E-Rechnung Gutschrift: So stellen Sie eine elektronische Gutschrift aus
Auch Gutschriften können als E-Rechnung ausgestellt werden. Wir erklären die Besonderheiten von elektronischen Gutschriften und Stornorechnungen.
Eine Gutschrift ist nichts anderes als eine Rechnung mit umgekehrtem Vorzeichen – mal als echte Abrechnung des Leistungsempfängers, mal als Korrektur einer früheren Rechnung. Mit der E-Rechnungspflicht gelten für beide Fälle dieselben Formatregeln wie für eine normale Rechnung. Das wird in der Praxis oft unterschätzt, weil Gutschriften früher gerne nebenbei per PDF erledigt wurden.
In diesem Beitrag klären wir die zwei Bedeutungen des Wortes „Gutschrift", zeigen, welche Felder einer XRechnung oder ZUGFeRD-Datei dafür gesetzt werden müssen, und erklären, was bei Storno und Korrektur zu beachten ist.
Zwei Bedeutungen, zwei Logiken
Das deutsche Steuerrecht unterscheidet streng:
- Echte Gutschrift (Self-Billing) – Der Leistungsempfänger rechnet die Leistung im Namen des Leistenden ab. Klassisch in der Energiewirtschaft, bei Versicherungen oder im Affiliate-Geschäft. Geregelt in § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG.
- Kaufmännische Gutschrift / Korrektur – Der Rechnungsaussteller korrigiert eine eigene frühere Rechnung, häufig wegen Skonto, Rückgabe oder Mengenfehler. Diese ist im UStG keine „Gutschrift", sondern eine Rechnungskorrektur (Storno).
Beide Fälle sind als E-Rechnung möglich, brauchen aber unterschiedliche Codes in der XML.
Die richtige Rechnungsart wählen
Im Feld BT-3 Rechnungsart steht ein Code aus der UNTDID-Liste 1001. Für Gutschriften und Korrekturen sind vor allem diese relevant:
| Code | Bedeutung | Wann verwenden |
|---|---|---|
| 380 | Handelsrechnung | normale Rechnung |
| 381 | Gutschrift (Credit Note) | echte Gutschrift / Korrektur mit Minusbetrag |
| 384 | Rechnungskorrektur | komplette Korrektur einer Rechnung |
| 389 | Selbstfakturierte Rechnung | Self-Billing durch den Empfänger |
In der Praxis nutzt der deutsche Mittelstand fast immer 381 für Stornos und Korrekturen. 389 ist die saubere Wahl, wenn der Empfänger im Auftrag des Leistenden abrechnet.
Tipp: Wer eine XRechnung mit Code 381 erstellt, schreibt die Beträge in der Regel als positive Werte und der Empfänger interpretiert sie als Gutschrift. Negative Beträge sind syntaktisch erlaubt, aber viele Buchhaltungssysteme stolpern darüber. Im Zweifel positiv lassen und über den Code steuern.
Bezug zur Originalrechnung herstellen
Eine Gutschrift schwebt nicht im luftleeren Raum. Damit Empfänger und Finanzamt die Verbindung zur ursprünglichen Rechnung sehen, gibt es die Geschäftsgruppe BG-3 Referenz vorherige Rechnung mit:
Beide Felder sind technisch optional, praktisch aber Pflicht. Ohne diesen Bezug erkennt die Buchhaltung des Empfängers die Korrektur nicht und der Vorgang bleibt offen. Bei Behörden ist die Angabe häufig sogar in der Empfangsregel hinterlegt.
Pflichtfelder bleiben Pflicht
Eine Gutschrift ist eine Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Damit gelten alle Pflichtfelder einer XRechnung genauso:
- eigene, neue Rechnungsnummer (siehe Rechnungsnummer)
- Ausstellungsdatum
- vollständige Verkäufer- und Käuferdaten
- Steuerangaben mit korrekter Steuerkategorie
- Leitweg-ID bei Behörden (Leitweg-ID)
Die Nummer der Originalrechnung ersetzt nicht die eigene Nummer. Eine Gutschrift bekommt einen eigenen Eintrag in Ihrem Nummernkreis.
Self-Billing in der Praxis
Bei der echten Gutschrift (Code 389) liegen Aussteller und Empfänger über Kreuz:
- Verkäufer in der XML = der Leistende (also derjenige, der Geld bekommt).
