E-Rechnung als Kleinunternehmer: Pflichten und Ausnahmen

Viele Kleinunternehmer hofften lange, dass die E-Rechnungspflicht sie nicht trifft. Sie tut es. Allerdings nicht so, wie es bei größeren Unternehmen der Fall ist – und genau dieser Unterschied sorgt für Verwirrung. Dieser Beitrag räumt damit auf.

Wer gilt als Kleinunternehmer?

Die Kleinunternehmerregelung steht in § 19 UStG. Wer im Vorjahr nicht mehr als 25.000 € Umsatz hatte und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € bleibt, kann die Regelung nutzen. Die Folge: keine Umsatzsteuer auf den Rechnungen, kein Vorsteuerabzug.

Das hat nichts mit dem Format der Rechnung zu tun. Auch ein Kleinunternehmer schreibt Rechnungen nach § 14 UStG – nur eben ohne Umsatzsteuerausweis und mit dem Hinweis auf § 19.

Was Sie als Kleinunternehmer empfangen müssen

Hier wird es kurz und klar: Seit 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Auch Sie. Auch wenn Sie Kleinunternehmer sind, auch wenn Sie nur fünf Rechnungen im Jahr bekommen, auch wenn Sie nebenher arbeiten.

Was bedeutet "empfangen können" konkret? Sie brauchen:

• eine E-Mail-Adresse, an die Lieferanten die Rechnung schicken können
• eine Möglichkeit, die XML- oder ZUGFeRD-Datei zu öffnen und zu lesen
• eine revisionssichere Ablage für acht Jahre

Eine eigene Software ist nicht vorgeschrieben. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung bekommt, sieht das PDF im normalen Reader. Bei einer reinen XRechnung brauchen Sie ein Tool zum Anzeigen – ein kostenloser Viewer reicht. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung empfangen.

Wann Sie als Kleinunternehmer selbst ausstellen müssen

Die gute Nachricht: Das Bundesfinanzministerium hat in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2024 klargestellt, dass Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung befreit sind. Sie dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDFs verschicken – auch nach 2027 und 2028.

Diese Befreiung steht inzwischen direkt in § 34a UStDV. Sie ist also keine vorübergehende Kulanz, sondern geltendes Recht.

Aber: Wenn Ihr Kunde eine E-Rechnung wünscht, dürfen Sie eine schicken. Die Pflicht zur Annahme einer E-Rechnung gilt auch im umgekehrten Fall – ein Großkunde kann von Ihnen verlangen, dass er die Rechnung im strukturierten Format bekommt, weil er sie sonst manuell erfassen müsste.

Wo die Befreiung endet

Drei Konstellationen, in denen die Ausnahme nicht greift:

1. Sie geben die Kleinunternehmerregelung auf. Sobald Sie zur Regelbesteuerung wechseln, gelten die normalen Fristen (Ausstellungspflicht ab 2027 bzw. 2028).
2. Sie überschreiten die Umsatzgrenze. Auch dann fallen Sie automatisch in die Regelbesteuerung.
3. Sie rechnen an Behörden ab. Die Pflicht zur XRechnung an Bundesbehörden besteht seit 2020 – unabhängig vom Kleinunternehmerstatus. Wer also als Webdesigner einen Auftrag von einem Ministerium hat, schickt eine XRechnung. Punkt.

Eine Kleinunternehmer-E-Rechnung im Detail

Wenn Sie freiwillig oder verpflichtend eine E-Rechnung ausstellen, ändert sich gegenüber einer klassischen Rechnung wenig. Diese Punkte sind wichtig:

• Steuerkategorie "E" (umsatzsteuerbefreit) in jeder Position und in der Steuergruppe
• Steuersatz 0 in BT-119
• Begründung der Steuerbefreiung in BT-120, zum Beispiel: "Kein Steuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG."
• kein Steuerbetrag in BT-110

Der Bruttobetrag entspricht dem Nettobetrag. Tools wie unser E-Rechnungs-Generator haben einen Schalter für die Kleinunternehmerregelung – damit fallen all diese Felder automatisch richtig aus.

Tools, die für Kleinunternehmer reichen

Sie brauchen keine 30-Euro-pro-Monat-Buchhaltungssoftware, wenn Sie zwölf Rechnungen im Jahr schreiben. Diese drei Wege funktionieren:

• Online-Generator. Kostenlos, im Browser, eine Rechnung in zwei Minuten. Siehe E-Rechnung kostenlos testen.
• Schlanke Buchhaltungstools wie sevDesk Solo oder Lexware Office in der kleinsten Variante – ab etwa 10 € im Monat, falls Sie ohnehin eine EÜR brauchen.
• Office-Vorlagen mit XML-Export. Funktioniert, ist aber aufwendig. Eher für Bastler.

Praxistipp: Wer ohnehin nur an Privatkunden fakturiert, braucht das alles nicht. Privatkunden bekommen weiterhin PDF oder Papier.

Empfang revisionssicher organisieren

Hier wird oft geschludert. E-Rechnungen müssen acht Jahre im Originalformat aufbewahrt werden. Das E-Mail-Postfach reicht nicht – auch nicht, wenn Sie nichts löschen. Drei einfache Lösungen:

1. Ordner auf der Festplatte plus Cloud-Backup. Saubere Ordnerstruktur (z. B. nach Jahr und Lieferant) und ein automatisches Backup zu einem Cloud-Anbieter mit Versionierung.
2. Dokumentenmanagement-Tool wie ecoDMS oder paperless-ngx (Open Source, läuft auf einem alten Rechner).
3. Buchhaltungssoftware mit Belegarchiv. Wer ohnehin sevDesk oder Lexware nutzt, hat das Thema mit erschlagen.

Details und worauf Finanzämter achten, lesen Sie in E-Rechnung Archivierung.

Kosten realistisch betrachtet

Was kostet die Umstellung wirklich, wenn Sie Kleinunternehmer sind?

Wer nicht vorzeitig zur teuren Buchhaltungssoftware greift, kommt mit unter 50 € im Jahr aus.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer ab 2025 etwas tun?

Ja. Sie müssen E-Rechnungen empfangen und revisionssicher ablegen können. Das Ausstellen bleibt freiwillig.

Darf ich weiterhin handgeschriebene Rechnungen verschicken?

Im B2C ja. Im B2B als Kleinunternehmer ebenfalls, weil Sie von der Ausstellungspflicht befreit sind.

Was passiert, wenn ein B2B-Kunde von mir eine E-Rechnung verlangt?

Sie sind nicht verpflichtet, eine zu schicken – aber kulanterweise wird das viele Aufträge erleichtern. Ein kostenloser Generator löst das in zwei Minuten.

Brauche ich eine Leitweg-ID, wenn ich an eine Behörde stelle?

Ja. Auch als Kleinunternehmer. Ohne Leitweg-ID wird die Rechnung abgewiesen.

Reicht es, eingehende E-Rechnungen einfach auszudrucken und im Ordner abzulegen?

Nein. Aufbewahrt wird die Originaldatei (XML bzw. ZUGFeRD-PDF). Ein Ausdruck ist nur eine Lesehilfe für Sie selbst.