XRechnung kostenlos erstellen: Tools und Wege im Vergleich
XRechnung ohne teure Software erstellen – kostenlose Generatoren, der KoSIT-Validator und Open-Source-Lösungen im Vergleich. Mit Praxisempfehlung.
Eine XRechnung erstellen kostet nichts. Wirklich nichts – wenn Sie wissen, welche Tools sauber arbeiten und welche nur aussehen, als wären sie kostenlos, am Ende aber doch ein Abo verlangen. Dieser Artikel sortiert die Optionen.
Was "kostenlos" hier bedeutet
Drei Stufen sollten Sie auseinanderhalten:
- Komplett kostenlos, ohne Registrierung, ohne Limit, ohne versteckte Kosten.
- Kostenlos für kleine Volumen, mit Bezahlpflicht ab einer bestimmten Anzahl Rechnungen oder Funktion.
- Kostenlos für 30 Tage, danach Abo.
Die letzten beiden Varianten sind legitime Geschäftsmodelle, aber sie passen schlecht, wenn Sie nur gelegentlich eine Rechnung an eine Behörde schicken müssen. Hier konzentrieren wir uns auf die erste Kategorie.
Online-Generatoren ohne Konto
Der direkteste Weg: ein Browser-Tool, in das Sie die Rechnungsdaten eintragen, und das Ihnen die XML-Datei zum Download gibt.
Das Prinzip funktioniert so: Sie tragen Verkäufer, Käufer, Rechnungspositionen und Steuersätze ein. Das Tool baut die XML im Hintergrund auf und prüft, ob alle Pflichtfelder gesetzt sind. Am Ende laden Sie die .xml herunter und verschicken sie per E-Mail oder über die ZRE/OZG-RE.
Unser eigener XRechnung-Generator gehört in diese Kategorie. Er läuft komplett im Browser, speichert nichts auf einem Server und ist auch ohne Anmeldung nutzbar.
Vorteile dieser Variante:
- Keine Installation, läuft auf jedem Gerät mit Browser.
- Sofort einsatzbereit.
- Keine Datenweitergabe, weil nichts den Browser verlässt.
Nachteile:
- Stammdaten müssen entweder neu eingetragen oder lokal exportiert/importiert werden, sofern das Tool keine Speicherung anbietet.
- Für große Mengen ungeeignet.
Open-Source-Lösungen
Wer technikaffiner ist und auf eine Cloud-Lösung verzichten will, hat eine kleine, aber wachsende Auswahl an Open-Source-Werkzeugen:
- Mustang – eine Java-Bibliothek für ZUGFeRD und XRechnung mit grafischer Oberfläche. Solide, aber Java-Setup nötig.
- Quba-Viewer – primär ein Viewer, kann XRechnungen aber auch validieren.
- xinvoice / phpXrechnung – kleinere PHP-Bibliotheken für Entwickler.
Open Source ist gut für Entwickler und für Firmen mit eigener IT, aber nicht der schnellste Weg zur ersten Rechnung. Wer einmal im Quartal eine XRechnung schreibt, braucht das nicht.
Buchhaltungssoftware mit kostenloser Stufe
Manche Anbieter haben einen Free-Tarif, der für gelegentliche XRechnungen reicht:
- Lexoffice S für sehr geringe Volumen
- Eigenbau-Lösungen über Bordmittel großer Office-Suiten (Word, Excel) sind technisch möglich, aber praktisch fehleranfällig
Realistisch gesehen sind die Free-Stufen meistens auf wenige Belege im Jahr begrenzt. Wer mehr braucht, landet schnell beim Abo.
Validierung kostenlos
Die Validierung gehört zwingend zum Erstellen dazu. Auch sie ist kostenlos zu haben:
- Unser Validator prüft XRechnung 3.0 und ZUGFeRD direkt im Browser.
- KoSIT-Validator – das Referenzwerkzeug der Koordinierungsstelle für IT-Standards. Java-basiert, lokal installierbar, sehr gründlich.
- Online-Validator der ZRE – nur für Bundesbehörden-Rechnungen relevant, prüft das XML im Live-Modus der Eingangsplattform.
Wer eine Rechnung verschickt, ohne sie validiert zu haben, riskiert eine Ablehnung mit der Begründung "Schematron-Fehler XYZ". Das geht in fünf Sekunden besser.
Praxisempfehlung nach Anwendungsfall
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Eine Rechnung pro Monat, kein Buchhaltungstool | Online-Generator + Browser-Validator |
| Mehrere Rechnungen pro Woche | Buchhaltungssoftware mit XRechnung-Modul |
| Behördenkunde, einmaliger Auftrag | Online-Generator, danach Versand über ZRE |
| Wiederkehrender Behördenkunde | Stammdaten in Buchhaltungstool, Versand per OZG-RE oder PEPPOL |
| Eigene Software-Entwicklung geplant | Mustang oder eigene UBL/CII-Implementierung |
Worauf Sie bei jedem kostenlosen Tool achten sollten
Drei Fragen, die Sie sich vor dem ersten Versand beantworten:
- Welche XRechnung-Version gibt das Tool aus? Es muss zwingend 3.0 sein.
- Setzt das Tool die Spezifikationskennung in BT-24 korrekt? Falsche Kennung = automatische Ablehnung.
- Werden alle DE-spezifischen Pflichtfelder geprüft? Das wichtigste: Leitweg-ID, Käufer-E-Mail, Bestellnummer (bei Behörden Pflicht).
Wer ein Tool im Verdacht hat, prüft die XML einmal mit dem KoSIT-Validator gegen. Findet er keine Fehler, ist das Tool brauchbar.
Häufige Fragen
Ist eine kostenlose XRechnung wirklich gleichwertig?
Ja. Eine XRechnung ist gültig, wenn sie der KoSIT-Spezifikation entspricht. Ob Sie 0 € oder 50 € für die Erstellung gezahlt haben, ist für Empfänger und Validatoren irrelevant.
Wo kann ich eine XRechnung kostenlos validieren?
Im Browser über unseren Validator oder lokal über den KoSIT-Validator (kostenlos auf der Webseite der Koordinierungsstelle).
Wie verschicke ich die fertige XRechnung an eine Behörde?
Über die ZRE (Bund), die OZG-RE (Länder/Kommunen mit OZG-Anbindung) oder über das PEPPOL-Netzwerk.
Kann ich eine XRechnung selbst in Excel oder Word erstellen?
Theoretisch ja, praktisch nein. Die XML-Struktur ist umfangreich und die Schematron-Regeln sind streng. Ein Generator macht das in zwei Minuten richtig, in Word brauchen Sie Stunden und produzieren Fehler.
Brauche ich für eine kostenlose XRechnung eine USt-IdNr.?
Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, ja. Kleinunternehmer geben stattdessen die Steuernummer an und tragen die Steuerbefreiungs-Begründung ein. Mehr in E-Rechnung als Kleinunternehmer.