E-Rechnungen empfangen: So richten Sie den Empfang korrekt ein

Über die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen wurde viel geschrieben. Über die Pflicht zum Empfang weniger – obwohl sie schon seit dem 1. Januar 2025 für jedes inländische Unternehmen gilt. Auch für Vereine, Kleinunternehmer, Soloselbständige. Wer noch keine Lösung hat, sollte spätestens jetzt eine einrichten. Dieser Beitrag zeigt, was wirklich gebraucht wird und was reine Verkaufsargumente von Software-Anbietern sind.

Was "empfangen können" rechtlich bedeutet

Drei Pflichten ergeben sich aus § 14 UStG und den GoBD:

1. Annahme. Sie müssen die Rechnung im strukturierten Format entgegennehmen. Der häufigste Weg ist eine E-Mail-Adresse, an die Lieferanten die Datei schicken.
2. Lesbarkeit. Sie müssen die Rechnung lesen können, bevor Sie sie buchen oder bezahlen. Bei ZUGFeRD ist das einfach (PDF), bei reiner XRechnung brauchen Sie ein Tool.
3. Archivierung. Die Originaldatei muss acht Jahre revisionssicher aufbewahrt werden – nicht eine Kopie, nicht ein Ausdruck. Mehr in E-Rechnung Archivierung.

Was nicht gefordert ist: ein Portal, eine PEPPOL-Anbindung oder eine spezielle Empfangssoftware. Eine E-Mail-Adresse reicht.

Schritt 1: Eine zentrale Empfangsadresse einrichten

Verteilen Sie nicht. Eine Adresse wie [email protected] macht das Leben deutlich einfacher als wenn Lieferanten an Mitarbeiterkonten schicken. Vorteile:

• Fluktuation ist kein Problem.
• Vertretungen funktionieren ohne Postfachzugriff.
• Der Empfang lässt sich automatisieren (Filterregeln, Workflow-Tools, DMS).
• Bei einer Prüfung gibt es einen klaren Anlaufpunkt.

Kommunizieren Sie diese Adresse aktiv in Bestellungen, Verträgen und auf Ihrer Webseite. Lieferanten müssen wissen, wohin.

Schritt 2: Eine Lese-Möglichkeit für XRechnungen

ZUGFeRD-Rechnungen öffnen sich im normalen PDF-Reader. Eine reine XRechnung ist eine .xml-Datei – im Texteditor sehen Sie die Rohdaten, das ist nicht praktikabel. Drei Möglichkeiten:

• Online-Viewer. Die Datei wird per Drag & Drop hochgeladen, der Viewer zeigt eine lesbare Darstellung. Unser XRechnung-Viewer läuft im Browser ohne Anmeldung.
• Kostenlose Desktop-Tools. Quba-Viewer (Open Source) ist verbreitet.
• Buchhaltungssoftware mit Vorschau. sevDesk, Lexware, DATEV können XRechnungen nicht nur einlesen, sondern auch anzeigen.

Wer mehr als gelegentlich XRechnungen bekommt, sollte eine permanente Lösung etablieren – nicht jede Datei per Drag & Drop in den Online-Viewer ziehen.

Schritt 3: Validierung beim Empfang (optional, aber sinnvoll)

Eine ungültige E-Rechnung berechtigt Sie nicht zum Vorsteuerabzug. Es lohnt also, jede eingehende Rechnung kurz zu validieren – zumindest bei Lieferanten, deren Format Sie zum ersten Mal sehen. Über unseren Validator ist das eine Sache von Sekunden.

Findet die Validierung Fehler, weisen Sie die Rechnung mit Begründung zurück und bitten um eine korrigierte Version. Mehr zur Rückweisung in E-Rechnung Fehler vermeiden.

