E-Rechnung im Handwerk: Was Handwerksbetriebe wissen müssen

Im Handwerk wird seit Jahren auf die E-Rechnungspflicht geblickt wie auf eine Baustelle, an der man besser nicht zuerst dran ist. Inzwischen ist klar: Auch der Drei-Mann-Betrieb muss mit. Wie das praktikabel geht, ohne ein neues IT-Budget aufzumachen, erklärt dieser Beitrag.

Sind Handwerksbetriebe wirklich verpflichtet?

Ja. Die Pflicht knüpft nicht an die Branche, sondern an den Empfänger und an den Umsatz an:

• Empfang: seit 1. Januar 2025 Pflicht für alle inländischen Unternehmen, also auch jedes Handwerksunternehmen.
• Versand: ab 2027 für Betriebe mit über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen (außer Kleinunternehmer).
• Behörden als Auftraggeber: XRechnung Pflicht – schon heute, unabhängig von der Größe.

Heißt: Wer Aufträge von Bauämtern, Schulen, Kommunen oder Bundesbehörden hat, schreibt bereits jetzt XRechnungen.

Typische Konstellationen im Handwerk

B2C-Aufträge (Privatkunden)

Privatkunden sind nicht von der Pflicht erfasst. Sie dürfen weiter PDF oder Papier bekommen. Wenn der Privatkunde aber – etwa beim Hausbau – Rechnungen sammelt, freut er sich oft über eine PDF-Variante. Eine ZUGFeRD-Datei erfüllt beide Welten: lesbares PDF plus strukturierte Daten.

B2B-Aufträge (Generalunternehmer, Industrie, Hausverwaltung)

Hier wird ab 2028 die XRechnung oder ZUGFeRD-EN 16931 Pflicht – viele Auftraggeber verlangen das schon jetzt. Wichtig sind dabei:

• saubere Bestellnummern
• korrektes Lieferdatum bzw. Leistungszeitraum
• ordentliche Aufschlüsselung in Abschlagsrechnungen

Öffentliche Auftraggeber

Bauamt, Stadt, Bundeswehr-Liegenschaft – hier ist die XRechnung Pflicht und die Leitweg-ID das Schlüsselthema. Eine fehlerhafte ID bedeutet im Zweifel Wochen Verzögerung bei der Zahlung.

Abschlagsrechnungen, Schlussrechnung, Sicherheitseinbehalt

Im Bauhandwerk wird selten in einem Rutsch fakturiert. Mehrere Themen sind heikel:

• Abschlagsrechnungen müssen als solche erkennbar sein. Profil und Rechnungsart in BT-3 korrekt setzen. Mehr in Abschlagsrechnung.
• Schlussrechnung verweist auf die zuvor gestellten Abschläge (BG-3).
• Sicherheitseinbehalt ist ein Aufschlag/Abzug, der korrekt im richtigen Feld (BG-20) auftauchen muss.
• § 13b UStG / Reverse Charge im Bauhauptgewerbe – siehe Reverse Charge.

Diese Punkte werden bei der ersten Umstellung gerne übersehen und führen zu unnötigen Rückläufern.

Was Handwerksbetriebe an Tools brauchen

Drei Setups sind in der Praxis verbreitet:

Für die kleine Werkstatt gilt: Kein Grund zur Investition in eine 5-stellige Software. Ein guter Generator und sauberes Aufmaß reichen.

Mobile Erfassung auf der Baustelle

Mit Aufmaß auf dem Tablet, Stundenzettel im Handy und Materialliste im Lager wird die Faktura zum Datendrehkreuz. Drei Tipps aus der Praxis:

• Stundennachweis und Material schon vor Ort erfassen, nicht abends im Büro – das senkt Fehler bei Mengen und Einzelpreisen.
• Klar definierte Artikel- und Leistungsstämme verwenden. Saubere Bezeichnungen sparen Diskussionen mit dem Auftraggeber und mit der Buchhaltung.
• Fotodokumentation als Anhang per BT-124 verlinken oder dem PDF-Teil eines ZUGFeRD-Belegs beifügen.

Mahnwesen und Zahlung

Im Handwerk sitzen die langen Zahlungsziele. Eine saubere E-Rechnung beschleunigt die Zahlung in vielen Fällen, weil die Empfängerseite den Beleg ohne manuelle Erfassung verbuchen kann. Damit das funktioniert:

• realistisches Zahlungsziel setzen
• richtige IBAN und BIC, ohne Leerzeichen
• klare Verwendungszweck-Vorgabe in BT-83
• bei Verzug konsequent mahnen – siehe Mahnwesen

Spezialfall: Kleinunternehmer im Handwerk

Wer als Solo-Handwerker unter der Kleinunternehmergrenze bleibt, ist von der Ausstellungspflicht befreit, muss aber empfangen können. Details und Beispiele in E-Rechnung Kleinunternehmer.

Häufige Fragen

Brauche ich für jede Baustelle eine eigene Leitweg-ID?

Nein. Die Leitweg-ID gehört zum Auftraggeber, nicht zur Baustelle. Bei mehreren Aufträgen einer Behörde kann es aber unterschiedliche IDs geben – immer beim Sachbearbeiter erfragen.

Wie kennzeichne ich Reverse-Charge-Bauleistungen?

Steuerkategorie „AE" in BT-118, Steuersatz 0, Hinweis auf § 13b UStG in BT-120.

Reicht eine Stunde-Material-Liste als Position?

Es muss erkennbar sein, was geleistet wurde. Eine reine „Bauleistung pauschal" ist zwar formal zulässig, im Streitfall aber dünn. Detaillierte Positionen schützen vor Diskussionen.

Muss der Sicherheitseinbehalt in der E-Rechnung stehen?

Ja, sauber ausgewiesen als Abzug in der Dokumentensumme. Sonst stimmen Brutto und tatsächlich zu zahlender Betrag nicht überein.

Was ist mit Stundenlohnzetteln und Aufmaßen?

Sie können als externe Anhänge mitgeschickt oder über BT-124 verlinkt werden. Inhaltlich gehören sie nicht ins Pflichtschema, sind aber im Bau üblich.