E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber: So erfüllen Sie die Pflicht
Lieferanten der öffentlichen Hand müssen E-Rechnungen im XRechnung-Format einreichen. Alles Wichtige zu Pflicht, Portalen und Einreichung.
Wer an Behörden, Ministerien oder Kommunen liefert, kennt das Spiel: PDF an die zuständige Stelle, Wartezeit, Nachfrage, irgendwann Bezahlung. Seit November 2020 ist dieses Spiel für Bundesbehörden zu Ende. Rechnungen müssen elektronisch übermittelt werden, und zwar in einem festgelegten Format. Bei den meisten Bundesländern gilt inzwischen Vergleichbares.
Dieser Artikel zeigt, wie die E-Rechnung an die öffentliche Hand funktioniert – von der Pflicht über die Plattformen bis zum praktischen Versand.
Wer ist betroffen?
Die Pflicht zur elektronischen Rechnung im öffentlichen Sektor ergibt sich aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der nationalen E-Rechnungsverordnung (ERechV). Sie betrifft jeden Lieferanten, der eine Leistung an einen öffentlichen Auftraggeber erbringt, sofern der Auftragswert über 1.000 Euro netto liegt.
| Empfänger | Pflicht seit | Format |
|---|---|---|
| Bundesbehörden | 27.11.2020 | XRechnung |
| Bundesländer (überwiegend) | 2022–2024 | XRechnung |
| Kommunen | je nach Land unterschiedlich | XRechnung |
| Verfassungsorgane (Bundestag, BVerfG) | seit 2020 | XRechnung |
Ausnahmen gibt es für Direktaufträge bis 1.000 Euro und für sicherheitsrelevante Beschaffungen. Im Zweifel lohnt der Blick in die Bestellung: Steht dort eine Leitweg-ID, ist eine elektronische Rechnung Pflicht.
Welches Format ist erlaubt?
Im Behördenverkehr ist XRechnung der Standard. Es handelt sich um eine reine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931, angereichert um deutsche Besonderheiten (CIUS).
Theoretisch lässt der Bund auch ZUGFeRD ab Profil EN 16931 zu, sofern der eingebettete XML-Teil den XRechnung-Vorgaben entspricht. In der Praxis verlangen viele Stellen aber explizit XRechnung. Wer auf Nummer sicher gehen will, liefert eine reine XML.
Mehr zu den Formatunterschieden lesen Sie im Beitrag XRechnung vs. ZUGFeRD.
Die Leitweg-ID: ohne sie geht nichts
Die Leitweg-ID ist die Adresse des Empfängers im Behörden-Routing. Sie sieht aus wie 991-12345-67 und besteht aus drei Teilen: Grobadressierung (Bund/Land), Feinadressierung und Prüfziffer.
Wo bekommen Sie die ID?
- aus der Bestellung oder dem Rahmenvertrag
- aus der Auftragsbestätigung
- per Rückfrage beim Auftraggeber
Die ID wird im XML-Feld BT-10 eingetragen. Fehlt sie oder ist sie falsch, wird die Rechnung beim Eingang abgelehnt – noch bevor ein Mensch sie sieht.
Die zentralen Einreichungsplattformen
Bund und Länder betreiben Portale, über die Rechnungen eingehen. Die wichtigsten:
Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE)
Für alle unmittelbaren Bundesbehörden. Erreichbar unter xrechnung.bund.de. Übermittlung per Web-Upload, E-Mail, De-Mail oder Peppol.
OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) Für mittelbare Bundesverwaltung und Bundesländer, die sie nutzen. Funktional ähnlich zur ZRE, aber separater Zugang.
Landesportale Bayern, Baden-Württemberg, Hessen und andere Länder betreiben eigene Portale. Eine Übersicht finden Sie im Artikel Behördenportale für E-Rechnungen.
Peppol Über das Peppol-Netzwerk erreichen Sie Bund, Länder und viele Kommunen mit einer einzigen Anbindung. Für regelmäßige Lieferanten der öffentlichen Hand der bequemste Weg.
Übermittlungswege im Detail
Welcher Weg passt zu Ihrem Volumen?
- Web-Upload: einzelne Rechnungen über das Browser-Formular der Plattform. Geeignet bei wenigen Rechnungen pro Monat.
