XRechnung einfach erklärt: Format, Aufbau und Pflichtangaben

Wer eine Rechnung an eine Bundesbehörde stellt, kommt an der XRechnung nicht vorbei. Seit November 2020 ist sie dort Pflicht, seit 2025 spielt sie auch im B2B-Verkehr eine wichtige Rolle. Trotzdem hält sich hartnäckig die Vorstellung, XRechnung sei „irgendwas mit XML" und kompliziert. Sie ist XML – kompliziert muss sie aber nicht sein, wenn man die Logik einmal verstanden hat.

In diesem Artikel zeigen wir, was eine XRechnung genau ist, wie sie aufgebaut ist, welche Pflichtfelder sie zwingend enthalten muss und wie sie an Behörden und Unternehmen übermittelt wird.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist der nationale deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Technisch handelt es sich um eine reine XML-Datei – also eine maschinenlesbare Textdatei nach festem Schema. Eine sichtbare PDF-Komponente gibt es bei der XRechnung nicht. Wer sie öffnet, sieht im Texteditor strukturierten XML-Code.

Die XRechnung ist eine sogenannte CIUS, eine Core Invoice Usage Specification der europäischen Norm EN 16931. Konkret heißt das: Sie nimmt die EU-Norm als Basis und ergänzt deutsche Besonderheiten – zum Beispiel die Pflicht zur Angabe der Leitweg-ID.

Wer hat die XRechnung entwickelt?

Verantwortlich ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen, im Auftrag des IT-Planungsrats von Bund und Ländern. Die KoSIT veröffentlicht den Standard, pflegt das Regelwerk und stellt einen kostenlosen Validator bereit, mit dem sich jede Datei prüfen lässt.

Aktuell gilt die Version 3.0 (seit 1. Februar 2024 verbindlich). Ältere 2.x-Versionen werden von den Eingangsplattformen abgewiesen.

Aufbau einer XRechnung

Die XRechnung erlaubt zwei XML-Syntaxen, die inhaltlich identisch sind:

• UBL 2.1 – Universal Business Language, vom OASIS-Konsortium gepflegt.
• CII D16B – Cross Industry Invoice der UN/CEFACT.

Welche Syntax Sie verwenden, ist Ihre Entscheidung. Empfänger müssen beide verarbeiten können. UBL ist in der internationalen Community etwas verbreiteter, CII findet sich häufiger in deutschen Großkonzernen, weil ZUGFeRD ebenfalls auf CII basiert. Welche Variante besser passt, hängt von Ihrer Software ab.

Jede XRechnung enthält eine Spezifikationskennung im Feld BT-24. Sie sagt dem Empfänger, welche Version und welches Profil verwendet wurde. Für die aktuelle Version sieht das so aus:

urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_3.0

Fehlt diese Kennung oder ist sie falsch, ist die Rechnung formal ungültig.

Pflichtfelder im Überblick

Über die Pflichtangaben der EN 16931 hinaus verlangt die XRechnung einige zusätzliche Felder. Die wichtigsten:

Eine vollständige Übersicht – inklusive aller Geschäftsregeln – finden Sie im Beitrag XRechnung Pflichtfelder.

Die Leitweg-ID: das wichtigste Feld

Wenn Sie an Behörden fakturieren, ist die Leitweg-ID das Feld, an dem die meisten Rechnungen scheitern. Sie identifiziert den genauen Empfänger innerhalb der Verwaltung – also nicht nur „Bundesministerium X", sondern die konkrete Organisationseinheit.

Die Leitweg-ID hat ein festes Format, etwa 04011000-12345-67. Sie wird Ihnen vom Auftraggeber mit dem Auftrag mitgeteilt. Ist sie falsch, weist die Plattform die Rechnung ohne weitere Prüfung zurück. Wer also in einer Schleife scheitert, sollte hier zuerst nachsehen. Mehr im Beitrag Leitweg-ID erklärt.

Beispiel: ein gekürzter UBL-Auszug

So sieht eine XRechnung im Kern aus (stark gekürzt):

<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2">
  <cbc:CustomizationID>
    urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_3.0
  </cbc:CustomizationID>
  <cbc:ID>R-2026-0001</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-04-27</cbc:IssueDate>
  <cbc:DueDate>2026-05-27</cbc:DueDate>
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
  <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
  <cbc:BuyerReference>04011000-12345-67</cbc:BuyerReference>
  <cac:AccountingSupplierParty>...</cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:AccountingCustomerParty>...</cac:AccountingCustomerParty>
  <cac:LegalMonetaryTotal>
    <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1190.00</cbc:PayableAmount>
  </cac:LegalMonetaryTotal>
</Invoice>

Wer das von Hand schreibt, macht Fehler. Sinnvoller ist, die Datei aus einem Formular zu erzeugen – zum Beispiel mit unserem XRechnung Generator.

