Aufbewahrungspflicht für E-Rechnungen: Was das Gesetz vorschreibt

Eine E-Rechnung zu erstellen ist die eine Sache. Sie über Jahre korrekt aufzubewahren, eine andere. Genau hier scheitern in der Praxis viele Unternehmen – nicht aus bösem Willen, sondern weil sie davon ausgehen, dass das Postfach reicht oder ein Ausdruck genüge. Beides ist falsch.

In diesem Artikel klären wir, wie lange E-Rechnungen aufbewahrt werden müssen, in welcher Form, was die GoBD wirklich verlangt und wo die häufigsten Fehler stecken.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist beträgt seit dem 1. Januar 2025 in Deutschland acht Jahre. Vorher waren es zehn Jahre, durch das Wachstumschancengesetz wurde die Frist gekürzt.

Wichtig: Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom März 2025 darf damit frühestens am 1. Januar 2034 gelöscht werden.

Mehr zur rechtlichen Grundlage in E-Rechnung Wachstumschancengesetz.

In welcher Form?

Hier liegt der häufigste Irrtum. Die Rechnung muss im Originalformat aufbewahrt werden. Bei einer E-Rechnung heißt das:

XRechnung: das XML.
ZUGFeRD: das vollständige PDF/A-3 mit eingebetteter XML.

Ein Ausdruck reicht nicht. Auch eine PDF-Konvertierung des XML reicht nicht. Wer das XML wegwirft, hat keine konforme Aufbewahrung.

Was sagt die GoBD?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verlangen:

Vollständigkeit: Jede Rechnung muss vorhanden sein.
Richtigkeit: Daten dürfen nicht verändert worden sein.
Zeitgerechtigkeit: Aufnahme zeitnah zum Geschäftsvorfall.
Ordnung: Auffindbarkeit über Suchkriterien.
Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen müssen nachvollziehbar sein.
Nachvollziehbarkeit: Jeder Verarbeitungsschritt dokumentiert.

Wer diese sechs Punkte einhält, ist GoBD-konform. Mehr zum Aspekt Unveränderbarkeit in E-Rechnung Unveränderbarkeit.

Wo dürfen E-Rechnungen gespeichert werden?

Drei Optionen:

1. Eigenes IT-System

In ERP- oder Buchhaltungssoftware mit dokumentierter Archivfunktion. Voraussetzung: Schreibschutz, Versionierung und Audit-Trail.

2. Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Spezialsysteme wie d.velop, ELO oder DocuWare. Bieten oft GoBD-Zertifikate, Volltextsuche und Workflow-Funktionen.

3. Cloud-Archiv

Anbieter wie sevDesk, Lexware Office oder Buchhaltungsbutler bieten integrierte Archivierung. Wichtig: Server in der EU, Verschlüsselung, Backup-Strategie.

Mehr Vergleich in E-Rechnung Cloud Lösungen.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung?

Der Prüfer hat das Recht auf:

Z1: unmittelbarer Lesezugriff auf das System.
Z2: Auswertung über Filter und Berichte.
Z3: Datenträgerüberlassung (häufigster Fall).

Bei E-Rechnungen heißt das konkret: Der Prüfer will die XML-Datei, nicht den Ausdruck. Idealerweise mit allen Metadaten (Empfangsdatum, Verarbeitungsweg, Freigabehistorie).

Mehr in E-Rechnung Betriebsprüfung.

Häufige Fehler

Fehler 1: Postfach als Archiv

Eine E-Rechnung im Mail-Postfach zu lassen ist keine GoBD-konforme Aufbewahrung. Mails können gelöscht, verschoben oder verändert werden. Der Mailserver erfüllt die Anforderungen an Unveränderbarkeit nicht.

Fehler 2: Nur Ausdruck archivieren

Ein Ausdruck ist eine Sekundärdarstellung. Das Original ist die XML. Wer nur ausdruckt, verstößt gegen die Originalitätspflicht.

Fehler 3: PDF aus ZUGFeRD-XML extrahieren

Manche speichern nur das PDF und werfen das XML weg. Das ist falsch – das XML ist Teil der Rechnung. Mehr Hintergrund in ZUGFeRD und Factur-X.

Fehler 4: Rechnungen umbenannt speichern

Wer Dateien umbenennt, beschädigt unter Umständen die maschinelle Auffindbarkeit. Besser ist eine eindeutige interne Index-ID, die getrennt geführt wird.

Fehler 5: Backup-Strategie fehlt

Ein Archiv ohne Backup ist riskant. Mindestens ein zweiter, getrennter Speicherort ist Pflicht.

Was ist mit eingehenden E-Rechnungen?

Auch sie unterliegen der achtjährigen Aufbewahrungspflicht. Wenn ein Lieferant eine XRechnung schickt, müssen Sie das XML aufbewahren – auch dann, wenn Sie die Rechnung schon als PDF-Visualisierung in Ihrer Buchhaltung haben.

Praktischer Workflow: Eingehende Mail wird automatisch im DMS abgelegt, das XML separat gespeichert, eine PDF-Visualisierung für Anwender erzeugt. Alle drei Bestandteile bleiben auffindbar.

Mehr in Eingangsrechnungen verarbeiten.

Steuerliche und handelsrechtliche Fristen

Vorsicht: Die Frist von acht Jahren gilt für steuerlich relevante Unterlagen. Andere handelsrechtliche Belege (Gesellschaftsverträge, Eröffnungsbilanzen) müssen länger aufbewahrt werden – häufig zehn Jahre. Bei langfristigen Verträgen können sich Aufbewahrungspflichten aus dem Vertragsverhältnis ergeben.

Was, wenn ein Anbieter die Geschäftsbeziehung beendet?

Häufige Sorge: „Was passiert, wenn meine Cloud-Software nicht mehr existiert?" Drei Empfehlungen:

Im Vertrag klare Regelung zur Datenexportierbarkeit sichern.
Mindestens jährlich Backups exportieren – im Originalformat.
Bei Anbieterwechsel Migration begleiten und dokumentieren.

Mehr in E-Rechnung Sicherheit.

Praxis-Tipp: Verfahrensdokumentation

Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Sie E-Rechnungen empfangen, prüfen, archivieren und löschen. Ohne sie kann ein Prüfer formelle Mängel feststellen, auch wenn alle Daten vorhanden sind.

Mindestinhalte:

Aufbau des Archivsystems
Eingangs- und Ausgangsprozess
Verantwortliche Personen
Backup- und Lösch-Konzept
Sicherheits- und Berechtigungskonzept

Eine Vorlage finden Sie in vielen Steuerberater-Portalen sowie bei der DATEV.