- E-Mail: XRechnung als Anhang an die portalspezifische Adresse. Maximal 15 MB pro Mail.
- De-Mail: rechtssicher, aber im Alltag kaum genutzt.
- Peppol: automatisierter Versand aus dem ERP. Einmal angebunden, läuft es ohne weiteres Zutun.
- Schnittstelle (REST/SOAP): für ERP-Systeme mit eigener Anbindung an ZRE oder OZG-RE.
Wer regelmäßig viele Rechnungen verschickt, kommt an Peppol oder einer ERP-Schnittstelle nicht vorbei. Manuelles Hochladen skaliert nicht.
Praktischer Ablauf einer Einreichung
So sieht der Versand einer XRechnung an eine Bundesbehörde Schritt für Schritt aus:
- Rechnung im ERP oder im E-Rechnungs-Generator erstellen.
- Leitweg-ID, Bestellnummer und ggf. Lieferantennummer eintragen.
- XML-Datei lokal speichern.
- Mit dem E-Rechnungs-Validator prüfen, ob die Datei den XRechnung-Regeln entspricht.
- Über das passende Portal hochladen oder per E-Mail an die portalspezifische Adresse schicken.
- Eingangsbestätigung speichern – sie ist Ihr Nachweis für den Zugang.
Die Eingangsbestätigung ist juristisch wichtig. Ohne sie können Sie im Streitfall nicht belegen, dass die Rechnung angekommen ist.
Häufige Fehler bei der Einreichung
Folgende Stolperfallen sehen wir in der Praxis immer wieder:
- Falsche Leitweg-ID: Tippfehler oder veraltete ID aus alten Bestellungen.
- Fehlende Bestellnummer (BT-13): viele Behörden lehnen Rechnungen ohne Referenz auf die Bestellung ab.
- Anhänge im falschen Format: erlaubt sind nur PDF, PNG, JPG, CSV, XLSX und einige weitere. JPEGs unter 100 KB sind unverdächtig, eingebettete Word-Dokumente nicht.
- Falsche Bankdaten: insbesondere bei mehreren IBANs sollten Sie genau prüfen, welche im XML steht.
- Steuerkategorie unpassend: bei steuerfreien Leistungen muss BT-120 korrekt ausgefüllt sein.
Die meisten Ablehnungen passieren wegen Kleinigkeiten. Eine Validierung vor dem Versand spart erfahrungsgemäß die Hälfte der Rückläufer.
Was tun bei einer Ablehnung?
Wird die Rechnung abgelehnt, erhalten Sie eine Statusmeldung mit Fehlercode. Diese sollten Sie ernst nehmen: Eine abgelehnte Rechnung gilt als nicht zugegangen, die Zahlungsfrist läuft also nicht. Korrigieren Sie die Datei, validieren Sie erneut und reichen Sie sie als neue Rechnung mit eigener Rechnungsnummer ein. Mehr dazu im Beitrag Stornorechnungen und Korrekturen.
Häufige Fragen
Brauche ich für jede Behörde eine eigene Anbindung?
Nein. Mit Peppol oder über ZRE/OZG-RE erreichen Sie die meisten Stellen. Nur einzelne Bundesländer mit eigenen Portalen erfordern separate Zugänge.
Reicht eine PDF-Rechnung mit eingebettetem XML?
Im Behördenkontext fast nie. Bund und Länder verlangen in der Regel reine XRechnung-XML. ZUGFeRD wird zwar grundsätzlich akzeptiert, aber nur in bestimmten Profilen und nicht von allen Stellen.
Was kostet die Nutzung der Portale?
Die ZRE und die OZG-RE sind für Lieferanten kostenfrei. Auch Peppol-Access-Points bieten teilweise kostenlose Einstiegstarife. Kosten entstehen meist erst bei großen Volumina oder über die ERP-Anbindung.
Was passiert, wenn ich weiterhin PDF-Rechnungen schicke?
Die Behörde wird die Rechnung zurückweisen. Sie haben keinen Zahlungsanspruch, bevor eine formgerechte Rechnung vorliegt. Bei Wiederholungstätern droht der Verlust des Auftrags.
Gilt die Pflicht auch für Direktaufträge unter 1.000 Euro?
Nein, hier gilt die Bagatellgrenze. Allerdings akzeptieren viele Behörden auch unterhalb dieser Grenze nur noch elektronische Rechnungen.