Umstellung auf E-Rechnung: 10 praktische Tipps für einen reibungslosen Start

Die E-Rechnung ist seit Anfang 2025 für viele Unternehmen Pflicht. Wer noch nicht umgestellt hat, sollte sich beeilen – nicht aus Panik, sondern weil die Umstellung leichter ist als gedacht. Diese zehn Tipps fassen das zusammen, was sich in der Praxis bewährt hat.

Tipp 1: Erst Eingang, dann Ausgang

Empfangen muss heute jedes Unternehmen können – auch Kleinunternehmer und Freiberufler. Klären Sie zuerst, wie eingehende E-Rechnungen verarbeitet werden, bevor Sie sich um den Versand kümmern. Mehr in E-Rechnung empfangen.

Tipp 2: Den richtigen Standard wählen

XRechnung oder ZUGFeRD? Faustregel:

Empfänger	Empfehlung
Behörden	XRechnung
Unternehmen mit Software	XRechnung oder ZUGFeRD
Unternehmen ohne IT-Anbindung	ZUGFeRD (PDF + XML)

Mehr in XRechnung vs. ZUGFeRD.

Tipp 3: Die Buchhaltungssoftware prüfen

Fast alle gängigen Lösungen unterstützen E-Rechnungen. Trotzdem lohnt sich ein Blick:

Welche Standards werden unterstützt?
Können Eingangsrechnungen importiert werden?
Welche Schnittstellen gibt es zum Steuerberater?

Wenn die aktuelle Software nicht mitkommt: Wechseln ist aufwendig, aber langfristig billiger als Workarounds. Mehr in Tool online.

Tipp 4: Stammdaten aufräumen

Vor jeder Umstellung: Lieferanten und Kunden prüfen.

USt-IdNr. korrekt?
Adressen aktuell?
Leitweg-IDs für Behörden hinterlegt?
Bankverbindungen aktuell?

Schlechte Stammdaten machen jedes neue System langsam. Mehr in Leitweg-ID und Bankverbindung.

Tipp 5: Pflichtangaben kennen

Die Pflichtfelder einer E-Rechnung sind nicht neu, müssen aber maschinenlesbar abgelegt sein. Eine kurze Checkliste hängt in jeder Buchhaltung gut. Mehr in Pflichtfelder XRechnung.

Tipp 6: Mit echten Rechnungen testen

Bevor Sie Live gehen: Verschicken Sie sich selbst eine E-Rechnung und prüfen Sie, ob alles ankommt. Validieren Sie die XML mit einem Online-Tool. Mehr in Validieren und Validator online.

Tipp 7: Klare Eingangswege definieren

Definieren Sie genau ein Postfach für eingehende Rechnungen, etwa [email protected]. Eingehende E-Rechnungen werden dort gesammelt, validiert und an die Buchhaltung weitergegeben. Mehr in Zentraler Rechnungseingang.

Tipp 8: Lieferanten und Kunden informieren

Eine kurze E-Mail an Geschäftspartner spart später Anrufe:

Ab dem 1. März 2027 versenden wir alle Rechnungen ausschließlich als XRechnung im XML-Format. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie elektronische Rechnungen empfangen können.

Mehr in Einwilligung Empfänger.

Tipp 9: Papier abschalten – mit Stichtag

Ohne Stichtag bleiben hybride Prozesse für immer. Setzen Sie ein klares Datum: „Ab dem X versenden wir keine Papierrechnungen mehr." Mehr in Papierrechnung ablösen.

Tipp 10: Steuerberater einbeziehen

Ihr Steuerberater muss am Ende mit den Daten arbeiten. Klären Sie, welches Format und welche Schnittstelle er braucht. Mehr in E-Rechnung Steuerberater.

Bonus: Mitarbeiter mitnehmen

Eine kurze Schulung (30 bis 60 Minuten) deckt 90 % der typischen Fragen ab:

Wie sehen E-Rechnungen aus?
Wo werden sie abgelegt?
Was tun bei Fehlern?
Wie geht der Workflow weiter?

Wer das Team einbindet, vermeidet Widerstand und Gerüchte.

Häufige Fehler bei der Umstellung

Zu spät gestartet, dann unter Zeitdruck Kompromisse.
Software ohne Eingangs-Modul gewählt.
Stammdaten erst nachträglich gepflegt.
Übergang ohne klare Kommunikation an Kunden und Lieferanten.
Aufbewahrung nicht gleich mitgedacht.

Mehr in Häufige Fehler.

Zeitplan: 8 Wochen reichen

Woche	Aufgabe
1–2	Bedarf und Software prüfen
3	Stammdaten aufräumen
4	Schnittstellen einrichten
5	Testlauf intern
6	Pilotkunden und -lieferanten
7	Mitarbeiter schulen
8	Live-Betrieb

Mehr in Checkliste Einführung.