E-Rechnung online erstellen: So einfach geht es mit dem richtigen Tool

Wer pro Monat zwischen einer und etwa fünfzig Rechnungen schreibt, braucht keine ausgewachsene Buchhaltungssoftware. Ein gutes Online-Tool reicht – wenn es ein paar Eigenschaften erfüllt. Welche das sind und worauf Sie achten sollten, klärt dieser Beitrag.

Was ein E-Rechnungs-Tool leisten muss

Die Anforderung klingt banal, ist es aber nicht: Das Tool muss eine Datei erzeugen, die der Empfänger ohne Murren akzeptiert. Konkret heißt das, fünf Dinge müssen stimmen:

1. Format-Konformität. Die Datei muss EN 16931-konform sein und – je nach Bedarf – als XRechnung oder ZUGFeRD ausgegeben werden.
2. Pflichtfelder vollständig. Wenn auch nur ein Pflichtfeld fehlt, lehnen Validatoren ab. Das Tool sollte das vor dem Export prüfen.
3. Korrekte Steuerberechnung. Die Cent-Genauigkeit zwischen Positionen und Summen ist gnadenlos.
4. Validierung eingebaut. Idealerweise prüft das Tool die Datei selbst, bevor Sie sie verschicken.
5. Vorlagen für wiederkehrende Daten. Wer dieselben Stammdaten dreimal eintippt, sucht ein neues Tool.

Online vs. Desktop vs. Buchhaltungssoftware

Es gibt keinen universellen Sieger – aber für die meisten Einsteiger ist die Online-Variante die richtige Wahl.

Wer ohnehin eine Buchhaltungslösung wie sevDesk, Lexware oder DATEV nutzt, sollte deren E-Rechnungs-Funktion verwenden. Wer eine Insel-Lösung sucht, ist mit einem Online-Tool schneller.

Worauf Sie bei der Toolwahl achten sollten

Über die reine Funktion hinaus gibt es weiche Kriterien, die im Alltag entscheidend werden:

• DSGVO-Konformität. Server in der EU, klare Auftragsverarbeitung, kein Tracking durch Dritte.
• Keine Registrierungspflicht für eine schnelle Testrechnung. Wer für eine Rechnung erst ein Konto anlegen muss, verliert Zeit.
• Export beider Formate. Auch wenn Sie heute nur ZUGFeRD brauchen – nächsten Monat kommt der Behördenauftrag mit XRechnung.
• Validierung sichtbar machen. Ein gutes Tool zeigt nicht nur "OK" an, sondern listet auch Hinweise auf, die später zur Ablehnung führen könnten.
• Stammdaten-Verwaltung. Kunden, Bankverbindung, eigene Firmendaten sollten gespeichert werden können.
• Keine Wasserzeichen auf dem ZUGFeRD-PDF.

Nicht so wichtig, wie viele Anbieter es darstellen: schicke Designs, viele Vorlagen, integrierte Mahnungsfunktionen. Eine E-Rechnung wird vom Empfänger automatisch eingelesen – das XML zählt, nicht das Layout.

Typische Stolperfallen bei kostenlosen Tools

Kostenlose Tools haben ihren Platz, aber ein paar Punkte sollten Sie vor dem ersten Versand klären:

• Speichert das Tool meine Daten? Bei reinen Browser-Tools nein – die Datei wird im Browser erzeugt, nichts geht an einen Server. Bei serverbasierten Tools liegt die Rechnung kurz beim Anbieter.
• Wie aktuell ist die Format-Version? XRechnung 3.0 ist seit Februar 2024 Pflicht. Tools, die noch 2.x ausgeben, sind verbrannt.
• Gibt es einen Validator? Ohne externe Prüfung bleibt unklar, ob die Datei gültig ist. Unser Validator ist ein guter zweiter Check.

Unser eigener E-Rechnungs-Generator läuft komplett im Browser, speichert nichts auf dem Server und gibt sowohl XRechnung 3.0 als auch ZUGFeRD aus.

Eine Rechnung in fünf Minuten – der praktische Ablauf

So sieht es konkret aus, wenn Sie ein Online-Tool zum ersten Mal nutzen:

1. Eigene Stammdaten eintragen. Firmenname, Adresse, USt-IdNr., IBAN. Das ist die einmalige Investition – ab der zweiten Rechnung sind diese Felder gefüllt.
2. Empfänger eingeben. Bei Behörden zusätzlich die Leitweg-ID.
3. Rechnungsnummer und Datum. Achten Sie darauf, dass die Nummer nicht doppelt vergeben ist.
4. Positionen. Eine Zeile pro Leistung, mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz.
5. Vorschau und Validierung. Das Tool zeigt das ZUGFeRD-PDF und prüft das XML.
6. Download und Versand. Per E-Mail an den Empfänger, parallel ins Archiv.

Wer den Ablauf zweimal gemacht hat, schafft die nächste Rechnung in zwei Minuten. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Beschreibung steht in E-Rechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Wenn das Tool an seine Grenzen kommt

Online-Tools sind nicht für jede Situation gemacht. Diese Anzeichen sprechen dafür, eine größere Lösung anzuschauen:

• mehr als 50 Rechnungen pro Monat
• viele wiederkehrende Rechnungen mit identischem Inhalt
• Anbindung an eine Warenwirtschaft oder einen Onlineshop
• Mehrere Mitarbeiter, die parallel Rechnungen schreiben
• Integration in DATEV oder eine andere Buchhaltung mit Schnittstelle

Für all diese Fälle gibt es Lösungen – aber dann lohnt sich das Aufrüsten. Mehr in E-Rechnung Buchhaltung Integration.

Häufige Fragen

Sind kostenlose Tools rechtlich genauso gültig wie kostenpflichtige?

Ja. Eine E-Rechnung ist gültig, wenn sie der EN 16931 entspricht und alle Pflichtfelder enthält. Der Preis des Tools spielt keine Rolle.

Kann ich mit einem Online-Tool auch ZUGFeRD erzeugen?

Gute Tools bieten beides an. Der Wechsel zwischen XRechnung und ZUGFeRD ist meist ein einzelner Schalter im Export-Dialog.

Brauche ich für eine Rechnung an eine Behörde ein anderes Tool?

Nein, aber das Tool muss XRechnung 3.0 ausgeben und das Feld Leitweg-ID kennen. Beides ist heute Standard.

Werden meine Daten an Dritte weitergegeben?

Bei DSGVO-konformen Anbietern nein. Bei Browser-Tools verlassen die Daten Ihren Computer in der Regel gar nicht. Lesen Sie im Zweifel die Datenschutzerklärung.

Wie verschicke ich die fertige Datei?

Per E-Mail an den Empfänger, optional über PEPPOL oder eine Eingangsplattform. Den Vergleich der Wege erklärt E-Rechnung an Behörden: ZRE und OZG-RE.