Übergangsregelungen E-Rechnung: Was gilt bis wann?

Die E-Rechnungspflicht gilt seit Anfang 2025 – aber nicht für alle Schritte gleich. Der Gesetzgeber hat bewusst Übergangsregelungen geschaffen, damit Unternehmen Zeit für die Umstellung haben. Wer diese Regelungen kennt, kann den eigenen Zeitplan realistisch planen.

Welche Pflicht gilt schon jetzt?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Diese Pflicht gilt ohne Übergangsfrist – auch für Kleinunternehmer und Freiberufler.

Ein E-Mail-Postfach mit Möglichkeit zur Verarbeitung reicht aus. Mehr in E-Rechnung empfangen.

Welche Übergangsregelungen gibt es beim Versand?

Hier liegt der Kern der Erleichterungen. Es gibt zwei Stufen:

Bis 31. Dezember 2026

Jedes Unternehmen darf weiterhin Papierrechnungen oder PDFs versenden, wenn:

Der Empfänger zustimmt.
Die Rechnung sonst korrekt ist (Pflichtangaben, Aufbewahrung).

Die Zustimmung kann formlos sein – schriftlich, per E-Mail, im Vertrag oder durch konkludentes Handeln (zahlt ohne Widerspruch). Mehr in Einwilligung Empfänger.

Bis 31. Dezember 2027

Für kleinere Unternehmen verlängert sich die Frist um ein Jahr. Bedingung: Vorjahresumsatz unter 800.000 €.

Das betrifft viele Handwerker, Freiberufler, Solo-Selbstständige und kleinere Mittelstandsunternehmen.

Was ist mit EDI?

EDI-Verfahren wie EDIFACT sind weiterhin erlaubt – auch über 2028 hinaus. Voraussetzung: Beide Parteien stimmen dem Verfahren zu, und es lassen sich die Pflichtinhalte einer E-Rechnung daraus ableiten. EDI bleibt damit für etablierte Lieferketten ein gültiger Weg.

Übersicht: Was darf ich wann verschicken?

Format	2025	2026	2027	ab 2028
XRechnung / ZUGFeRD EN16931	ja	ja	ja	ja
Papier	mit Zustimmung	mit Zustimmung	mit Zustimmung*	nur Ausnahmen
PDF	mit Zustimmung	mit Zustimmung	mit Zustimmung*	nur Ausnahmen
EDI	ja	ja	ja	ja

*nur bei Vorjahresumsatz unter 800.000 €

Ausnahmen außerhalb der Übergangsregelung

Auch nach 2028 dürfen Sie weiter Papier oder PDF nutzen bei:

Kleinbetragsrechnungen unter 250 €.
Fahrkarten und Quittungen aus Automaten.
Rechnungen an Privatkunden (B2C).
Steuerfreien Leistungen, soweit ausgenommen.

Mehr in Ausnahmen.

Was ändert sich beim Empfang?

Beim Empfang gibt es keine Übergangsregelungen. Wer am 2. Januar 2025 eine E-Rechnung bekommt, muss sie verarbeiten können. Wer das nicht kann, läuft Gefahr:

Vorsteuerabzug zu verlieren.
In Verzug zu geraten.
Vom Kunden vertraglich abgemahnt zu werden.

Strategie für die Übergangszeit

Variante A: Sofortige Komplettumstellung

Sinnvoll für Unternehmen mit moderner Software. Spart langfristig den hybriden Aufwand. Mehr in Umstellung Tipps.

Variante B: Schrittweise

Erst Großkunden umstellen, dann Mittelstand, zuletzt Privatkunden. Praktikabel für Handwerk und Dienstleister.

Variante C: Späte Umstellung

Bei sehr kleinem Volumen vertretbar – aber nur, wenn der Empfang bereits geklärt ist. Mehr in Kleinunternehmer.

Was, wenn der Empfänger PDF will?

Solange die Übergangsregel gilt: Sie dürfen ihm liefern, was er möchte – inklusive Papier oder PDF. Nach 2028 ist das nicht mehr zulässig im B2B. Dann müssen Sie eine echte E-Rechnung schicken, auch wenn der Kunde das eigentlich nicht möchte.

Was, wenn ich PDF empfange, obwohl der Lieferant pflichtig ist?

Bis 2028 ist das problemlos – die Übergangsregelung gilt für ihn. Achten Sie nur darauf, dass die Pflichtangaben vollständig sind. Mehr in Vorsteuerabzug.

Häufige Missverständnisse

„Ab 2025 ist alles Pflicht." Falsch. Ab 2025 nur Empfang. Versand wird stufenweise pflichtig.
„Ab 2025 ist PDF verboten." Falsch. PDF bleibt mit Zustimmung bis Ende 2026 (kleinere Unternehmen bis Ende 2027) zulässig.
„EDI fällt weg." Falsch. EDI bleibt zulässig.
„Kleinunternehmer sind ausgenommen." Falsch. Empfang ist Pflicht, Versand ab 2028 auch.