XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format ist das richtige für Sie?
XRechnung und ZUGFeRD sind die wichtigsten E-Rechnungsformate in Deutschland. Wir zeigen die Unterschiede und helfen bei der Formatwahl.
Wer in Deutschland eine E-Rechnung ausstellt, hat im Wesentlichen zwei Möglichkeiten: XRechnung oder ZUGFeRD. Beide erfüllen die rechtlichen Anforderungen, beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931 – und doch sind sie für unterschiedliche Welten gemacht. Die Wahl des falschen Formats kostet Zeit, Geld und gelegentlich Aufträge.
Dieser Artikel vergleicht beide Formate Punkt für Punkt und gibt eine klare Empfehlung, welches in welcher Situation passt.
Was ist XRechnung?
XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie enthält keine sichtbare Darstellung, kein Logo, keine PDF-Beilage. Die Datei ist auf maschinelle Verarbeitung optimiert und folgt einem nationalen Standard, der von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gepflegt wird.
Typische Eigenschaften:
- Format: XML nach UBL oder UN/CEFACT CII
- Visualisierung: nur über externe Stylesheets oder Viewer
- Pflicht: für Lieferanten der öffentlichen Hand
- Validierungsstrenge: hoch, mit deutschen Zusatzregeln (CIUS)
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Die menschlich lesbare Rechnung wird im PDF angezeigt, der maschinenlesbare Teil liegt unsichtbar daneben. Damit sind beide Welten in einer Datei vereint.
Typische Eigenschaften:
- Format: PDF/A-3 plus eingebettete XML
- Visualisierung: das PDF selbst – unkompliziert
- Verwendung: vor allem im B2B-Verkehr
- Profile: von BASIC bis EXTENDED, jedes mit eigenem Funktionsumfang
Wer mehr zur Profillandschaft wissen will, findet Details im Beitrag ZUGFeRD-Versionen im Vergleich.
Direkter Vergleich
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Dateityp | XML | PDF/A-3 + XML |
| Sichtbar lesbar? | nein | ja (PDF) |
| Behördenkonform? | ja, Standard | nur ab Profil EN 16931 |
| B2B-konform? | ja | ja |
| Größe | sehr klein | größer (PDF-Anteil) |
| Erstellung | erfordert Tool | erfordert Tool |
| Empfängerseitig prüfbar mit jedem PDF-Reader? | nein | ja |
| Internationale Verbreitung | gering | mittel |
Wann ist XRechnung die richtige Wahl?
Sie sollten XRechnung verwenden, wenn:
- Sie an Bundesbehörden, Landesämter oder Kommunen liefern.
- Ihr Empfänger ausdrücklich XRechnung verlangt.
- Sie über Peppol versenden – hier ist XML der Standard.
- Sie mit einer ERP-zu-ERP-Anbindung arbeiten und kein PDF brauchen.
In diesen Fällen ist die reine XML-Datei nicht nur erlaubt, sondern auch effizient. Es entsteht keine doppelte Datenhaltung, keine Diskussion über die Maßgeblichkeit von PDF und XML.
Wann ist ZUGFeRD die bessere Wahl?
ZUGFeRD passt, wenn:
- Sie an andere Unternehmen schicken und der Empfänger eine sichtbare Rechnung erwartet.
- Ihre Geschäftspartner unterschiedlich digital sind – manche werten XML aus, andere drucken die PDF.
- Sie Rechnungen per E-Mail versenden und der Empfänger eine vertraute Optik möchte.
- Sie selbst die Datei archivieren und später ohne Spezialviewer ansehen wollen.
Im Mittelstand ist ZUGFeRD heute der Defaultfall. Es vereint Pragmatismus und Pflichterfüllung in einer Datei.
Was bei „PDF mit XML rechtlich genau gilt"
Bei ZUGFeRD enthält das PDF die gleiche Information wie die eingebettete XML – jedenfalls in der Theorie. In der Praxis kommt es vor, dass beide Teile auseinanderlaufen, etwa wenn die XML aus einem Modul kommt und die PDF aus einem anderen. Rechtlich maßgeblich ist die XML. Das überrascht viele, ist aber Konsens unter Experten und vom BMF bestätigt. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag PDF vs. XML: Welche Datei ist die echte Rechnung?.
