Bankverbindung in der E-Rechnung: IBAN und BIC korrekt angeben
Die Bankverbindung gehört zu den wichtigen Angaben in der E-Rechnung. Erfahren Sie, wie Sie IBAN, BIC und Zahlungsinformationen korrekt hinterlegen.
Eine Rechnung ohne Bankverbindung ist eine Bitte um Anruf. Trotzdem fehlt die IBAN in der E-Rechnung erstaunlich oft – manchmal, weil sie im Rechnungsdesign vergessen wird, manchmal, weil das Tool sie nur ins PDF schreibt und nicht in die XML. Damit das Geld zuverlässig fließt, gehört die Kontoinformation in strukturierte Felder der E-Rechnung.
Dieser Beitrag zeigt, wo IBAN und BIC stehen, wann der BIC noch gebraucht wird, wie SEPA-Lastschrift und Kreditkartenzahlung kodiert werden und welche Stolperfallen die Praxis bereithält.
Wo stehen IBAN und BIC in der XML?
Die Bankdaten gehören in die Geschäftsgruppe BG-17 Überweisung:
| Feld | Code | Inhalt |
|---|---|---|
| Kontoname | BT-85 | Name des Kontoinhabers |
| IBAN | BT-84 | International Bank Account Number |
| BIC | BT-86 | Bank Identifier Code (optional) |
Voraussetzung dafür ist, dass die Zahlungsart auf Überweisung steht. Das wird über BT-81 Zahlungsartschlüssel mit dem UNTDID-Code 30 (Credit Transfer) oder 58 (SEPA Credit Transfer) signalisiert.
Brauche ich noch einen BIC?
Innerhalb der EU/SEPA-Zone: nein. Seit Februar 2016 reicht die IBAN, weil das SEPA-System den Empfänger eindeutig anhand der IBAN identifiziert. Außerhalb der SEPA-Zone (Schweiz teilweise, UK seit Brexit teilweise, alle anderen Länder) ist der BIC weiterhin erforderlich.
Empfehlung für die Praxis: BIC trotzdem angeben. Manche älteren Buchhaltungssysteme verlangen ihn intern, und der BIC schadet nie.
IBAN richtig schreiben
Die EN erlaubt für BT-84 bis zu 34 Zeichen. Häufige Fehlerquellen:
- Leerzeichen drin (
DE12 3456 7890) – meist toleriert, aber besser ohne - Buchstaben in Kleinschreibung (
de12345...) – muss großgeschrieben sein - Falsche Prüfziffer – Tippfehler in den ersten vier Zeichen
Eine IBAN-Prüfziffer können Sie mit jedem IBAN-Rechner verifizieren. Bei größeren Beträgen lohnt sich die Routine, vor dem Versand kurz zu prüfen.
SEPA-Lastschrift
Wer per Lastschrift einzieht, kodiert das anders. Die Geschäftsgruppe heißt BG-19 Lastschrift:
| Feld | Code | Inhalt |
|---|---|---|
| Mandatsreferenz | BT-89 | Referenz des SEPA-Mandats |
| Gläubiger-ID | BT-90 | eigene Gläubiger-ID (DE...) |
| Belastetes Konto (IBAN) | BT-91 | IBAN des Zahlers |
BT-81 wird auf 49 (Direct Debit) gesetzt. Wichtig: Das Mandat muss vor dem Einzug schriftlich vorliegen, sonst widerspricht der Zahler problemlos.
Kartenzahlung
Bei Kreditkartenzahlung gibt es BG-18 Kartenzahlung mit:
- BT-87 Kartennummer – nur die letzten Stellen, niemals voll!
- BT-88 Karteninhaber
Wichtig: PCI-DSS-Konformität. Niemals die volle Kartennummer in eine Rechnung schreiben. Üblich ist die Maskierung auf die letzten 4 Stellen, etwa **** **** **** 4321.
Verwendungszweck
Damit der Empfänger die Zahlung beim Buchen wiederfindet, gehört in BT-83 Verwendungszweck ein Hinweis. Bewährt:
- die Rechnungsnummer
- optional plus Kundennummer
Der Verwendungszweck ist kein Pflichtfeld, aber jeder Buchhalter dankt es Ihnen.
Mehrere Konten?
In der XRechnung kann BG-17 nicht mehrfach vorkommen. Wenn Sie mehrere Konten anbieten wollen (z. B. Bank A für Inland, Bank B für Ausland), gibt es zwei Wege:
- Pro Empfänger ein festes Konto – sauber und EN-konform.
- Im Freitext BT-22 zusätzliche Konten anbieten – funktioniert, aber der Empfänger muss sich entscheiden.
In ZUGFeRD COMFORT/EXTENDED sind mehrere Konten technisch möglich, aber selten genutzt.
Abweichender Zahlungsempfänger
Wenn das Geld an einen Dritten gehen soll (z. B. Factoring), gibt es BG-10 Zahlungsempfänger mit eigenem Namen (BT-59) und Kennung (BT-60). Damit ist klar: Rechnungssteller und Geldempfänger sind nicht dieselbe Partei.
Mehr zum Thema Factoring und abweichenden Zahlungswegen in E-Rechnung Buchhaltung-Integration.
Häufige Fehler
- IBAN nur im PDF, nicht in der XML. Empfänger automatisiert nichts.
- Kontoname leer. Manche Banken verweigern den Eingang ohne passenden Empfänger.
- BIC veraltet. Nach Bank-Fusionen ändert sich der BIC – wer alte Stammdaten hat, schickt das Geld in den Aether.
- Zahlungsartschlüssel auf Überweisung, aber Lastschrift gemeint. Empfänger zahlt nicht, weil er auf Sie wartet.
Häufige Fragen
Ist die IBAN ein Pflichtfeld?
Die EN macht BG-17 optional, aber sobald die Zahlungsart Überweisung ist, ist die IBAN faktisch Pflicht – sonst weiß der Zahler nicht, wohin er das Geld schicken soll.
Reicht der Verweis „Bankverbindung wie üblich"?
Nein. In der E-Rechnung gehört die IBAN strukturiert in BT-84. Freitexthinweise sind nutzlos, weil Buchhaltungssysteme sie nicht auswerten.
Wo trage ich PayPal oder Stripe ein?
PayPal-E-Mail kann in den Verwendungszweck (BT-83) oder als zusätzliche Bemerkung (BT-22). Strukturierte Felder gibt es dafür nicht. Mehr in E-Rechnung Micropayment.
Muss der BIC innerhalb Deutschlands angegeben werden?
Nein, seit SEPA-Vollumsetzung 2016 nicht mehr. Schadet aber nicht.
Wie kodiere ich Vorkasse?
Setzen Sie das Fälligkeitsdatum auf den Tag der Rechnungsstellung und nutzen Sie BG-17 mit Ihrer IBAN. Im Freitext BT-22 kann ein Hinweis „Vorkasse" stehen. Mehr in Zahlungsziel.