden. Das Postfach ist dafür nicht geeignet.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Empfangen ja, ausstellen vorerst nicht – Kleinunternehmer sind vorerst von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Details in E-Rechnung für Kleinunternehmer.
XRechnung oder ZUGFeRD – was ist besser?
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist ZUGFeRD pragmatischer, weil das PDF auch ohne moderne Software gelesen werden kann. XRechnung ist Pflicht im Verkehr mit Bundesbehörden. Den Vergleich finden Sie in XRechnung vs. ZUGFeRD.
Kann ich eine E-Rechnung zurückweisen, wenn das Format falsch ist?
Ja. Wenn eine Rechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht, gilt sie als nicht ordnungsgemäß und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Eine Rückweisung mit Begründung ist üblich.