Praxistipp: Lassen Sie PDF und XML aus der gleichen Quelle erstellen. Manuelle Bearbeitung im PDF nach der Erstellung ist tabu.
Welches Format akzeptieren Empfänger?
Eine grobe Faustregel:
- Behörden: XRechnung. ZUGFeRD wird teils akzeptiert, aber nur ab Profil EN 16931 oder XRECHNUNG.
- Konzerne: XRechnung oder ZUGFeRD, je nach internem System.
- Mittelstand: meist ZUGFeRD. Viele kleine Empfänger drucken die PDF und übersehen die XML.
- Kleinunternehmer: oft beides erlaubt. PDF mit XML reicht in der Regel.
Im Zweifel fragen Sie nach. Oder Sie nutzen eine Lösung, die beide Formate auf Knopfdruck erzeugt.
Erstellung in der Praxis
Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD lassen sich nicht einfach in Word schreiben. Sie brauchen ein Tool. Wir bieten zwei Varianten an:
- den E-Rechnungs-Generator für die manuelle Erstellung am Browser
- den E-Rechnungs-Validator zum Prüfen bestehender Rechnungen
Beide Tools unterstützen XRechnung und alle ZUGFeRD-Profile. Wer aus dem ERP heraus erzeugen will, findet im Beitrag E-Rechnung in der Buchhaltung integrieren eine Übersicht der gängigen Schnittstellen.
Validierung: bei beiden Pflicht
Egal ob XRechnung oder ZUGFeRD – validieren sollten Sie immer vor dem Versand. Eine fehlerhafte Datei wird abgelehnt, und je nach Empfänger erfahren Sie das erst Tage später. Die Prüfung dauert Sekunden. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung validieren.
Empfehlung
Wenn Sie keine besonderen Anforderungen haben, fahren Sie mit ZUGFeRD am besten. Es ist universell einsetzbar, sieht für Empfänger vertraut aus und erfüllt die rechtlichen Vorgaben.
Liefern Sie an die öffentliche Hand, führt kein Weg an XRechnung vorbei. Sind Sie international tätig, lohnt zusätzlich ein Blick auf Peppol BIS Billing 3.0 – das wiederum nutzt im Kern wieder XML, sodass Ihre XRechnung-Erfahrung übertragbar ist.
Häufige Fragen
Kann ein Empfänger sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD verarbeiten?
Wenn er ein modernes Buchhaltungssystem nutzt: ja. Bei sehr kleinen Empfängern ohne XML-Verarbeitung ist ZUGFeRD freundlicher, weil das PDF zusätzlich da ist.
Ist ZUGFeRD international einsetzbar?
Innerhalb Europas grundsätzlich ja, da es auf der EN 16931 aufbaut. In Frankreich heißt das Pendant Factur-X – technisch nahezu identisch. Außerhalb Europas ist die Verbreitung gering.
Wie groß ist eine ZUGFeRD-Datei typischerweise?
Eine einseitige Rechnung liegt zwischen 50 und 300 KB, abhängig vom eingebetteten Logo und den Schriftarten. XRechnungen sind oft unter 20 KB.
Was, wenn Empfänger und Sender verschiedene Formate bevorzugen?
Schicken Sie das Format, das der Empfänger verlangt. Sie sind als Sender verpflichtet, ein gültiges Format zu liefern. Eine PDF-Datei ohne XML reicht im Pflichtbereich nicht mehr.
Kann ich XRechnung in ZUGFeRD umwandeln?
Ja, technisch ist das möglich, weil beide Formate dieselben Datenfelder nutzen. Sie müssen aus den XML-Daten ein PDF generieren und beides als ZUGFeRD verpacken. Tools wie unser Generator übernehmen diesen Schritt.