E-Rechnung in der Baubranche: Besonderheiten und Anforderungen

Die Baubranche ist beim Thema Rechnung anders als jeder andere Wirtschaftszweig. Reverse-Charge nach § 13b, Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen, Sicherheitseinbehalte, VOB-Konditionen, Wechsel zwischen Bauherr (privat) und Generalunternehmer (B2B) – das alles muss in der E-Rechnung sauber abgebildet werden.

Dieser Beitrag richtet sich an Bauunternehmen, Handwerksbetriebe und Subunternehmer, die wissen wollen, wie sich die E-Rechnung in ihre bestehende Praxis einfügt.

Wer ist im Bau wann verpflichtet?

Die allgemeine E-Rechnungs-Pflicht gilt auch im Bau, aber mit den üblichen Übergangsfristen. Drei häufige Konstellationen:

Für Subunternehmer ist der Adressat der Generalunternehmer – also fast immer B2B mit Reverse-Charge.

§ 13b: Bauleistungen unter Bauunternehmen

Bei Bauleistungen zwischen Bauunternehmen geht die Steuerschuld nach § 13b UStG auf den Leistungsempfänger über. Die Rechnung darf dann keine Umsatzsteuer ausweisen, sondern enthält:

• den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers".
• als Steuerkategorie in der E-Rechnung: AE (VAT Reverse Charge).
• den Steuersatz 0.

Mehr zur technischen Umsetzung in Reverse-Charge in der E-Rechnung.

Wichtig: § 13b im Bau gilt nur, wenn der Empfänger selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt – nachweisbar über die Freistellungsbescheinigung „USt 1 TG". Liegt die nicht vor, wird normal mit USt abgerechnet.

Abschlags- und Schlussrechnung

Im Bau ist die Abschlagsrechnung Standard. Drei Phasen:

1. Abschlagsrechnungen während der Bauphase.
2. Schlussrechnung nach Abnahme.
3. Sicherheitseinbehalt / Bürgschaft bis zum Ende der Gewährleistung.

Jede Abschlagsrechnung ist eine vollwertige Rechnung mit allen Pflichtfeldern. In der E-Rechnung wird die Rechnungsart in BT-3 gesetzt – häufig 380 (Standardrechnung), manche Tools nutzen 326 (Teilrechnung). Die Schlussrechnung ist ebenfalls 380, listet aber alle bisherigen Abschläge auf und zieht sie ab.

Sicherheitseinbehalt

Bei VOB-Verträgen ist es üblich, dass der Auftraggeber 5 % als Sicherheit einbehält. In der E-Rechnung wird das als Abzug auf Dokumentenebene abgebildet (BG-20 Nachlass) mit einem klaren Begründungstext „Sicherheitseinbehalt 5 %". Alternative: Bürgschaft hinterlegen, dann normaler Rechnungsbetrag.

Stoff und Lohn getrennt ausweisen

Für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG bei privaten Bauherren ist der Lohnanteil getrennt auszuweisen. In der E-Rechnung gibt es dafür mehrere Wege:

• Eigene Position für Material, eigene für Lohn.
• Aufteilung in einer Position über die Artikelinformation.
• Ergänzende Angabe im Bemerkungsfeld.

Sauberster Weg: zwei Positionen mit eindeutigen Bezeichnungen.

Stundenlohnzettel und Aufmaß

Anhänge sind im ZUGFeRD-PDF und in XRechnung möglich. Im XML-Container über BG-24 Zusätzliche Belege. Das ist ideal für:

• Aufmaßprotokolle.
• Stundennachweise.
• Lieferscheine.
• Materialnachweise.

So bekommt der Auftraggeber alles in einem Paket und kann es revisionssicher archivieren.

VOB vs. BGB

Im VOB-Vertrag gelten besondere Regeln, etwa Prüfungs- und Zahlungsfristen. Diese Fristen gehören in das Zahlungsziel der Rechnung. Klassisch:

• VOB/B § 16: Schlussrechnung in 30 Tagen prüfbar, danach fällig.
• BGB-Werkvertrag: Fälligkeit mit Abnahme, soweit keine andere Vereinbarung.

Schreiben Sie das Fälligkeitsdatum konkret in das XML, nicht nur ins Bemerkungsfeld.

Reisekosten und Auslagen

Wer Anfahrt oder Spesen weitergibt, sollte sie als eigene Position anlegen. Pauschalen mit USt versehen, durchlaufende Posten ohne. Die Steuerkategorie der Position muss zur Leistung passen.

Rechnungen an die öffentliche Hand

Aufträge des Bundes laufen über das ZRE-Portal, oft via Peppol. Aufträge des Landes / der Kommunen über regionale Portale. Die Leitweg-ID ist Pflicht, sonst lehnt das Portal ab.

Mehr in Öffentliche Auftraggeber und Bundesländer-Übersicht.

Software-Empfehlungen für den Bau

Branchen-Software (z. B. AVA-Programme, Handwerker-Suites) hat den Vorteil, dass Aufmaße, Bauteile und Kalkulationen direkt in die Rechnung fließen. Achten Sie auf:

• Native ZUGFeRD/XRechnung-Erzeugung (kein PDF mit angeflanschtem XML aus Drittsoftware).
• Korrekte Behandlung der Steuerkategorie AE für § 13b.
• Sauberer Abzug von Abschlägen in der Schlussrechnung.
• Anhang-Funktion für Aufmaße und Nachweise.

Wer keine Branchen-Software einsetzt, kann mit einem Online-Tool auch im Bau gut arbeiten – nur die Aufmaß-Logik fehlt dann.

Häufige Fragen

Muss ich auch dem Privatbauherrn eine XRechnung schicken?

Nein. B2C ist nicht E-Rechnungs-pflichtig. Ein PDF mit allen Pflichtangaben reicht.

Wie weise ich § 13b in der XML aus?

Steuerkategorie AE, Steuersatz 0, Pflicht-Text „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" im Bemerkungsfeld der Steuerinfo.

Wie behandle ich Sicherheitseinbehalte?

Als Nachlass auf Dokumentenebene, mit Begründungstext „Sicherheitseinbehalt".

Können Aufmaße angehängt werden?

Ja, sowohl im ZUGFeRD-PDF als auch in der XRechnung über BG-24. Für PDFs gilt das eingebettete Konzept (Anhang ist Teil des PDF/A-3).

Wie unterscheide ich Abschlag und Teilrechnung?

Abschlagsrechnung = Vorschuss auf erbrachte Leistung, Teilrechnung = abgrenzbare Teilleistung mit eigener Abnahme. Steuerlich anders zu behandeln, im Zweifel mit Steuerberater klären.