E-Rechnung Timeline: Alle Fristen und Übergangsregelungen auf einen Blick
Die Einführung der E-Rechnung erfolgt stufenweise. Wir zeigen alle Fristen, Übergangsregelungen und wichtigen Daten in einer übersichtlichen Timeline.
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland kommt nicht über Nacht. Sie wird über mehrere Jahre eingeführt, mit gestaffelten Fristen je nach Unternehmensgröße und Geschäftsart. Diese Timeline gibt einen kompakten Überblick darüber, was wann gilt – und worauf Sie sich rechtzeitig einstellen sollten.
Die Eckdaten in der Übersicht
| Datum | Wer? | Was? |
|---|---|---|
| 27.11.2020 | Bund | Pflicht zur XRechnung gegenüber Bundesbehörden |
| 18.04.2024 | EU | EU-Richtlinie ViDA verabschiedet |
| 22.03.2024 | Deutschland | Wachstumschancengesetz tritt in Kraft |
| 01.01.2025 | Alle Unternehmen | Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen (B2B) |
| 31.12.2026 | Übergangsende I | Papier/PDF nur mit Empfänger-Zustimmung |
| 31.12.2027 | Übergangsende II | Sonderregeln für Umsatz unter 800.000 € enden |
| 01.01.2028 | Alle B2B-Unternehmen | Vollständige E-Rechnungspflicht im B2B |
| 2030+ | EU-weit | ViDA-Pflichten für grenzüberschreitende Rechnungen |
27. November 2020: Start für Bundesbehörden
Mit der ERechV begann die Pflicht für Lieferanten des Bundes, Rechnungen elektronisch in XRechnung zu übermitteln. Die meisten Bundesländer folgten in eigenen Verordnungen. Mehr in Bundesländer Übersicht und Öffentliche Auftraggeber.
18. April 2024: ViDA – das EU-Fundament
Mit der Initiative VAT in the Digital Age beschloss die EU langfristig harmonisierte Regeln für E-Rechnung und digitale Meldepflichten. Deutschland setzt diese national früher um, als die EU es vorgibt. Mehr in EU-Richtlinie.
22. März 2024: Wachstumschancengesetz
Das Wachstumschancengesetz schafft die Rechtsgrundlage für die nationale E-Rechnungspflicht. Es legt die Übergangsfristen fest und bestimmt, was eine elektronische Rechnung im Sinne des UStG ist. Mehr in Wachstumschancengesetz.
1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle
Seit diesem Tag gilt für jedes inländische Unternehmen: Eine eingehende E-Rechnung muss verarbeitet werden können. Es ist nicht erlaubt, sie pauschal abzulehnen. Mindestens ein E-Mail-Postfach mit Verarbeitungsmöglichkeit muss bereitstehen. Mehr in Pflicht 2025.
Wichtig: Senden ist 2025 noch nicht Pflicht. PDF und Papier sind weiter erlaubt – nur eben mit Zustimmung des Empfängers.
Bis 31. Dezember 2026: Übergang I
Im Jahr 2025 und 2026 darf jedes Unternehmen weiterhin Papier oder PDF versenden, wenn der Empfänger zustimmt. Diese Zustimmung kann formlos erfolgen. Mehr in Einwilligung Empfänger und Übergangsregelungen.
Bis 31. Dezember 2027: Übergang II
Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 € verlängert sich die Übergangsfrist um ein Jahr. Sie dürfen also bis Ende 2027 Papier und PDF versenden, wenn der Empfänger zustimmt.
Ab 1. Januar 2028: Vollständige Pflicht
Ab diesem Datum gibt es im inländischen B2B-Verkehr keine Ausnahmen mehr. Jede Rechnung muss eine echte E-Rechnung sein – also XRechnung, ZUGFeRD ab Profil EN 16931 oder ein vergleichbares strukturiertes Format. Reine PDFs sind dann keine ordnungsgemäßen Rechnungen mehr.
Was bleibt weiterhin erlaubt?
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 € dürfen weiter als PDF/Papier ausgestellt werden.
- Fahrkarten, Quittungen aus Automaten und Kassenbons.
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) – hier gilt die Pflicht nicht.
- Steuerfreie Leistungen nach §4 Nr. 8–29 UStG, soweit ausgenommen.
Mehr in Ausnahmen.
Sonderfälle nach Branchen
| Branche | Besonderheit |
|---|---|
| Bauhandwerk | Abschlagsrechnungen sauber erfassen, siehe Bau Handwerk |
| Gesundheitswesen | DSGVO-Besonderheiten, siehe Gesundheitswesen |
| Freiberufler | Empfangspflicht, Versand teils noch Erleichterung, siehe Freiberufler |
| Kleinunternehmer | Empfangspflicht, Versand pflichtig ab 2028, siehe Kleinunternehmer |
| Vereine | Wenn unternehmerisch tätig, gleiche Pflicht, siehe Verein gemeinnützig |
EU-Ausblick ab 2030
Im Rahmen von ViDA wird ab 2030 ein digitales Meldesystem für grenzüberschreitende Rechnungen verpflichtend. Statt der heutigen Zusammenfassenden Meldung kommt ein strukturiertes Reporting. Mehr in Reporting Finanzamt.
So bereiten Sie sich vor
| Phase | Empfohlene Maßnahme |
|---|---|
| Bis Ende 2025 | Empfang sicherstellen, Software prüfen |
| 2026 | Versand-Workflow einrichten |
| Anfang 2027 | Lieferanten und Kunden informieren |
| Bis Ende 2027 | Vollständige Umstellung abschließen |
| Ab 2028 | Live ohne Ausnahmen |
Mehr in Umstellung Tipps und Checkliste Einführung.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?
Verstoß gegen die Pflicht kann den Vorsteuerabzug kosten und zivilrechtliche Folgen haben.
Gilt die Pflicht auch für Auslandsrechnungen?
Aktuell nur national. Grenzüberschreitend gelten die ViDA-Regeln ab 2030. Siehe Ausland.
Müssen Bestandsrechnungen aus dem Archiv konvertiert werden?
Nein. Bestehende Rechnungen bleiben in ihrem Format. Aufbewahrungsfristen gelten unverändert. Siehe Aufbewahrungspflicht.
Welche Frist gilt für mich konkret?
Empfangen: bereits seit 2025. Versenden: spätestens 2028, vorher mit Empfängerzustimmung Papier oder PDF erlaubt.
Wo finde ich offizielle Quellen?
BMF-Schreiben vom 15.10.2024, ERechV, Wachstumschancengesetz – alle online frei verfügbar.