Übermittlung an Behörden

Für den Bund gibt es zwei zentrale Eingangsplattformen:

• ZRE – die Zentrale Rechnungseingangsplattform für die direkte Bundesverwaltung.
• OZG-RE – für mittelbare Bundesverwaltung und Behörden mit OZG-Anbindung.

Für die Übermittlung haben Sie mehrere Optionen: Web-Upload, E-Mail, Webservice oder das PEPPOL-Netzwerk. Die Bundesländer betreiben jeweils eigene Plattformen mit teils abweichenden Regeln. Eine Übersicht zu den Plattformen je Bundesland finden Sie in Bundesländer-Übersicht.

Validierung – warum sie wichtig ist

Eine XRechnung muss zwei Hürden nehmen:

1. Syntaktische Prüfung gegen das XML-Schema – stimmen Strukturen und Datentypen?
2. Semantische Prüfung gegen die Schematron-Geschäftsregeln der KoSIT – stimmen Summen, Pflichtfelder, Codelisten?

Typische Regeln, an denen es hakt:

• BR-DE-01 – Käuferreferenz fehlt (oft: keine Leitweg-ID).
• BR-DE-06 – Käufer-E-Mail fehlt.
• BR-CO-10 – Bruttosumme passt nicht zur Summe der Positionen.
• BR-S-08 – Steuersatz im Einzelposten passt nicht zur Steueraufschlüsselung.

Vor jedem Versand empfiehlt sich eine Validierung mit unserem kostenlosen XRechnung Validator. Mehr Hintergründe zu typischen Fehlern lesen Sie in E-Rechnung Fehler vermeiden.

Häufige Fehler in der Praxis

• Falsche Spezifikationskennung – noch auf Version 2.x eingestellt, obwohl 3.0 Pflicht ist.
• Leitweg-ID nicht erfragt – wer sie nicht hat, bekommt keine Zahlung.
• Skonto im Freitext statt im strukturierten Feld – verstößt gegen BR-DE-17.
• PDF-Anhang mit anderen Werten als das XML – führt zu Rückfragen, weil Empfänger XML und PDF abgleichen.
• IBAN ohne BIC, obwohl als Zahlungsweg „SEPA-Überweisung" gewählt wurde.

XRechnung im B2B-Verkehr

Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist die XRechnung nicht zwingend. Sie können stattdessen ZUGFeRD wählen. Der Vorteil von ZUGFeRD: ein menschlich lesbares PDF ist immer dabei. Welches Format besser passt, beleuchten wir im Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD.

Wer langfristig denkt und automatisierte Workflows aufbauen will, fährt mit XRechnung gut. Wer pragmatisch bleibt und seine Empfänger nicht zwingen will, ihre Software umzustellen, ist mit ZUGFeRD oft schneller am Ziel.

Häufige Fragen

Brauche ich für die XRechnung eine teure Software?

Nein. Es gibt mehrere kostenfreie Online-Tools, mit denen Sie eine gültige XRechnung erzeugen können – etwa unseren Generator. Für hohe Volumina oder Sonderfälle lohnt sich allerdings eine integrierte Buchhaltungslösung.

Welche XRechnung-Version ist aktuell?

Seit 1. Februar 2024 ist Version 3.0 verpflichtend. Ältere 2.x-Versionen werden bei Behörden abgewiesen.

Kann ich Anhänge in eine XRechnung einbetten?

Ja. Anhänge werden Base64-codiert in BG-24 eingebettet. Die ZRE akzeptiert pro Übermittlung bis zu 11 MB.

Muss ich UBL oder CII verwenden?

Beides ist erlaubt und gleichwertig. UBL ist international etwas verbreiteter, CII passt besser, wenn Sie auch ZUGFeRD einsetzen.

Was passiert, wenn meine XRechnung Fehler enthält?

Bei Behörden wird sie automatisch zurückgewiesen, oft mit einer Fehlermeldung der Validatoren. Die Rechnung gilt damit als nicht eingegangen. Sie müssen sie korrigieren und erneut einreichen.