E-Rechnungspflicht in den Bundesländern: Alle Regelungen im Überblick

In Deutschland gibt es nicht eine, sondern siebzehn E-Rechnungs-Regelungen: eine vom Bund, sechzehn von den Ländern. Jedes Land hat eigene Gesetze, eigene Fristen, eigene Plattformen. Für Lieferanten, die in mehreren Bundesländern aktiv sind, ist das mühsam – aber wer den Überblick behält, vermeidet Ärger.

Dieser Beitrag bringt die Regelungen aller 16 Bundesländer auf einen Stand und nennt jeweils die wichtigsten Praxispunkte.

Grundprinzip: EU-Richtlinie als Basis

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtete alle Mitgliedstaaten, dass öffentliche Auftraggeber E-Rechnungen empfangen können müssen. Deutschland hat das auf Bundes- und Länderebene unterschiedlich umgesetzt.

Auf Bundesebene ist die Regelung klar: ZRE bzw. OZG-RE als Plattform, XRechnung als Pflichtformat, Leitweg-ID als Adresse.

Die Länder haben Spielraum genutzt – mal strenger, mal lockerer.

Die Länder im Vergleich

Der folgende Stand bezieht sich auf 2025/2026. Änderungen sind jederzeit möglich; im Zweifel auf die offiziellen Landesseiten schauen.

Baden-Württemberg

Eigene Plattform.
Pflicht für alle Aufträge an das Land seit 2022.
XRechnung als Pflichtformat, ZUGFeRD wird teilweise akzeptiert.
Kommunen entscheiden eigenständig.

Bayern

Eigene Plattform.
Pflicht eher restriktiv: gilt nur für Aufträge oberhalb bestimmter Schwellen.
XRechnung Standard.
Kommunen sehr unterschiedlich.

Berlin

Über OZG-RE.
Pflicht für alle Behörden des Landes.
XRechnung-Pflicht.
Bezirksämter ebenfalls über OZG-RE.

Brandenburg

Über OZG-RE.
Pflicht für Landesbehörden, Kommunen schrittweise.
XRechnung.

Bremen

Eigene Plattform.
Pflicht für alle Aufträge an Stadt und Land Bremen.
XRechnung verpflichtend.

Hamburg

Eigene Plattform.
Pflicht seit 2020 für alle Behörden.
XRechnung Standard, ZUGFeRD wird akzeptiert.

Hessen

Eigene Plattform.
Pflicht für Landesbehörden seit 2020, Kommunen seit 2024.
XRechnung primär.

Mecklenburg-Vorpommern

Über OZG-RE.
Pflicht für Landesbehörden.
XRechnung.

Niedersachsen

Eigene Plattform.
Pflicht für alle Aufträge ab Schwellenwerten.
XRechnung Standard.

Nordrhein-Westfalen

Eigene Plattform (meinNRW).
Pflicht für Landesbehörden seit 2020, viele Kommunen angeschlossen.
XRechnung primär.

Rheinland-Pfalz

Über OZG-RE.
Pflicht für Landesbehörden seit 2024.
XRechnung.

Saarland

Über OZG-RE.
Pflicht für Landesbehörden.
XRechnung.

Sachsen

Eigene Plattform.
Pflicht für Landesbehörden.
XRechnung.

Sachsen-Anhalt

Eigene Plattform.
Pflicht für Landesbehörden.
XRechnung Standard.

Schleswig-Holstein

Über OZG-RE.
Pflicht für Landesbehörden.
XRechnung.

Thüringen

Eigene Plattform.
Pflicht für Landesbehörden.
XRechnung.

Pflicht für Eingang vs. Pflicht zur Stellung

Wichtig: Die Länderregelungen betreffen meist die Pflicht der Behörden, E-Rechnungen zu empfangen. Ob Lieferanten stellen müssen, hängt von der Auftragsart und dem Auftragswert ab. Faustregel:

Aufträge des Bundes: faktisch immer XRechnung verpflichtet.
Landesaufträge: meist ab gewissen Schwellen oder bei Direktauftrag verpflichtet.
Kommunen: sehr unterschiedlich. Im Zweifel beim Auftraggeber nachfragen.

Plus: Seit 2025 gilt für B2B in Deutschland ohnehin die allgemeine E-Rechnungs-Pflicht mit Übergangsfristen. Die Landesregelungen sind in vielen Fällen damit überholt – aber die Plattformen bleiben.

Plattformen mit OZG-RE

Die OZG-RE ist die zentrale Plattform für mittelbare Bundesverwaltung und mehrere Länder. Wer dort einreicht, profitiert von einheitlicher Bedienung. Anschlüsse:

Berlin
Brandenburg
Mecklenburg-Vorpommern
Rheinland-Pfalz
Saarland
Schleswig-Holstein
Bundeswehr und mittelbare Bundesverwaltung

Schwellenwerte

Mehrere Länder haben Schwellenwerte definiert, unter denen die Pflicht entfällt – häufig 1.000 € netto. Das wird zunehmend abgeschafft. Wer pragmatisch arbeitet, ignoriert die Schwelle und stellt jede B2G-Rechnung als XRechnung – das spart Diskussion.

Auftragsarten ohne Pflicht

Auch nach Landesrecht ausgenommen sind häufig:

Geheime Aufträge (Verteidigung, Sicherheit).
Direktkäufe an der Ladenkasse.
Reisekostenabrechnungen von Bediensteten.

Sonderfälle in E-Rechnungspflicht-Ausnahmen.

Kommunale Vielfalt

Innerhalb der Länder können einzelne Kommunen abweichen: eigene Plattform statt Landesplattform, abweichende Formate, eigene Leitweg-ID-Vergabestelle. Großstädte wie München, Köln, Stuttgart pflegen oft eigene Konzepte. Vor dem ersten Auftrag immer beim Auftraggeber nachfragen, welche Leitweg-ID, welches Portal und welches Format gilt.

Praxis-Empfehlungen für Lieferanten

Standardisieren Sie Ihre Rechnungserzeugung auf XRechnung 3.x.
Pflegen Sie eine Leitweg-ID-Liste je Auftraggeber im CRM.
Versuchen Sie, möglichst viele Einreichungen über Peppol zu konsolidieren.
Validieren Sie vor jedem Versand.
Speichern Sie alle Quittungen.