E-Rechnung für Freiberufler: Pflichten, Formate und Tools
Freiberufler müssen unter bestimmten Bedingungen E-Rechnungen ausstellen. Alle Pflichten und die besten Tools für Freelancer im Überblick.
Freiberufler stehen mit der E-Rechnung in derselben Reihe wie alle anderen Unternehmer – nur dass sie meist allein damit hantieren. Was Sie als Designer, Berater, Programmierer, Übersetzer oder Therapeut konkret tun müssen, hängt von zwei Variablen ab: Wer sind Ihre Kunden, und sind Sie Kleinunternehmer?
Was zählt als Freiberufler?
Steuerlich sind Freiberufler die in § 18 EStG genannten Berufsgruppen – heilberufliche, beratende, künstlerische, wissenschaftliche, schriftstellerische, lehrende und ähnliche selbstständige Tätigkeiten. Aus Sicht der E-Rechnungspflicht gibt es keine Sonderrolle für Freiberufler. Sie sind ganz normale Unternehmer im Sinne des UStG.
Empfangspflicht – seit Anfang 2025
Der wichtigste Punkt zuerst: Auch als Freiberufler müssen Sie seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Egal, ob Solo-Selbstständig, Kleinunternehmer oder Honorarprofessor mit drei Aufträgen im Jahr.
Praktisch reicht dazu:
- ein E-Mail-Postfach
- ein kostenloser Viewer für XRechnungen
- ein normaler PDF-Reader für ZUGFeRD
- eine geordnete, revisionssichere Ablage
Details in E-Rechnung empfangen.
Versandpflicht – ab 2027 oder 2028
Wenn Sie regelversteuert sind, gilt:
| Vorjahresumsatz | E-Rechnungspflicht aktiv ab |
|---|---|
| > 800.000 € | 1. Januar 2027 |
| ≤ 800.000 € | 1. Januar 2028 |
Für die meisten Freiberufler ist also 2028 das relevante Datum.
Wenn Sie Kleinunternehmer sind, sind Sie von der Ausstellungspflicht befreit (§ 34a UStDV). Sie dürfen aber freiwillig E-Rechnungen schreiben, etwa weil ein größerer Kunde es so wünscht. Mehr in E-Rechnung Kleinunternehmer.
Sonderfall: Behörden als Auftraggeber
Wer als Freiberufler an Bundesbehörden, Landesverwaltungen oder kommunale Stellen mit OZG-Anbindung fakturiert, muss schon heute XRechnungen schicken – unabhängig vom eigenen Status. Die Leitweg-ID ist hier der entscheidende Faktor.
Welches Format wählen?
| Auftraggeber-Typ | Empfehlung |
|---|---|
| Behörde | XRechnung |
| Großunternehmen mit ERP | XRechnung oder ZUGFeRD EN 16931 |
| KMU | ZUGFeRD (PDF lesbar, XML strukturiert) |
| Privatkunden | weiterhin PDF/Papier |
Im Zweifel ist ZUGFeRD die freundlichste Wahl: Der Empfänger sieht ein normales PDF, die Buchhaltung greift auf das XML zu. Vergleich in XRechnung vs. ZUGFeRD.
Tools für Freelancer
Drei Stufen, je nach Volumen:
Solo-Setup (bis ca. 100 Rechnungen/Jahr)
- Generator für E-Rechnungen, kostenlos im Browser
- Validator für die Vorabprüfung
- E-Mail-Versand, Cloud-Ordner zur Ablage
Kosten: 0–50 € pro Jahr. Mehr in E-Rechnung ohne Buchhaltungssoftware.
Mittleres Setup (100–500 Rechnungen/Jahr)
Kleine Rechnungs-Apps wie sevDesk Solo, Lexware Office S, Buchhaltungsbutler für Freelancer. Kosten ab ca. 6 € pro Monat. Vorteil: Stammdatenpflege, OPOS-Liste, automatische DATEV-Schnittstelle.
Großes Setup (> 500 Rechnungen/Jahr oder mehrere Mandate)
Vollständige Buchhaltungs- oder ERP-Lösungen mit eigenem E-Rechnungsmodul, ggf. PEPPOL-Anbindung.
Honorarrechnungen sauber strukturieren
Typische Stolpersteine bei Freiberufler-Rechnungen:
- Leistungsbeschreibung zu pauschal. „Beratung im August" wird vom Empfänger oft beanstandet. Konkreter formulieren – Datum, Stunden, Thema.
- Steuerfreie Leistungen (z. B. Heilberufe, Bildung) korrekt mit Steuerkategorie „E" und Befreiungsgrund. Siehe Steuerfreie Leistungen.
- Reisekosten und Auslagen als separate Position oder Zuschlag, nicht als „Sonstiges" verschmiert.
- Stundenpaket statt Einzelstunden: Beides geht, aber konsistent.
Datenschutz und Mandantengeheimnis
Heilberufe, Anwälte, Psychotherapeuten und Steuerberater unterliegen besonderen Verschwiegenheitspflichten. Die E-Rechnung darf die Mandantenstruktur nicht offenlegen. Konkret heißt das:
- keine sensiblen Diagnosen oder Mandatsdetails in der Leistungsbeschreibung
- bei Versand über Plattformen (PEPPOL, ZRE) prüfen, welche Metadaten dort sichtbar sind
- Backups und Cloud-Anbieter unter DSGVO-Gesichtspunkten auswählen – siehe Datenschutz / DSGVO
Kleinbeträge unter 250 €
Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) haben reduzierte Pflichtangaben. Sie sind aber nicht generell von der E-Rechnungspflicht ausgenommen – die Übergangsregelungen sind Sonderfälle. Mehr in E-Rechnung Übergangsregelungen.
Häufige Fragen
Bin ich als Heilberufler von der E-Rechnung befreit?
Nein. Die Pflicht trifft Sie. Allerdings sind Ihre Leistungen oft umsatzsteuerfrei, was die Steuerfelder vereinfacht.
Was, wenn meine Kunden ausschließlich Privatkunden sind?
Dann betrifft Sie die Ausstellungspflicht im B2B nicht – Empfangspflicht gilt trotzdem.
Muss ich auf der Rechnung meine USt-IdNr. angeben?
Im B2B ja, weil BT-31 Pflicht ist. Bei Kleinunternehmerschaft reicht die Steuernummer.
Reicht ein PDF aus Word, wenn ich es als „E-Rechnung" verschicke?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes XML, kein PDF. Mehr in E-Rechnung vs. PDF.
Was kostet die Umstellung wirklich?
Bei Solo-Setup unter 50 € pro Jahr; bei Apps zwischen 80 und 200 € pro Jahr. Im Vergleich zur Zeitersparnis ein Bruchteil.