ZUGFeRD erklärt: Hybrides PDF-Format für E-Rechnungen ab 2025
ZUGFeRD verständlich erklärt: Aufbau, Profile, Versionen und wann das hybride PDF-Format die bessere Wahl gegenüber der XRechnung ist.
Bei der Diskussion um die E-Rechnungspflicht fällt der Name ZUGFeRD fast immer im selben Atemzug wie XRechnung. Beide Formate sind in Deutschland zugelassen, beide erfüllen die EN 16931 – und doch sind sie unterschiedlich. ZUGFeRD ist die pragmatischere Variante: Empfänger sehen ein normales PDF, Software liest die XML-Daten direkt aus.
Dieser Artikel klärt, wie ZUGFeRD aufgebaut ist, welche Profile es gibt, in welchen Versionen Sie damit umgehen und wann ZUGFeRD die bessere Wahl ist als die XRechnung.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Vom Namen lassen Sie sich nicht abschrecken – in der Praxis ist es schlicht ein hybrides E-Rechnungsformat:
- Sie erhalten eine ganz normale PDF/A-3-Datei, die Sie öffnen, lesen und drucken können.
- In dieses PDF ist eine XML-Datei eingebettet, die alle Rechnungsdaten strukturiert enthält.
Damit ist eine ZUGFeRD-Rechnung gleichzeitig für Menschen und Maschinen lesbar. Wer eine moderne Buchhaltung hat, liest das XML automatisch ein. Wer keine hat, sieht das PDF wie gewohnt. Genau dieser Mittelweg macht ZUGFeRD im Mittelstand so beliebt.
Wer steht hinter ZUGFeRD?
Entwickelt wurde das Format vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) beim AWV. Seit der Version 2.1 ist ZUGFeRD technisch identisch mit dem französischen Format Factur-X. Beide werden gemeinsam mit dem französischen FNFE-MPE gepflegt. Wenn Sie also „Factur-X" hören, ist im Kern dasselbe gemeint. Mehr dazu im Artikel ZUGFeRD und Factur-X.
Aufbau: PDF außen, XML innen
Eine ZUGFeRD-Datei ist ein PDF/A-3-Dokument. PDF/A ist die langzeitarchivtaugliche Variante des PDF-Standards. Das „/3" bedeutet, dass beliebige Dateien als Anhang eingebettet werden dürfen – genau das nutzt ZUGFeRD für die XML-Datei.
Der eingebettete XML-Datensatz heißt immer factur-x.xml und folgt der CII-Syntax (Cross Industry Invoice der UN/CEFACT). Wer den Aufbau im Detail nachvollziehen will, findet die Grundlagen unter CII.
Wichtig: PDF und XML müssen dieselben Werte enthalten. Wenn das gedruckte PDF 1.190 € ausweist und das XML 1.198 €, ist die Rechnung im rechtlichen Sinne fehlerhaft. Empfänger gleichen das oft automatisch ab.
Die ZUGFeRD-Profile
ZUGFeRD ist nicht nur ein Format, sondern eine Familie von Profilen. Jedes Profil deckt einen bestimmten Detailgrad ab. Welches Profil zugelassen ist, hängt vom Anwendungsfall ab.
| Profil | Inhalt | E-Rechnungspflicht erfüllt? |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nur Kerndaten zur Verbuchung | Nein |
| BASIC WL | „Without Lines" – ohne Positionsdaten | Nein |
| BASIC | Mit Rechnungspositionen, vereinfachte EN 16931 | Nein |
| EN 16931 (Comfort) | Voller EN-16931-Datensatz | Ja |
| EXTENDED | Über EN 16931 hinaus, branchenspezifische Felder | Ja |
| XRECHNUNG | EN 16931 + deutsche XRechnung-CIUS | Ja |
Wer die deutsche E-Rechnungspflicht erfüllen will, braucht mindestens Profil EN 16931 oder höher. Die Profile MINIMUM und BASIC reichen nicht. Eine ausführliche Übersicht finden Sie in ZUGFeRD Profile Übersicht.
Versionen im Überblick
Im Umlauf sind aktuell vor allem zwei Versionsfamilien:
- ZUGFeRD 1.0 (2014) – nicht mehr EN-16931-konform und damit für die E-Rechnungspflicht nicht ausreichend.
- ZUGFeRD 2.x (ab 2019) – ab Version 2.1 identisch mit Factur-X. Aktuell relevante Version ist 2.3.
Wenn Ihre Software noch ZUGFeRD 1.0 erzeugt, ist der Wechsel überfällig. Empfänger akzeptieren die Datei zwar oft noch, sie erfüllt aber nicht die neuen gesetzlichen Anforderungen. Mehr dazu in ZUGFeRD Versionen Vergleich.
