XRechnung Pflichtfelder: Alle Angaben, die Ihre Rechnung braucht
Eine gültige XRechnung benötigt zahlreiche Pflichtfelder. Wir listen alle erforderlichen Angaben auf und erklären, was hinter den Feldern steckt.
Eine XRechnung hat keine freien Felder. Jede Information sitzt an einem fest definierten Platz, jeder Platz hat einen Code (BT für Business Term, BG für Business Group). Diese Strenge wirkt anfangs sperrig, sorgt aber dafür, dass Empfänger weltweit die Daten gleich lesen.
Dieser Beitrag listet alle Pflichtfelder einer XRechnung auf, gruppiert nach logischen Bereichen, und erklärt, wo erfahrungsgemäß die Stolpersteine liegen.
Pflicht aus zwei Quellen
XRechnung folgt der europäischen Norm EN 16931. Auf dieser Basis definiert die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) zusätzliche deutsche Pflichten. Daraus ergeben sich zwei Ebenen:
- EN-16931-Pflichtfelder – europaweit gültig
- XRechnung-Pflichtfelder – zusätzlich für deutsche Rechnungen, vor allem an Behörden
Wir listen beide hier kombiniert auf.
Rechnungskopf
| Feld | Code | Beschreibung |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | BT-1 | eindeutig, fortlaufend |
| Rechnungsdatum | BT-2 | Tag der Ausstellung |
| Rechnungsart | BT-3 | Code aus UNTDID 1001, z.B. 380 (Rechnung) |
| Währung | BT-5 | meist EUR |
| Leitweg-ID (nur Behörden) | BT-10 | Adressierung im Behördensystem |
| Bestellnummer | BT-13 | bei Behörden Pflicht |
Tipp: Ist die Rechnungsnummer einmal vergeben, darf sie nie wieder verwendet werden. Stornorechnungen erhalten eine eigene neue Nummer (siehe Stornorechnung).
Verkäuferdaten (Sie selbst)
| Feld | Code | Beschreibung |
|---|---|---|
| Name | BT-27 | Firmenname laut Handelsregister |
| Anschrift | BG-5 | Straße, PLZ, Ort, Ländercode |
| Steuer-ID | BT-31 | Umsatzsteuer-ID, Format DE12345678 |
| Kontakt | BG-6 | mindestens E-Mail oder Telefon |
Bei Konzernen mit mehreren Marken: Es zählt die juristische Person, nicht die Marke. Tragen Sie immer den Namen ein, der auch im Handelsregister steht.
Käuferdaten (Empfänger)
| Feld | Code | Beschreibung |
|---|---|---|
| Name | BT-44 | Firmenname des Empfängers |
| Anschrift | BG-8 | Straße, PLZ, Ort, Ländercode |
| Käufer-Referenz | BT-10 | identisch mit Leitweg-ID bei Behörden |
| Steuer-ID | BT-48 | nur bei innergemeinschaftlichen Lieferungen |
Bei Behördenkunden ist die Leitweg-ID das wichtigste Feld. Ohne sie wird die Rechnung am Eingang abgewiesen.
Liefer- und Leistungsdaten
| Feld | Code | Beschreibung |
|---|---|---|
| Leistungsdatum | BT-72 | Datum oder Zeitraum der Leistung |
| Lieferort | BG-15 | bei abweichender Lieferadresse |
Das Leistungsdatum ist umsatzsteuerlich zentral. Es entscheidet über den Steuersatz und die Periode der Steueranmeldung. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung und Umsatzsteuer.
Zahlungsangaben
| Feld | Code | Beschreibung |
|---|---|---|
| Zahlungsmittel-Code | BT-81 | z.B. 58 für SEPA-Überweisung |
| IBAN | BT-84 | Konto des Verkäufers |
| BIC | BT-86 | bei internationalen Zahlungen |
| Fälligkeitsdatum | BT-9 | konkretes Datum |
| Zahlungsbedingungen | BT-20 | Klartext, z.B. "30 Tage netto" |
Bei Lastschrift sind zusätzlich Mandatsreferenz und Gläubiger-ID erforderlich.
