E-Rechnung im Gesundheitswesen: Krankenhäuser, Praxen und Lieferanten

Krankenhaus, Arztpraxis, Pflegedienst, Apotheke, Medizintechnik-Lieferant – alle bewegen sich im selben Sektor, haben aber sehr unterschiedliche Rechnungsprozesse. Manche Leistungen sind umsatzsteuerfrei, andere voll steuerpflichtig. Manche Empfänger sind Behörden, andere Privatpersonen. Die E-Rechnung trifft im Gesundheitswesen damit auf eine besonders heterogene Landschaft.

Dieser Beitrag zeigt, was Akteure im Gesundheitsbereich zur E-Rechnungs-Pflicht wissen sollten und wie typische Konstellationen zu behandeln sind.

Wer muss überhaupt was?

Die E-Rechnungs-Pflicht gilt im B2B-Geschäft im Inland. Im Gesundheitswesen heißt das:

Heilbehandlung: USt-Befreiung

Heilberufliche Leistungen sind nach § 4 Nr. 14 UStG steuerfrei. Das gilt für ärztliche, zahnärztliche, physiotherapeutische, psychotherapeutische und vergleichbare Leistungen. In der E-Rechnung wird das über die Steuerkategorie E (Steuerbefreit) abgebildet, mit Begründungscode aus der VATEX-Liste, z. B. VATEX-EU-132-1C für medizinische Versorgung.

Mehr in Steuerfreie Leistungen.

Wichtig: Nicht alle Leistungen einer Praxis sind steuerfrei. IGeL, Schönheitsbehandlungen, Gutachten ohne Behandlungszweck sind oft steuerpflichtig. Die Trennung muss in der Rechnung sauber erfolgen.

Abrechnung mit Krankenkassen

Die Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen läuft nicht über XRechnung, sondern über die etablierten Verfahren der KV (Quartalsabrechnung über KV-SafeNet) bzw. nach § 302 SGB V mit eigenem Datentransferformat. Die E-Rechnungs-Pflicht greift hier nicht – Sozialversicherungsträger sind für diese Zwecke nicht „Auftraggeber" im Sinn der E-Rechnung.

Bei der PKV gilt die GOÄ-/GOZ-Abrechnung; auch hier sind die etablierten Formate weiter zulässig.

Privatliquidation an Patienten

Wahlleistungen, IGeL, PKV-Direktabrechnung an den Patienten: Das ist B2C. Eine PDF-Rechnung mit allen Pflichtangaben reicht. Wer es technisch sauber will, kann auch hier eine ZUGFeRD-Rechnung erzeugen – schadet nicht, ist aber nicht Pflicht.

Lieferanten der Krankenhäuser

Der größte Teil der E-Rechnungs-Praxis im Gesundheitswesen findet außerhalb der direkten Patientenversorgung statt. Wer Verbrauchsmaterial, Implantate, Medizintechnik, Arzneimittel oder Dienstleistungen an Kliniken liefert, fällt unter die normale B2B-Pflicht.

Universitätskliniken, Landeskrankenhäuser und Bundeswehrkrankenhäuser sind dabei meist über zentrale Portale erreichbar:

• Bund: ZRE / OZG-RE (Bundeswehrkrankenhäuser, Bundesinstitute).
• Land: Landesportale (z. B. Hessen, NRW). Mehr in Bundesländer-Übersicht.
• Privatkliniken: meist E-Mail-Eingang oder Peppol direkt zum Klinik-ERP.

Die Leitweg-ID ist bei öffentlichen Kliniken Pflicht.

Apotheken

Apotheken haben ein Doppelgeschäft: B2C (Verkauf an Endkunden) und B2B (Heimbelieferung, Klinikversorgung, Großhandelseinkauf).

• B2C-Kassenbon: keine E-Rechnungs-Pflicht.
• Heimbelieferung an Pflegeeinrichtungen: B2B, fällt unter die Pflicht.
• Einkauf vom pharmazeutischen Großhandel: B2B, der Großhändler stellt E-Rechnung.