ZUGFeRD oder XRechnung – welche Wahl?
Die kurze Faustregel:
- Sie schreiben Rechnungen an Behörden? Nehmen Sie XRechnung. ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG ist zwar erlaubt, aber XRechnung ist näher am Standard.
- Sie schreiben Rechnungen im B2B-Verkehr? ZUGFeRD ist meist die bessere Wahl, weil das PDF zusätzlich lesbar ist.
- Ihre Empfänger sind gemischt? ZUGFeRD im Profil EN 16931 deckt beides ab, ohne dass Sie zwei Prozesse brauchen.
Den Vergleich im Detail finden Sie in XRechnung vs. ZUGFeRD.
So entsteht eine ZUGFeRD-Rechnung
Vereinfacht läuft die Erzeugung in drei Schritten ab:
- PDF erzeugen. Das macht Ihre Buchhaltungssoftware (oder ein Generator) wie bisher – ein normales Layout, sichtbar für den Empfänger.
- XML-Daten erzeugen. Aus denselben Datenfeldern entsteht die XML-Datei nach CII.
- XML in das PDF einbetten. Das PDF wird auf PDF/A-3 hochgestuft und die
factur-x.xmlals Anhang eingefügt. Im Dokumentenkatalog wird die Datei mit der korrekten Beziehungsangabe (AFRelationship: Alternative) verlinkt.
Wer das selbst implementieren will, sollte mit Bibliotheken wie iText, PDFBox oder Mustang arbeiten. Für die meisten Anwender ist es einfacher, einen fertigen ZUGFeRD-Generator zu verwenden.
Übermittlung
ZUGFeRD eignet sich besonders gut für die Übermittlung per E-Mail-Anhang. Sie hängen die PDF-Datei wie gewohnt an, und der Empfänger entscheidet, ob er sie nur ansieht oder das XML maschinell verarbeitet. Genauso funktionieren PEPPOL und Lieferantenportale – das PDF/A-3 wird einfach als Datei übertragen.
Im Gegensatz zu XRechnung gibt es bei ZUGFeRD keinen zentralen „Rechnungsbahnhof" und keine zwingende Plattform.
Validierung
Auch eine ZUGFeRD-Rechnung sollte vor dem Versand validiert werden. Geprüft werden:
- die PDF/A-3-Konformität (Struktur, eingebettete Schriften, Anhangsbeziehungen),
- der XML-Inhalt gegen Schema und Schematron der EN 16931 (bzw. der XRechnung, wenn dieses Profil verwendet wird),
- die Konsistenz zwischen PDF-Inhalt und XML-Daten.
Mit unserem Validator prüfen Sie eine ZUGFeRD-Datei kostenlos im Browser.
Häufige Fehler
- Falsches Profil gewählt. Profil BASIC reicht nicht für die E-Rechnungspflicht.
- PDF ist kein PDF/A-3. Das XML ist eingebettet, der Empfänger lehnt die Datei aber als nicht konform ab.
- XML-Datei heißt nicht
factur-x.xml. Empfangssysteme suchen genau nach diesem Namen. - AFRelationship fehlt. Ohne
Alternative-Beziehung gilt das XML nicht als gleichrangig zum PDF. - Beträge im PDF und XML weichen ab. Klassischer Fehler bei Rabatten oder gerundeten Steuerbeträgen.
Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?
Ab Version 2.1 ja. Beide werden gemeinsam gepflegt und sind technisch identisch. Französische und deutsche Empfänger akzeptieren dieselbe Datei.
Kann ich ZUGFeRD an Behörden schicken?
Im Profil XRECHNUNG ja. Mit Profil EN 16931 oder EXTENDED nur, wenn die Behörde es ausdrücklich akzeptiert. Im Zweifel: XRechnung verwenden.
Welche ZUGFeRD-Version sollte ich nutzen?
Aktuell ist 2.3 der Empfehlungsstandard. Vermeiden Sie 1.0 – das Format erfüllt die EN 16931 nicht.
Ist ein ZUGFeRD-PDF auch ohne Buchhaltungssoftware lesbar?
Ja. Genau das ist der Witz an ZUGFeRD: Sie können die Datei mit jedem PDF-Reader öffnen und ausdrucken.
Wie groß darf eine ZUGFeRD-Datei sein?
Es gibt keine starre Grenze, aber viele Empfangsplattformen begrenzen Anhänge auf 10–15 MB. Halten Sie sich darunter, vor allem wenn Sie weitere Dokumente einbetten.