Zentraler Rechnungseingang Bund: E-Rechnungen richtig einreichen
Der zentrale Rechnungseingang des Bundes nimmt E-Rechnungen über verschiedene Kanäle entgegen. Alles zur Einreichung über OZG-RE, E-Mail und PEPPOL.
Wer an Bundesbehörden fakturiert, schickt seit November 2020 keine PDF-Rechnung mehr per Post. Stattdessen läuft alles über den Zentralen Rechnungseingang des Bundes – kurz ZRE bzw. das nachgelagerte OZG-RE-Portal. Diese Anleitung zeigt, welche Kanäle es gibt, wann Sie welchen nutzen und welche Stolperfallen häufig sind.
Was ist der Zentrale Rechnungseingang?
Der Bund hat 2020 zwei Plattformen aufgesetzt, um E-Rechnungen einheitlich entgegenzunehmen:
- ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) – für Bundesministerien und Verfassungsorgane.
- OZG-RE (OZG-Rechnungseingangsplattform) – für die übrigen Bundesbehörden und an die OZG-RE angeschlossene Länder.
Beide arbeiten technisch ähnlich. Welche Plattform die richtige ist, steht in der Leitweg-ID des Empfängers. Hintergrund in Leitweg-ID.
Die fünf Einreichungskanäle
Beide Portale bieten Lieferanten fünf Wege, eine E-Rechnung einzureichen:
| Kanal | Nutzung | Sinnvoll für |
|---|---|---|
| Web-Erfassung | Online-Formular | Sehr seltene Rechnungssteller |
| Web-Upload | XML im Browser hochladen | Gelegenheits-Versender |
| XML als Anhang an spezielle Adresse | Mittlere Volumen | |
| PEPPOL | Versand über Access Point | Hohe Volumen, ERP-Anbindung |
| De-Mail | Verschlüsselter Bund-Kanal | Selten, nur bei De-Mail-Nutzern |
In der Praxis dominieren Web-Upload und PEPPOL.
Voraussetzungen
Für jede Einreichung gelten dieselben Grundbedingungen:
- Format ist XRechnung in einer aktuell zugelassenen Version (3.x).
- Leitweg-ID des Empfängers in BT-10 (
BuyerReference). - Optional: Bestellnummer und Lieferantennummer falls vom Auftraggeber verlangt.
- Anhänge nur in zulässigen Formaten (PDF/A, PNG, JPG, TXT, CSV).
Details zu Pflichtfeldern in XRechnung Pflichtfelder und zu Anhängen in XRechnung kostenlos erstellen.
Web-Upload Schritt für Schritt
Der einfachste Weg für Einsteiger:
- Im Portal einloggen (OZG-RE oder ZRE).
- Menüpunkt „Rechnung hochladen" wählen.
- XML-Datei auswählen – die Datei wird gegen den KoSIT-Validator geprüft.
- Bei Erfolg Anhänge ergänzen (Stundennachweise, Lieferschein).
- Übermittlung bestätigen – Sie erhalten eine Übermittlungsnummer als Beleg.
Tipp: Die XML vorher mit unserem Validator durchlaufen lassen. So vermeiden Sie Ablehnungen direkt im Upload.
E-Mail-Einreichung
Jede Bundesbehörde hat eine zentrale E-Mail-Adresse beim Eingangsportal. Der Lieferant verschickt die XML als Anhang. Vorteile:
- Kein Login nötig.
- Aus dem Buchhaltungs-Tool heraus oft direkt machbar.
Nachteile:
- Keine Sofortvalidierung – Fehler werden erst per Antwort-Mail gemeldet.
- E-Mail-Größe meist auf 15 MB begrenzt.
- Anhänge müssen in der XML referenziert sein, sonst werden sie ignoriert.
PEPPOL-Einreichung
Die professionelle Lösung für regelmäßige Lieferanten. Über einen PEPPOL Access Point wird die Rechnung direkt an den ZRE-/OZG-RE-Endpoint geroutet. Vorteile:
- Sofortige Validierung am Access Point.
- Maschinelle Quittungen (Message Level Response).
- Kein eigener Behörden-Account nötig.
Wer eine ERP-Anbindung hat, sollte diesen Weg priorisieren.
Häufige Ablehnungsgründe
In Schulungen tauchen diese Fehler immer wieder auf:
- Falsche Leitweg-ID – meist veraltet oder verwechselt mit einer Behördenkennung.
- Falscher InvoiceTypeCode – z. B. 388 (Steuerrechnung) statt 380 (Handelsrechnung).
- Fehlende Bestellnummer bei Behörden, die danach pflichtgemäß filtern.
- Anhang im falschen Format – DOCX und XLSX werden nicht akzeptiert.
- Veraltete XRechnung-Version – Behörden lehnen alte Schemata zunehmend ab.
Eine Liste typischer Fehler mit Lösungen in E-Rechnung Fehler vermeiden.
Was Sie nach dem Versand erhalten
Auch das ist ein Punkt, der oft übersehen wird: Die Plattform bestätigt nicht, dass die Behörde bezahlt hat – sondern nur, dass die Rechnung technisch angekommen ist. Inhaltliche Prüfung, sachliche Freigabe und Zahlung liegen beim Empfänger. Die Übermittlungsnummer dient nur als Eingangsnachweis.
Wann ZRE, wann OZG-RE?
Das richtet sich nach der Routing-Komponente in der Leitweg-ID. Daumenregel:
- ZRE: Leitweg-IDs, die mit
99-beginnen (Bundesministerien, Verfassungsorgane). - OZG-RE: Leitweg-IDs anderer Bundesbehörden und angebundener Länder/Kommunen.
Die korrekte Plattform muss der Auftraggeber benennen – idealerweise im Vertrag oder in der Bestellung.
Häufige Fragen
Muss ich mich für den Web-Upload registrieren?
Ja, einmalig. Für gelegentliche Nutzung reicht ein einfacher Account; Großlieferanten richten technische Nutzer für Schnittstellen ein.
Was passiert bei Ablehnung der Rechnung im ZRE/OZG-RE?
Sie erhalten eine Statusmeldung mit Fehlertext (in der Regel ein Schematron-Verstoß). Die Rechnung gilt als nicht eingegangen – Sie müssen sie korrigieren und neu einreichen.
Geht das auch ohne Behördenkonto?
Ja, per PEPPOL. Dort erfolgt die Authentifizierung über den Access Point.
Wie groß darf eine Rechnung mit Anhängen sein?
Je nach Kanal: Web-Upload bis 15 MB, PEPPOL meist bis 100 MB pro Nachricht. Anhänge sind in der XML als cac:AdditionalDocumentReference zu deklarieren.
Wie lange dauert die Verarbeitung?
Die technische Annahme erfolgt in Sekunden. Die fachliche Prüfung in der Behörde kann je nach Haus zwischen einem Tag und mehreren Wochen dauern – das ist eine Frage der internen Workflows, nicht des Portals.