E-Rechnungspflicht im B2B: Was Unternehmen ab 2025 wissen müssen

Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die elektronische Rechnung im B2B-Verkehr verbindlich gemacht. Was im öffentlichen Sektor seit 2020 gilt, betrifft jetzt jedes Unternehmen: vom Bauunternehmer mit drei Mitarbeitern bis zum Konzern. Und obwohl die Pflicht seit Anfang 2025 in Kraft ist, herrscht in vielen Buchhaltungen Unsicherheit darüber, was im B2B-Bereich konkret zu tun ist.

Dieser Artikel ordnet die Pflicht für den B2B-Verkehr ein, klärt die Unterschiede zur Behördenkommunikation und zeigt, worauf Sender und Empfänger achten müssen.

Was bedeutet B2B im Sinne der E-Rechnungspflicht?

B2B steht für Business-to-Business – also Geschäfte zwischen zwei Unternehmen. Die E-Rechnungspflicht greift, wenn drei Bedingungen zusammenkommen:

Sender und Empfänger sind in Deutschland ansässige Unternehmen.
Die Leistung ist in Deutschland steuerbar und steuerpflichtig.
Die Rechnung fällt nicht unter eine Ausnahme (Kleinbetrag, Fahrausweis, bestimmte steuerfreie Umsätze).

Sobald eine Privatperson, ein ausländisches Unternehmen oder ein steuerfreier Auslandsumsatz beteiligt ist, gilt die Pflicht nicht. Mehr Sonderfälle finden Sie in E-Rechnungspflicht: Ausnahmen und E-Rechnung im Ausland.

Der Unterschied zur Behördenrechnung

Die Pflicht zur E-Rechnung gegenüber Bundesbehörden besteht schon seit November 2020. Das ist ein anderes Thema als die B2B-Pflicht – auch wenn das Format dasselbe sein kann. Der wichtigste Unterschied:

Merkmal	Behörde (B2G)	B2B
Pflichtformat	XRechnung	XRechnung oder ZUGFeRD ≥ EN 16931
Übermittlungsweg	ZRE / OZG-RE / PEPPOL	frei wählbar
Leitweg-ID	zwingend	nicht erforderlich
Käufer-E-Mail Pflicht	ja	nein

Wer also schon E-Rechnungen an Behörden schickt, hat einen Vorsprung. Im B2B-Bereich ist die Wahl jedoch freier – das macht es einfacher und gleichzeitig unübersichtlicher.

Übergangsregeln im B2B – Stand 2025

Die Politik hat eine sehr großzügige Staffelung beschlossen, damit der Mittelstand Zeit hat:

Bis 31.12.2026: Mit Zustimmung des Empfängers darf weiterhin per Papier oder PDF abgerechnet werden.
Bis 31.12.2027: Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 € dürfen weiterhin in „sonstigen Formaten" abrechnen, sofern der Empfänger zustimmt.
Ab 01.01.2028: Im B2B-Verkehr ist nur noch eine strukturierte E-Rechnung zulässig. Punkt.

Wichtig: Die Übergangsregelungen erlauben nur dem Sender, weiter Papier zu verwenden. Der Empfänger muss seit 1. Januar 2025 trotzdem in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen.

Wer noch unsicher ist, welche Frist für ihn gilt, sollte den Beitrag Übergangsregelungen lesen.

Welche Formate sind im B2B zulässig?

Drei Optionen:

XRechnung – reine XML, perfekt für automatisierte Workflows. Details in XRechnung erklärt.
ZUGFeRD ab Profil EN 16931 – PDF mit eingebettetem XML, beliebt im Mittelstand. Details in ZUGFeRD erklärt.
EDI-Verfahren (z. B. EDIFACT INVOIC) – im Einvernehmen zwischen den Parteien zulässig, sofern die EN-16931-Daten extrahierbar sind. Verbreitet vor allem in Automotive und Handel.

Reine PDFs, Word-Dokumente, eingescannte Papierrechnungen oder Tabellen zählen nicht als E-Rechnung. Sie sind ab 2028 im B2B-Verkehr ausgeschlossen.

Pflichten des Senders

Wer eine E-Rechnung versendet, muss sicherstellen, dass:

die Datei dem Format EN 16931 entspricht,
alle Pflichtangaben nach § 14 UStG strukturiert vorhanden sind,
die Datei technisch unverändert beim Empfänger ankommt,
der gewählte Übermittlungsweg vom Empfänger akzeptiert wird.

