E-Rechnungspflicht 2025: Fristen, Pflichten und was Unternehmen jetzt tun müssen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Klingt einfach – ist es in der Praxis aber selten. Viele Unternehmen wissen nicht genau, was zu welchem Stichtag gilt, was eine Übergangsregelung erlaubt und welche Sonderfälle es gibt.

Dieser Artikel räumt auf. Wir gehen die Fristen Schritt für Schritt durch, zeigen, was die Pflicht in der Praxis bedeutet, und nennen die fünf Dinge, die jedes Unternehmen jetzt erledigen sollte.

Worum geht es überhaupt?

Mit dem Wachstumschancengesetz vom März 2024 hat Deutschland die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Verkehr eingeführt. Hintergrund ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie die geplante europaweite Meldepflicht im Rahmen von VAT in the Digital Age (ViDA). Deutschland setzt damit einen Schritt um, den andere EU-Staaten – Italien, Frankreich, Polen – schon länger oder parallel gehen.

Die E-Rechnungspflicht heißt: Im B2B-Verkehr ist eine Rechnung nur dann gültig, wenn sie als strukturierte XML-Datei ausgestellt wird, die der EN 16931 entspricht. Eine PDF-Rechnung gilt rechtlich nicht mehr als E-Rechnung – auch nicht im E-Mail-Anhang. Den Unterschied haben wir in Was ist eine E-Rechnung ausführlich erklärt.

Die wichtigsten Stichtage

Die Pflicht gilt gestaffelt. Wer die Termine durcheinanderbringt, läuft Gefahr, bei einer Betriebsprüfung böse Überraschungen zu erleben.

Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle

Jedes inländische Unternehmen – vom Konzern bis zum Kleinunternehmer – muss E-Rechnungen entgegennehmen können. Das gilt ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme für die Unternehmensgröße. Eine reine E-Mail-Adresse reicht technisch, das XML muss aber auswertbar gespeichert werden. Mehr dazu in E-Rechnung empfangen.

Bis 31. Dezember 2026: Übergangsphase für PDF & Papier

Bis Ende 2026 darf der Rechnungsaussteller mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papierrechnungen oder „sonstige Rechnungen" (PDF, Word) verschicken. Das ist die wichtigste Übergangsregel. Sie betrifft den Versender, nicht den Empfänger – wer empfangen kann, muss auch dürfen.

Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Großunternehmen

Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz dürfen ab 2027 nur noch E-Rechnungen im strukturierten Format ausstellen. Wer den Schwellenwert überschreitet, muss spätestens bis Anfang 2027 ein einsatzfähiges System haben.

Ab 1. Januar 2028: Vollständige Ausstellungspflicht

Jetzt ist Schluss mit Übergangsregelungen. Jede inländische B2B-Rechnung muss in einem strukturierten Format ausgestellt werden. PDF-Rechnungen sind im B2B-Verkehr dann nicht mehr zulässig – auch nicht mit Zustimmung des Empfängers.

Wer ist betroffen, wer nicht?

Die Pflicht gilt für inländische Umsätze zwischen Unternehmen. Konkret betroffen sind:

alle in Deutschland ansässigen Unternehmen,
inklusive Kleinunternehmer (Empfangspflicht),
inklusive Freiberufler, Vereine und Land- und Forstwirte.

Nicht betroffen sind unter anderem:

Rechnungen an Privatpersonen (B2C),
grenzüberschreitende Rechnungen ins Ausland,
Kleinbetragsrechnungen unter 250 € (§ 33 UStDV),
Fahrausweise (§ 34 UStDV),
bestimmte steuerfreie Leistungen ohne Vorsteuerabzug.

Eine vollständige Liste aller Sonderfälle finden Sie in E-Rechnungspflicht: Ausnahmen und E-Rechnung im Ausland.

Welche Formate sind zugelassen?

In Deutschland sind zwei Formate zulässig, die beide die EN 16931 erfüllen:

XRechnung – reines XML, Pflicht im Verkehr mit Bundesbehörden, im B2B-Bereich frei wählbar. Detail-Artikel: XRechnung erklärt.
ZUGFeRD ab Profil EN 16931 – Hybrid aus PDF und XML. Detail-Artikel: ZUGFeRD erklärt.

