Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die vollständig elektronisch erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Entscheidend ist nicht das Übertragungsmedium, sondern das Format: Die Daten müssen in einer strukturierten, maschinenlesbaren Form vorliegen, sodass Buchhaltungssysteme sie ohne manuelle Abtipperei einlesen können.
Eine PDF, die per E-Mail kommt, ist deshalb keine E-Rechnung im rechtlichen Sinne – auch wenn sie elektronisch verschickt wurde.
Rechtliche Grundlage in Deutschland
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung im B2B-Bereich schrittweise zur Pflicht:
| Datum | Pflicht |
|---|---|
| 01.01.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| 01.01.2027 | Versandpflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 01.01.2028 | Versandpflicht für alle |
Im B2G-Bereich (Rechnungen an Bundesbehörden) gilt die Pflicht bereits seit 2020.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
| Format | Strukturiert | Gilt als E-Rechnung |
|---|---|---|
| Papier | Nein | Nein |
| PDF (ohne XML) | Nein | Nein |
| ZUGFeRD (PDF + XML) | Ja | Ja, ab v2.0.1 in EN 16931-Profilen |
| XRechnung (XML) | Ja | Ja |
| EDI-Formate | Ja | Ja, sofern EN 16931-konform |
Technische Grundlage
Alle anerkannten E-Rechnungsformate basieren auf der europäischen Norm EN 16931. Diese erlaubt zwei Syntaxen:
- UBL 2.1 – genutzt von XRechnung
- UN/CEFACT CII – genutzt von ZUGFeRD; auch von XRechnung unterstützt
ZUGFeRD und XRechnung unterscheiden sich vor allem im Aufbau (hybrid mit PDF vs. reines XML) und im typischen Einsatzbereich (B2B vs. B2G).