E-Rechnungspflicht: Diese Ausnahmen gibt es 2025
Nicht alle Rechnungen müssen als E-Rechnung ausgestellt werden. Wir listen alle gesetzlichen Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht übersichtlich auf.
Die E-Rechnungspflicht klingt nach „alles muss elektronisch" – ist es aber nicht. Der Gesetzgeber hat eine ganze Reihe von Ausnahmen im Umsatzsteuergesetz und in der E-Rechnungs-Verordnung verankert. Wer sie kennt, spart sich unnötige Umstellungen und Diskussionen mit Kunden.
Wofür gilt die Pflicht überhaupt?
Die strukturierte E-Rechnung ist seit 1. Januar 2025 nur in einer klar abgegrenzten Konstellation Pflicht:
- Rechnungssteller ist ein in Deutschland ansässiger Unternehmer.
- Rechnungsempfänger ist ebenfalls ein in Deutschland ansässiger Unternehmer.
- Es handelt sich um einen steuerbaren B2B-Umsatz.
Alles, was außerhalb dieses Dreiecks liegt, ist von der Versandpflicht nicht erfasst. Das ist der eigentliche Hebel: Viele angebliche „Pflichtfälle" sind in Wahrheit Ausnahmen.
Übersicht der gesetzlichen Ausnahmen
| Ausnahme | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Rechnungen an Privatkunden (B2C) | § 14 Abs. 2 UStG |
| Kleinbetragsrechnungen bis 250 € | § 33 UStDV |
| Fahrausweise als Rechnung | § 34 UStDV |
| Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG | § 14 Abs. 2 UStG |
| Rechnungen an Empfänger im Ausland | § 14 Abs. 2 UStG |
| Kleinunternehmer als Rechnungssteller | § 34a UStDV |
| Übergangsregelungen 2025–2027 | § 27 Abs. 38 UStG |
Im Einzelnen:
Ausnahme 1: Rechnungen an Privatkunden
Privatpersonen ohne Unternehmereigenschaft fallen nicht unter die Pflicht. Wer Endkunden bedient – Friseur, Onlineshop, Arztpraxis – darf weiter PDF, Papier oder Kassenbon nutzen. Das gilt auch für gemischte Modelle (eine kleine B2B-Quote neben überwiegend B2C).
Praxis: Wenn unklar ist, ob der Empfänger Unternehmer ist (z. B. Vermieter), liegt die Pflicht ausgelöst, sobald die Rechnung für das Unternehmen des Empfängers ausgestellt wird.
Ausnahme 2: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
Rechnungen mit einem Bruttobetrag bis 250 € dürfen weiter als einfache Quittung oder PDF ausgestellt werden (§ 33 UStDV). Damit bleiben Tankquittungen, Bewirtungsbelege und Werkstattrechnungen unter dieser Grenze rechtlich saubere Papier- oder PDF-Belege.
Wichtig: Die Ausnahme bezieht sich auf den Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer.
Ausnahme 3: Fahrausweise
Fahrkarten und Tickets im öffentlichen Verkehr gelten nach § 34 UStDV als Rechnung – unabhängig von der Form. Dass DB Navigator und HVV-App keine XML schicken, ist also kein Rechtsverstoß, sondern gewollt.
Ausnahme 4: Bestimmte steuerfreie Umsätze
Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind vollständig von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Dazu gehören u. a.:
- Geld- und Kapitalverkehr (§ 4 Nr. 8)
- Vermietung und Verpachtung von Grundstücken (§ 4 Nr. 12)
- Heilbehandlungen, Pflege, Bildung (§ 4 Nr. 14, 16, 21)
- Versicherungsumsätze (§ 4 Nr. 10, 11)
Vermieter, Heilpraktiker oder Versicherungsmakler bleiben damit auch nach 2028 außen vor – solange sie nur steuerfreie Umsätze ausführen.
Ausnahme 5: Rechnungen ins Ausland
Sobald der Empfänger im EU-Ausland oder in einem Drittland sitzt, greift die deutsche Pflicht nicht. Maßgeblich sind dann die Regeln im Empfängerland. Details und Fallgruppen in E-Rechnung ins Ausland und innergemeinschaftliche Lieferung.
Ausnahme 6: Kleinunternehmer als Rechnungssteller
Mit § 34a UStDV hat der Gesetzgeber Kleinunternehmer dauerhaft von der Pflicht zum Versand strukturierter E-Rechnungen befreit. Sie dürfen weiter PDF oder Papier ausstellen. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem – das ist keine Ausnahme.
Übergangsregelungen 2025–2027
Auch wenn die Pflicht offiziell ab 2025 gilt, sieht § 27 UStG abgestufte Übergänge vor:
- 2025 + 2026: Papier- und PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiter zulässig.
- 2027: Nur noch Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 € dürfen Papier/PDF nutzen.
- Ab 2028: Vollständige Pflicht zum Versand strukturierter E-Rechnungen im B2B.
Das Wachstumschancengesetz hinter dieser Staffelung ist in E-Rechnung und Wachstumschancengesetz beschrieben.
Sonderfall: Empfangspflicht bleibt
Eine Stolperfalle: Die Ausnahmen betreffen den Versand. Die Empfangspflicht für E-Rechnungen ist bereits seit 1. Januar 2025 für alle Unternehmer in Kraft – inklusive Kleinunternehmer und Vereine. Wer eine XRechnung erhält, muss sie verarbeiten oder zumindest archivieren können. Mehr in E-Rechnung empfangen.
Was keine echte Ausnahme ist
In der Praxis kursieren mehrere Annahmen, die rechtlich nicht als Ausnahme zählen:
- „Wir machen so wenig Rechnungen, das fällt nicht ins Gewicht." – Keine Mengenuntergrenze.
- „Unser Kunde will weiter PDF." – Nur in der Übergangsphase relevant.
- „Wir sind eine GbR / ein Verein." – Rechtsform spielt keine Rolle, nur die Unternehmereigenschaft.
- „Bauleistungen sind doch ohnehin reverse charge." – Reverse Charge ändert nichts an der Rechnungsform.
Häufige Fragen
Gilt die 250-Euro-Grenze pro Rechnung oder pro Position?
Pro Rechnung (Bruttobetrag inkl. USt). Mehrere kleine Rechnungen sind erlaubt, künstliches Splitten zur Umgehung der Pflicht hingegen nicht.
Sind Mietrechnungen ausgenommen?
Reine Wohnraummiete ist nach § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei – damit nicht E-Rechnungspflichtig. Bei Gewerbeimmobilien mit Option zur Steuerpflicht (§ 9 UStG) gilt die Pflicht hingegen voll.
Muss ich Rechnungen an einen Verein als E-Rechnung schicken?
Ja, sofern der Verein unternehmerisch tätig ist (z. B. mit einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb). Reine Mitgliedsbeiträge sind nicht steuerbar – dort entfällt die Frage.
Was passiert, wenn ich versehentlich eine PDF schicke, obwohl ich müsste?
In der Übergangsphase 2025–2026 mit Zustimmung des Empfängers unproblematisch. Ab 2027/2028 droht die Versagung des Vorsteuerabzugs beim Empfänger – ein echter Streitpunkt. Hintergrund in E-Rechnung Fehler vermeiden.
Gilt die Ausnahme für Kleinunternehmer auch nach 2028?
Ja, § 34a UStDV ist dauerhaft. Kleinunternehmer dürfen versenden, was sie wollen – empfangen müssen sie trotzdem.