Steuerangaben
Pro Steuersatz wird eine Steuergruppe (BG-23) angelegt:
- BT-116: zu versteuernder Betrag
- BT-117: Steuerbetrag
- BT-118: Steuerkategorie (S = Standardsatz, Z = Nullsatz, E = befreit, K = innergemeinschaftlich)
- BT-119: Steuersatz in Prozent
- BT-120: Begründung bei Befreiung
Bei mehreren Steuersätzen entstehen mehrere Steuergruppen. Beispiel: 19 % auf Beratungsleistung und 7 % auf einen mitverkauften Buchsatz – zwei BG-23-Blöcke.
Summenfelder
| Feld | Code | Beschreibung |
|---|---|---|
| Nettosumme aller Positionen | BT-106 | ohne Steuer, ohne Zu-/Abschläge |
| Zu-/Abschläge auf Dokumentebene | BT-107/108 | Skonti, Rabatte |
| Zu versteuernder Betrag | BT-109 | Basis für die Steuerberechnung |
| Steuerbetrag gesamt | BT-110 | Summe aus allen Steuergruppen |
| Bruttosumme | BT-112 | Netto + Steuer |
| Bereits gezahlt | BT-113 | bei Anzahlungen |
| Zu zahlender Betrag | BT-115 | offener Restbetrag |
Diese Beträge müssen rechnerisch zusammenpassen. Differenzen, auch im Cent-Bereich, führen zur Ablehnung.
Positionen (BG-25, mindestens eine)
Jede Position braucht:
- BT-126: laufende Nummer
- BT-127: Beschreibung
- BT-129: Menge
- BT-130: Mengeneinheit (Codeliste UN/ECE Recommendation 20, z.B. H87 für Stück)
- BT-131: Nettobetrag der Position
- BT-146: Einzelpreis netto
- BT-151: Steuerkategorie
- BT-152: Steuersatz
Optional, aber häufig sinnvoll:
- BT-128: Artikelnummer/Verkäuferreferenz
- BT-149/150: Mengenstaffel-Preise
- BT-153: Klassifikation (z.B. UNSPSC)
Verweise und Anhänge
XRechnung erlaubt das Anhängen weiterer Dokumente, sofern sie als BG-24 referenziert werden. Erlaubt sind PDF, PNG, JPG, CSV, XLSX, ODS, ODT. Andere Formate werden abgelehnt.
Ein häufiger Wunsch ist es, die Originalrechnung als PDF anzuhängen. Das ist möglich, ändert aber nichts an der Maßgeblichkeit der XML.
Worauf XRechnung-Validatoren besonders achten
Erfahrungswerte aus der Praxis:
- Pflichtfelder bei Steuerbefreiung: Ohne BT-120 keine gültige Rechnung.
- Konsistenz von Steuerbetrag und Steuersatz: Wird 19 % deklariert, müssen die Beträge das auch ergeben.
- Eindeutigkeit der Positionsnummern: keine Lücken, keine Duplikate.
- Plausibilität der Daten: Rechnungsdatum nicht in der Zukunft, Leistungsdatum nicht vor 1990.
Die KoSIT-Schematronregeln sind streng. Das ist ein Vorteil: Wenn Ihre Rechnung dort durchläuft, kommt sie auch beim Empfänger an. Mehr zur Validierung im Beitrag E-Rechnung validieren.
Häufige Fragen
Wie viele Pflichtfelder hat eine XRechnung mindestens?
Etwa 30, je nach Konstellation. Reine B2B-Rechnungen ohne Bestellnummer kommen mit weniger aus, Behördenrechnungen mit Leitweg-ID und Bestellnummer entsprechend mehr.
Sind alle Felder der EN 16931 in der XRechnung Pflicht?
Nein. Die EN definiert eine Obermenge möglicher Felder. Die XRechnung legt fest, welche davon zwingend sind.
Was, wenn ein Pflichtfeld inhaltlich nicht zutrifft?
Manche Felder dürfen leer bleiben, wenn die Bedingung nicht zutrifft (z.B. BIC bei nationalen Überweisungen). Andere haben Standardwerte. Ihr Tool sollte das richtig setzen.
Brauche ich für jeden Empfänger eine eigene XRechnung-Variante?
Nein. Das XRechnung-Format ist standardisiert. Unterschiede bestehen nur in den Empfängerdaten (insbesondere der Leitweg-ID).
Wie sehe ich, welche Pflichtfelder mein Tool unterstützt?
Die meisten Tools dokumentieren die Feldabdeckung. Im Zweifel: Erstellen Sie eine Testrechnung und validieren Sie sie. Fehlt ein Pflichtfeld, meldet der Validator es.