Den letzten Punkt unterschätzen viele. Wer einfach eine XML-Datei in eine E-Mail packt und an [email protected] schickt, wird sich wundern, wenn nichts gebucht wird. Sprechen Sie mit dem Empfänger, an welche Adresse Rechnungen sollen.

Vor dem Versand: einmal validieren. Mit unserem kostenfreien Validator prüfen Sie eine Datei in unter einer Minute. Hintergrund: E-Rechnung validieren.

Pflichten des Empfängers

Auch wenn die Rechnung „nur" reinkommt, sind Sie nicht aus der Verantwortung:

Empfangskanal definieren. In der Regel eine E-Mail-Adresse, idealerweise dezidiert für Rechnungen.
Eingang dokumentieren. GoBD-konform, mit Zeitstempel.
XML auswerten. Aus dem strukturierten Datensatz müssen Sie die Werte ziehen können – manuell oder automatisch.
Originaldatei archivieren. Acht Jahre, im Originalformat, mit unveränderlichem Zustand. Mehr in E-Rechnung Archivierung.
Vorsteuer prüfen. Eine fehlerhafte Rechnung gefährdet den Vorsteuerabzug. Wenn das Format nicht stimmt, bitten Sie um eine Korrektur.

Die meisten Buchhaltungsprogramme können das inzwischen. Wer noch klassisch arbeitet, findet einen Einstieg in E-Rechnung empfangen.

Sonderfälle im B2B

Gutschriften

Auch eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn (also eine vom Leistungsempfänger ausgestellte Rechnung) muss als E-Rechnung erfolgen. Mehr dazu in E-Rechnung Gutschrift.

Abschlagsrechnungen

Bauhandwerker und Projektgeschäft kennen die Praxis der Abschlagsrechnung. Auch hier gilt die Pflicht. Tipps in Abschlagsrechnung.

Wiederkehrende Rechnungen

Mietverträge, Wartungsverträge: Ist eine erste E-Rechnung korrekt erstellt, reicht in vielen Fällen für Folgemonate ein Verweis auf die Ursprungsrechnung. Details in Wiederkehrende Rechnungen.

Reverse-Charge-Leistungen

Bei Reverse-Charge ist der Leistungsempfänger Steuerschuldner. Die Rechnung muss trotzdem als E-Rechnung ausgestellt werden, wenn beide Parteien in Deutschland sitzen.

Was tun, wenn der Lieferant noch nicht so weit ist?

Praktisch sehr häufig: Sie als Unternehmen können längst empfangen, aber Ihre Lieferanten verschicken weiter PDFs. Bis Ende 2026 dürfen Sie diese akzeptieren – sofern Sie zustimmen. Tipp: Nutzen Sie die Zeit, um Ihre Lieferanten schriftlich aufzufordern, künftig E-Rechnungen zu schicken. Das schafft Klarheit und Sie haben einen Nachweis, falls 2027/2028 Streit aufkommt.

Vorteile speziell im B2B

Auch wenn die Pflicht oft als Belastung empfunden wird – im B2B-Verkehr lohnt sich der Umstieg überdurchschnittlich:

Schnellere Zahlungseingänge. Strukturierte Rechnungen werden im Schnitt zwei bis sieben Tage schneller bezahlt.
Weniger Reklamationen. Da Tippfehler entfallen, gibt es weniger Streit über Beträge.
Höhere Skontonutzung. Wer früher im System ist, nutzt Skonto häufiger.
Bessere Liquiditätsplanung. Eingangsrechnungen sind sofort buchhalterisch sichtbar.
Vorbereitung auf ViDA. Ab 2030 ist mit der digitalen Meldepflicht zu rechnen – wer heute strukturiert fakturiert, ist vorbereitet.

Eine Kostenrechnung finden Sie in E-Rechnung: Kosten und Einsparungen.

Worauf jetzt achten?

Die wichtigsten Schritte für den B2B-Verkehr:

Eigenes Format festlegen. ZUGFeRD ist im Mittelstand pragmatisch, XRechnung ist die saubere XML-Lösung.
Empfangsadresse einrichten und an Lieferanten kommunizieren.
Buchhaltungssoftware updaten oder Online-Tool ergänzen.
Erste Testrechnungen mit dem Generator erzeugen und mit dem Validator prüfen.
Archivierungsprozess mit Steuerberater abstimmen.

Wer diese fünf Punkte erledigt hat, ist im B2B-Verkehr ab Tag eins handlungsfähig.