Abschlagsrechnung als E-Rechnung: So bilden Sie sie korrekt ab
Abschlagsrechnungen haben in der E-Rechnung spezielle Anforderungen. Wir erklären, wie Teilrechnungen und Abschläge korrekt im XML-Format abgebildet werden.
Abschlagsrechnungen sind in vielen Branchen Standard: Bau, Handwerk, IT-Projekte, Beratung. Sobald Sie auf E-Rechnung umstellen, kommt aber regelmäßig die Frage: „Wie bilde ich einen Abschlag eigentlich im XML ab?" Eine Antwort darauf gibt EN 16931 nicht direkt – die Norm kennt das Konzept nur indirekt. Trotzdem hat sich in der Praxis ein klarer Umgang etabliert.
Dieser Beitrag zeigt, wie Abschlags- und Schlussrechnungen sauber als XRechnung oder ZUGFeRD ausgestellt werden.
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung über eine bereits erbrachte Teilleistung, die noch nicht der Gesamtumfang ist. Sie ist eine vollwertige Rechnung im Sinn des § 14 UStG – mit allen Pflichtangaben, Umsatzsteuerausweis und Anspruch auf Vorsteuerabzug für den Empfänger.
Abgrenzung:
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Abschlagsrechnung | Vorschuss auf erbrachte Leistung im laufenden Projekt |
| Teilrechnung | Eigenständige, abgrenzbare Teilleistung mit eigener Abnahme |
| Anzahlung | Vorauszahlung vor Leistungserbringung |
| Schlussrechnung | Endabrechnung am Projektende |
Steuerlich sind alle vier zu behandeln. Im XML wird der Unterschied über die Bezeichnung und die Rechnungsart deutlich.
Welche Rechnungsart in BT-3?
Die wichtigsten Codes:
| Code | Bedeutung | Praxis |
|---|---|---|
380 | Handelsrechnung | Standard, auch für Abschläge üblich |
326 | Teilrechnung | für echte Teilrechnungen mit Abnahme |
389 | Selbstabrechnung | bei Gutschriftverfahren |
381 | Gutschrift / Storno | für Korrekturen |
Die meisten Buchhaltungssysteme nutzen 380 für Abschläge und ergänzen im Titel oder Bemerkungsfeld den Hinweis „Abschlagsrechnung Nr. X". Das ist akzeptiert und in der Praxis am unkompliziertesten.
Pflichtangaben in der Abschlagsrechnung
Wie bei jeder Pflichtfelder-Rechnung gilt:
- Vollständige Verkäufer- und Käuferdaten.
- Eindeutige Rechnungsnummer.
- Rechnungsdatum und Leistungszeitraum.
- USt-Ausweis (außer bei Reverse-Charge).
- Klarer Bezug zum Projekt: „1. Abschlag zum Projekt XY, Auftrag Nr. 2026-44".
Sinnvoll: die Bestellreferenz oder Vertragsnummer immer mitgeben.
Die Schlussrechnung als Königsdisziplin
Die Schlussrechnung muss die bereits geleisteten Abschläge explizit abziehen, sonst entsteht eine Doppelversteuerung. Aufbau:
- Bruttoabrechnung der gesamten Leistung.
- Auflistung aller Abschlagsrechnungen mit Datum, Nummer und Betrag.
- Abzug der Abschläge.
- Verbleibender Restbetrag mit USt.
Im XML bilden viele Tools die Abschläge über zusätzliche Positionen mit negativen Beträgen ab, andere über das Element BG-21 Zuschläge im negativen Sinne (also Nachlass auf Dokumentebene). Beides ist zulässig, solange die Steuerlogik aufgeht.
Praxisbeispiel
Projekt: Heizungsumbau, Gesamtwert 10.000 € netto + 19 % USt = 11.900 €.
| Schritt | Brutto | Anteil USt |
|---|---|---|
| 1. Abschlag (40 %) | 4.760 € | 760 € |
| 2. Abschlag (30 %) | 3.570 € | 570 € |
| Schlussrechnung Restbetrag (30 %) | 3.570 € | 570 € |
| Summe | 11.900 € | 1.900 € |
Die Schlussrechnung enthält:
- Position „Heizungsumbau gesamt": 10.000 € netto.
- USt 19 %: 1.900 €.
- Brutto: 11.900 €.
- Abzug Abschlag 1: −4.760 €.
- Abzug Abschlag 2: −3.570 €.
- Restzahlung: 3.570 €.
Die abgezogenen Abschläge sind mit Datum und Rechnungsnummer einzeln aufzuführen.
Anzahlung vs. Abschlag
Eine Anzahlung vor Leistungsbeginn löst die USt-Pflicht im Zeitpunkt der Vereinnahmung aus (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 a UStG). Die Anzahlungsrechnung sollte das ausweisen. In der Schlussrechnung wird die Anzahlung wie ein Abschlag abgezogen. Wichtig: Anzahlungsrechnungen verwenden in vielen ERPs die Rechnungsart 380, manche 386 (Anzahlungsrechnung) – das hängt vom System ab.
Stornorisiko bei Abschlägen
Ändert sich der Projektumfang, kann es passieren, dass eine Abschlagsrechnung zu hoch war. Lösungen:
- Stornieren der Abschlagsrechnung und neue Abschlagsrechnung über den korrekten Betrag (siehe Stornierung).
- Nicht stornieren, sondern in der Schlussrechnung verrechnen – das ist sauberer, wenn die Differenz klein ist.
Validierung
Validatoren prüfen, dass die Summe der Positionen + Steuern − Nachlässe = Endbetrag ergibt. Bei Abschlägen entsteht oft die Frage, wie der Abzug korrekt eingebettet wird. Empfehlung: erst im Tool generieren, dann im Validator prüfen.
Aufbewahrung und Reihenfolge
Abschlags- und Schlussrechnungen müssen zusammen aufbewahrt werden. Idealerweise im Projektordner mit allen Aufmaßen, Stundennachweisen und Korrespondenz. Mehr in Archivierung.
Wenn der Auftraggeber Behörde ist
Bei Behördenaufträgen gelten zusätzlich die Regeln zu Leitweg-ID und Plattform. Auch Abschlagsrechnungen müssen als XRechnung über das jeweilige Portal eingereicht werden. Mehr in Öffentliche Auftraggeber.
Häufige Fragen
Brauche ich für jede Abschlagsrechnung eine eigene Rechnungsnummer?
Ja. Jede Abschlagsrechnung ist eine eigene Rechnung im Sinne des § 14 UStG.
Muss die Schlussrechnung alle Abschläge auflisten?
Ja, mit Datum, Nummer und Betrag. Sonst ist die USt-Verrechnung intransparent.
Was, wenn der Kunde die Schlussrechnung anzweifelt?
Dann gelten die normalen Regeln zu Mahnung und Klärung. Vorteil bei E-Rechnung: alle Daten sind strukturiert nachvollziehbar.
Wie unterscheide ich Abschlagsrechnung und Teilrechnung im XML?
Über den Titel und – falls Sie es genau machen wollen – über die Rechnungsart 326 für Teilrechnungen.
Gibt es eine Pflicht, Abschläge zu stellen?
Nein. Abschläge sind eine vertragliche Vereinbarung, kein gesetzlicher Anspruch (Ausnahme: § 632a BGB beim Werkvertrag und VOB/B im Bau).