Apothekensoftware sollte sowohl Empfang als auch Versand von E-Rechnungen beherrschen.

Pflegedienste

Pflegeleistungen sind teilweise USt-befreit nach § 4 Nr. 16 UStG. Die Abrechnung mit der Pflegekasse läuft – ähnlich wie bei der KV – über eigene Verfahren nach § 105 SGB XI. Die E-Rechnung trifft Pflegedienste vor allem bei Eigenanteilsabrechnungen an Selbstzahler (B2C, kein Zwang) und bei Dienstleistungen für andere Unternehmen (B2B, Pflicht).

Medizintechnik und Laborbedarf

Hersteller und Händler von Medizinprodukten sind im B2B unterwegs und damit voll von der Pflicht erfasst. Achten Sie auf:

• Korrekte Artikelinformation mit GTIN/EAN.
• Chargen- und Verfallsangaben in der Artikelbeschreibung oder als Anhang.
• Reverse-Charge nur, wenn tatsächlich anwendbar (selten).

Pharma und Großhandel

Im pharmazeutischen Bereich sind Datenmengen hoch. Hier wird oft Peppol oder EDI eingesetzt. ZUGFeRD und XRechnung sind als zusätzliche Standards etabliert. Mehr in Peppol.

Datenschutz: Patientenbezogene Daten

Sobald patientenbezogene Daten in einer Rechnung stehen (z. B. Name, Diagnose, Behandlungsverlauf), greifen DSGVO und ärztliche Schweigepflicht. Praktisch heißt das:

• Verschlüsselter Versand (S/MIME, TLS).
• Verschlüsselte Archivierung.
• Auftragsverarbeitungsvertrag mit allen IT-Dienstleistern.
• Kein Versand über offene E-Mail-Kanäle ohne Verschlüsselung.

Bei Lieferanten-Rechnungen ohne Patientenbezug gilt das Standard-DSGVO-Niveau. Mehr in Datenschutz.

Aufbewahrung

Steuerlich gilt die 10-Jahres-Frist. Patientendaten haben eigene Fristen aus dem Berufsrecht (z. B. 10 Jahre nach Behandlungsende, bei Röntgen und Strahlentherapie länger). Im Zweifel die längere Frist anwenden. Mehr in Aufbewahrungspflicht.

Besonderheiten bei Bundeswehr und Bundesinstituten

Aufträge des Bundeswehrkrankenhauses oder Robert-Koch-Instituts laufen wie alle Bundes-Aufträge über das ZRE-Portal. Lieferanten müssen XRechnung 3.x liefern, mit gültiger Leitweg-ID.

Häufige Fragen

Muss meine Arztpraxis Rechnungen an Patienten als E-Rechnung ausstellen?

Nein. Privatpatienten sind Verbraucher, B2C ist nicht E-Rechnungs-pflichtig. Eine sauber strukturierte PDF-Rechnung reicht.

Wir liefern an die Universitätsklinik – brauchen wir XRechnung?

Ja. Universitätskliniken sind in der Regel öffentliche Auftraggeber, je nach Bundesland teils mit eigenen Portalen.

Wie wird die USt-Befreiung von Heilbehandlung in der XRechnung angegeben?

Steuerkategorie E, Steuersatz 0, Begründungscode VATEX-EU-132-1C (medizinische Versorgung).

Reicht die Standardsoftware unserer Klinik?

Klinik-ERP-Systeme bieten zunehmend E-Rechnungs-Module. Vor Einführung gezielt nach XRechnung 3.x und Peppol-Anbindung fragen.

Wir machen GOÄ-Rechnungen – ist das XRechnung?

Nein. GOÄ ist die Gebührenordnung, kein technisches Format. Die Rechnung kann als PDF oder als ZUGFeRD ausgestellt werden, wobei B2C kein Zwang besteht.