Schritt 4: Archivierung sofort mitdenken

Der häufigste Fehler: Die Rechnung wird per E-Mail empfangen, im Postfach gelassen und drei Jahre später bei einer Prüfung ist sie weg. Das E-Mail-Postfach ist kein Archiv. Möglich sind:

• Lokale Ordnerstruktur mit Cloud-Backup, sortiert nach Jahr und Lieferant. Originaldatei (XML oder ZUGFeRD-PDF) speichern, nichts überschreiben.
• Dokumentenmanagement wie paperless-ngx, ecoDMS, DocuWare.
• Belegarchiv der Buchhaltungssoftware, sofern revisionssicher.

Wichtig: Die Archivierung muss zeitnah erfolgen, nicht erst zum Quartalsende. Spätestens beim Verbuchen sollte die Datei im Archiv liegen.

Schritt 5: Verarbeitungsworkflow festlegen

Hier trennt sich, wer das Thema wirklich nutzen will, von denen, die nur die Pflicht erfüllen. Ein einfacher Workflow für ein kleines Unternehmen:

1. E-Mail an [email protected] kommt rein.
2. Anhang wird automatisch ins DMS oder die Buchhaltung übernommen.
3. Die Buchhaltung extrahiert das XML, liest Pflichtfelder aus und schlägt eine Buchung vor.
4. Sachliche Prüfung durch eine Person (passt die Leistung, ist sie bestellt?).
5. Freigabe und Zahlung.

Schritt 3 ist der Punkt, an dem die E-Rechnung wirklich Geld spart. Die Daten landen ohne Abtippen in der Buchhaltung. Genau dafür ist das Format gemacht. Mehr dazu in E-Rechnung Buchhaltung Integration.

Was Sie nicht tun sollten

• Eingehende E-Rechnungen ausdrucken und ablegen. Der Ausdruck ist kein Original, das XML muss aufbewahrt werden.
• Lieferanten zwingen, zusätzlich ein PDF zu schicken. Das XML ist führend. Ein zusätzliches PDF macht keine Arbeit weniger – nur mehr Verwirrung bei Abweichungen.
• PEPPOL überhastet einrichten. Für Empfang reicht oft die E-Mail. PEPPOL lohnt erst bei vielen wiederkehrenden Geschäftspartnern oder Konzernen, die es verlangen.
• Die Empfangsadresse verstecken. Wer nicht klar kommuniziert, wo Rechnungen ankommen, bekommt sie über zehn verschiedene Mailkonten.

Sonderfall: Behörden und große Konzerne als Sender

Manche Lieferanten – vor allem Konzerne und einige Behörden – schicken Rechnungen über PEPPOL oder eigene Lieferantenportale. In diesen Fällen müssen Sie sich beim Sender (oder dessen Service-Provider) registrieren. Der Aufwand ist überschaubar; meist genügt das Anlegen eines Kontos.

Für KMU als Empfänger ist das selten. Die meisten Rechnungen kommen weiterhin per E-Mail, jetzt eben mit XML statt mit PDF allein.

Häufige Fragen

Reicht ein normaler E-Mail-Account zum Empfang?

Ja, sofern die Datei dort zuverlässig ankommt und in ein revisionssicheres Archiv überführt wird. Die E-Mail selbst ist kein Archiv.

Muss ich das Format prüfen, bevor ich bezahle?

Sie sind nicht verpflichtet, aber es ist klug. Eine ungültige Rechnung berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug, und bei einer Prüfung haben Sie das Risiko.

Wie gehe ich mit Lieferanten um, die nur PDF schicken?

Im B2B nach den Übergangsfristen muss der Lieferant E-Rechnungen schicken, sofern er nicht Kleinunternehmer ist. Bis dahin ist eine PDF-Rechnung mit Zustimmung weiterhin möglich.

Brauche ich PEPPOL, wenn ich nur empfange?

Nein. Empfang per E-Mail reicht. PEPPOL lohnt erst, wenn Geschäftspartner es verlangen oder Sie selbst international viel Volumen haben.

Was, wenn ich keine eigene Mail-Domain habe?

Eine Adresse bei einem normalen Anbieter (auch Gmail oder Outlook.com) erfüllt die Anforderung technisch. Eine eigene Domain wirkt aber professioneller.