- Käufer in der XML = der Aussteller der Gutschrift.
- Die Steuer-ID muss zur Verkäuferpartei passen, nicht zum Aussteller der Datei.
Das ist gewöhnungsbedürftig, weil das Verkäuferfeld nicht den eigenen Stempel zeigt. Ohne diese Logik ist die Gutschrift aber umsatzsteuerlich falsch und der Empfänger darf keinen Vorsteuerabzug ziehen.
Voraussetzung für Self-Billing ist außerdem eine Vereinbarung zwischen den Parteien. Sie sollte schriftlich vorliegen und sauber dokumentiert sein, weil die Betriebsprüfung gerne danach fragt (siehe Betriebsprüfung).
Storno: voller oder teilweiser Ausgleich?
Eine Stornorechnung kann zwei Ziele haben:
- Vollstorno – Die Originalrechnung war komplett falsch. Die Gutschrift bildet sie 1:1 mit umgekehrten Vorzeichen ab. Danach folgt in der Regel eine neue, korrekte Rechnung.
- Teilkorrektur – Es ist nur ein Posten falsch (Menge, Preis, Skonto). Die Gutschrift enthält nur diesen Posten.
Für beide Fälle gilt: Niemals einfach die Originalrechnung löschen und neu schicken. Das verstößt gegen die Unveränderbarkeit nach GoBD. Stattdessen sauberer Ablauf:
- Originalrechnung bleibt im Archiv.
- Stornorechnung mit Verweis auf BT-25/BT-26 ausstellen.
- Bei Bedarf neue Rechnung mit neuer Nummer ausstellen.
Validierung und Versand
Eine elektronische Gutschrift wird genauso validiert wie jede andere E-Rechnung. Tools wie unser Validator prüfen:
- Ist BT-3 ein zulässiger Code?
- Sind die Pflichtfelder gesetzt?
- Stimmen Summen und Steuerlogik?
- Ist die Steuerkategorie konsistent?
Beim Versand gelten dieselben Regeln wie für Rechnungen. An Behörden geht die Gutschrift über die OZG-Portale oder PEPPOL, an B2B-Partner per E-Mail oder Portal. Eine Einwilligung zum Empfang ist bei Stammkunden in der Regel implizit gegeben (siehe Einwilligung Empfänger).
Häufige Fehler
- Falsche Vorzeichen. Beträge negativ und gleichzeitig Code 381 → Doppelumkehr, Empfänger bucht falsch.
- Originalrechnung nicht referenziert. BT-25 leer → Buchhaltung kann den Bezug nicht herstellen.
- Neue Rechnungsnummer vergessen. Gutschrift ohne eigene Nummer ist formell ungültig.
- Steuersatz vergessen anzupassen. Wenn der Originalsteuersatz falsch war, muss er in der Gutschrift mit dem korrekten Wert stehen.
- Self-Billing ohne Vereinbarung. Vorsteuerabzug fällt im Zweifel weg.
Häufige Fragen
Brauche ich für jede Gutschrift eine eigene Rechnungsnummer?
Ja. Die Originalnummer wird in BT-25 referenziert, aber die Gutschrift selbst bekommt eine neue, fortlaufende Nummer aus Ihrem Nummernkreis.
Kann ich eine Gutschrift als ZUGFeRD ausstellen, wenn die Originalrechnung eine XRechnung war?
Ja. Wichtig ist nur, dass das Format beim Empfänger ankommt und EN-konform ist. Die Verbindung läuft über die Rechnungsnummer in BT-25, nicht über das Format.
Muss der Empfänger der Gutschrift zustimmen?
Bei einer Korrektur (kaufmännische Gutschrift) nicht. Bei einer echten Gutschrift im Sinne des Self-Billings braucht es eine Vereinbarung zwischen den Parteien, die das Verfahren regelt.
Was passiert, wenn ich versehentlich zwei Stornorechnungen für dieselbe Originalrechnung ausstelle?
Beide bleiben im Archiv. Sie können den zweiten Storno wiederum mit einer Korrektur (Code 381 oder 384) auflösen. Nicht löschen – das verstößt gegen GoBD.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Gutschriften an Privatkunden?
Nein. B2C bleibt außerhalb der Pflicht. Eine Gutschrift an einen Endverbraucher darf weiter als PDF oder Papier ausgegeben werden.