Andere strukturierte Formate sind im Einvernehmen zwischen den Parteien zulässig, sofern sie die EN 16931 erfüllen oder die erforderlichen Daten extrahierbar sind. Das betrifft vor allem EDI-Verfahren (z. B. EDIFACT INVOIC), die in Industrien wie Automotive seit Jahren etabliert sind.

Was bedeutet die Pflicht praktisch?

Für den Empfang

Sie müssen einen Eingangskanal definieren – meist eine E-Mail-Adresse, an die Rechnungen gehen. Diese Adresse sollten Sie aktiv kommunizieren. Die XML-Daten müssen auswertbar gespeichert werden, nicht nur ausgedruckt. Außerdem brauchen Sie eine Lösung, um eingehende Rechnungen zu prüfen (Vorsteuerabzug!) und in die Buchhaltung zu übernehmen. Hintergründe in Eingangsrechnungen verarbeiten.

Für den Versand

Sie brauchen eine Software, die die XML-Datei korrekt erzeugt. Drei Wege:

Vorhandene Buchhaltungssoftware nutzen. DATEV, Lexware, sevDesk und Co. haben die Pflicht inzwischen umgesetzt. Prüfen Sie Ihre Version.
Online-Tool einsetzen. Für gelegentliche Rechnungen reicht ein kostenloser Generator.
Eigene Lösung entwickeln. Lohnt sich nur bei sehr hohem Volumen. Mehr in E-Rechnung XML selbst erstellen.

Für die Archivierung

E-Rechnungen müssen acht Jahre im Originalformat archiviert werden. Ein Ausdruck oder eine PDF-Kopie reicht nicht. Auch das XML muss erhalten bleiben. Details in E-Rechnung Archivierung.

Fünf Dinge, die jedes Unternehmen jetzt erledigen sollte

Wenn Sie sich noch nicht ernsthaft mit dem Thema beschäftigt haben, hier eine pragmatische Liste:

E-Mail-Adresse für Rechnungseingang einrichten – z. B. [email protected]. Diese Adresse aktiv an Lieferanten kommunizieren.
Eingehende E-Rechnungen verarbeitbar machen – mindestens ein Tool, mit dem das XML gelesen und das PDF (bei ZUGFeRD) angezeigt werden kann.
Archivierung klären – mit Steuerberater oder DMS-Anbieter besprechen, wie das Originalformat acht Jahre revisionssicher aufbewahrt wird.
Buchhaltungssoftware prüfen – kann sie schon E-Rechnungen erzeugen? Wenn nein: Update einplanen oder Anbieter wechseln.
Testlauf durchführen – eine eigene Rechnung mit unserem Validator prüfen, bevor sie an einen Kunden geht.

Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in E-Rechnung Checkliste Einführung.

Was passiert, wenn ich die Pflicht ignoriere?

Drei Risiken:

Vorsteuerabzug gefährdet. Eine nicht ordnungsgemäße Rechnung berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Das trifft den Empfänger – also auch Sie als Unternehmen, das eine PDF-Rechnung akzeptiert, obwohl ab 2028 eine E-Rechnung Pflicht wäre.
Zivilrechtliche Folgen. Verträge können einen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten. Wer keine ausstellt, riskiert Zahlungsverzögerungen und Schadensersatzforderungen.
Reputationsschaden. Großkunden kommunizieren teilweise schon heute, dass sie ab 2025 nur noch E-Rechnungen akzeptieren. Wer das nicht liefert, fliegt aus dem Pool.

Bußgelder im engeren Sinne sind im Gesetz nicht vorgesehen. Die wirtschaftlichen Folgen reichen aber meist als Druckmittel.

Was kommt nach 2028?

Die EU plant ab 2030 eine digitale Meldepflicht (DRR) im Rahmen von ViDA. Rechnungsdaten sollen dann nahezu in Echtzeit an die Steuerbehörden gemeldet werden – vergleichbar mit dem italienischen SDI. Wer heute auf strukturierte Rechnungen umstellt, ist für diesen Schritt vorbereitet. Mehr Ausblick in E-Rechnung Zukunft 2030.