Wiederkehrende E-Rechnungen: Dauerrechnungen effizient verwalten

Mietzahlungen, Wartungspauschalen, SaaS-Abos, Hosting, Treuhandgebühren – jeden Monat dasselbe Spiel. Wer das manuell schreibt, verschenkt Zeit und produziert Tippfehler. Mit wiederkehrenden E-Rechnungen lässt sich der gesamte Vorgang automatisieren – inklusive korrektem Abrechnungszeitraum, Periodenangaben und Versand.

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Dauerrechnungen sauber aufsetzen, welche Felder im XML wichtig sind und wie Sie Stornos und Anpassungen handhaben.

Dauerrechnung oder wiederkehrende Rechnung?

Begriffe, die oft synonym genutzt werden, aber technisch unterscheidbar sind:

Im B2B-Kontext und unter der E-Rechnungs-Pflicht setzen sich wiederkehrende Rechnungen durch. Eine klassische Dauerrechnung („Sie zahlen monatlich 500 € auf das Konto X") ist als E-Rechnung weiterhin zulässig – muss aber genauso die Pflichtangaben enthalten.

Pflichtfelder für Periodenrechnungen

Bei jeder Rechnung mit Bezug auf einen Leistungszeitraum gehört der Zeitraum ins XML:

• BG-14 Abrechnungszeitraum auf Dokumentebene

  • BT-73 Beginn
  • BT-74 Ende

• Optional BG-26 Abrechnungszeitraum auf Positionsebene für gemischte Perioden in einer Rechnung

  • BT-134 Beginn
  • BT-135 Ende

Beispiel: Eine Wartungsrechnung für März 2027 enthält BT-73 = 2027-03-01 und BT-74 = 2027-03-31. Klingt banal, ist in der Praxis aber Pflicht – sonst weist der Empfänger die Rechnung zurück, weil er den Bezug nicht herstellen kann.

Verträge sauber referenzieren

Wer regelmäßig fakturiert, sollte auf den zugrunde liegenden Vertrag verweisen:

• BT-12 Vertragsreferenz: Vertragsnummer.
• BT-11 Projektreferenz: falls relevant.
• BT-13 Bestellnummer: falls je Periode eine Abrufbestellung existiert.

So kann die Buchhaltung des Empfängers automatisch zuordnen.

Tooling: Was die Software können sollte

Eine wiederkehrende E-Rechnungs-Funktion deckt mindestens das ab:

• Anlage eines „Auftrags" mit Empfänger, Positionen, Periodisierung.
• Automatische Periodenberechnung und Befüllung von BT-73/74.
• Variabler Zeitraum (monatlich am 1., quartalsweise am letzten Tag, jährlich zum Vertragsbeginn).
• Anpassbare Vorlauffrist (z. B. 5 Tage vor Periodenstart erzeugen).
• End-/Pausierungsdatum.
• Preisanpassung mit Stichtag (z. B. Indexanpassung zum Jahreswechsel).
• Versand entweder automatisch oder mit Freigabeschritt.

Mehr zu Pipelines in Automatisch generieren.

Beispiel: Hosting-Abo

Setup: Kunde X bekommt monatlich 99 € netto für Webhosting, jeweils zum 1. des Monats für den laufenden Monat.

Vorlage in der Software:

• Empfänger: Kunde X
• Position 1: „Webhosting-Paket M, Periode ", 99,00 €, 19 % USt
• Periodisierung: monatlich, Erzeugung am Letzten des Vormonats
• Versand: automatisch per E-Mail

Erzeugte Rechnung am 28. Februar 2027:

• BT-1: 2027-03-001
• BT-2: 2027-02-28
• BG-14: BT-73 2027-03-01, BT-74 2027-03-31
• BT-12: HST-2024-0042
• Summe: 99,00 € netto, 18,81 € USt, 117,81 € brutto

Mehr zur sauberen Rechnungsnummer.

Preisanpassungen

Verträge laufen oft Jahre. Preise ändern sich. Drei Standard-Strategien:

In jedem Fall: Anpassung vor der ersten neuen Rechnung, sonst wird auf Nachfrage des Kunden korrigiert.

Pausieren und Beenden

Eine ordentliche Software unterstützt:

• Pausieren: keine Rechnungen für definierten Zeitraum.
• Beenden: ab Stichtag keine neuen Rechnungen mehr.
• Entwurf aussetzen: erzeugte aber noch nicht versendete Rechnung wegwerfen.

Wichtig für die Beweisführung: Die History der Konfiguration sollte gespeichert werden. Wer am 1. März eine Rechnung erzeugt, die laut Vertrag nicht hätte erzeugt werden dürfen, muss zeigen können, was im System eingestellt war.

Stornos und Korrekturen

Für eine versehentlich versandte wiederkehrende Rechnung gilt nichts Spezielles – die normalen Storno-Regeln greifen. Mehr in Stornierung.

Wenn eine Periode falsch berechnet wurde:

1. Storno-Rechnung mit negativem Betrag, Verweis auf die ursprüngliche Rechnung über BT-3 Rechnungsart 381 und BG-3.
2. Neue korrekte Rechnung erstellen.
3. Beide Belege beim Empfänger ankündigen, sonst entstehen offene Posten.

Empfängerseite: Was passiert dort?

Eine wiederkehrende Rechnung kommt beim Empfänger im Idealfall in dieselbe Pipeline wie jede andere E-Rechnung. Wer im Zahlungsverkehr SEPA-Lastschrift nutzt, sollte:

• Mandatsreferenz in BG-19 angeben.
• Ankündigungsfrist (Pre-Notification) einhalten – meist 14 Tage vor Einzug, oft auf 5 Tage verkürzt mit AGB.

Mehr in Bankverbindung.

Rechtliche Grundlagen

Steuerlich ist eine wiederkehrende Rechnung wie jede andere zu behandeln:

• Volle Pflichtangaben nach § 14 UStG.
• Aufbewahrung 10 Jahre (Aufbewahrungspflicht).
• Keine Sammelrechnung am Jahresende statt monatlicher Belege – wenn die Leistung monatlich erbracht wird, ist der Beleg pro Monat zu erstellen.

Häufige Fragen

Brauche ich eine eigene Rechnungsnummer pro Periode?

Ja. Jede Rechnung ist einzeln, mit eigener fortlaufender Nummer. Auch wenn der Inhalt jeden Monat gleich ist.

Kann ich für ein Jahr im Voraus eine einzige Rechnung schreiben?

Ja, wenn die Leistung tatsächlich auf einmal abgerechnet wird (Vorauszahlung für ein Jahr). BT-73/BT-74 dann mit Jahres-Periode. Der Vorsteuerabzug auf Empfängerseite ist dann auch sofort möglich.

Wie weise ich Preisänderungen mitten im Jahr aus?

Zwei Möglichkeiten: separate Korrekturrechnung für die ab Stichtag geänderten Beträge, oder bei der nächsten regulären Rechnung eine Korrekturposition für Vergangenes plus normale Position. Variante 1 ist sauberer.

Was, wenn der Kunde kündigt?

Ende-Datum im Auftragsstamm setzen. Keine weiteren Rechnungen werden erzeugt. Eine eventuelle Schlussabrechnung machen Sie als einmalige reguläre Rechnung.

Eignet sich Lastschrift für wiederkehrende Rechnungen?

Ja, das ist der Klassiker. SEPA-Mandat einholen, Mandatsreferenz konstant halten, Pre-Notification beachten.