Zahlungsziel und Skonto in der E-Rechnung korrekt angeben
Zahlungsziele und Skontokonditionen müssen in der E-Rechnung strukturiert angegeben werden. Erfahren Sie, welche Felder Sie dafür verwenden müssen.
„Zahlbar innerhalb von 14 Tagen, bei Zahlung binnen 7 Tagen 2 % Skonto." Diesen Satz hat jeder Buchhalter schon hundertmal in Rechnungsfußzeilen gelesen. In der Papier- und PDF-Welt war das ein Freitext. In der E-Rechnung muss zumindest das Fälligkeitsdatum strukturiert vorliegen, damit Buchhaltungssysteme Mahnungen und Skontoabzüge automatisch berechnen können.
Dieser Beitrag zeigt, welche Felder die EN 16931 dafür kennt, wie ein Skonto sauber kodiert wird und was bei Teilzahlungen, Voraus- und Anzahlungen zu beachten ist.
Das Fälligkeitsdatum ist Pflicht (fast)
Das wichtigste Feld ist das Fälligkeitsdatum, BT-9 Fälligkeitsdatum. Die EN sagt:
- entweder BT-9 (Datum) oder
- BT-20 Zahlungsbedingungen als Freitext
muss vorhanden sein. Eine Rechnung ohne beide ist formal unvollständig. Geprüft wird das durch die Geschäftsregel BR-CO-25.
Empfehlung: Setzen Sie immer BT-9 als Datum. Auch wenn Sie zusätzlich einen Freitext schreiben, brauchen Buchhaltungssysteme das maschinenlesbare Datum für Mahnstufen und Liquiditätsplanung.
Zahlungsbedingungen als Freitext (BT-20)
BT-20 ist ein Freitextfeld bis 1024 Zeichen. Hier landen klassische Sätze wie:
Zahlbar binnen 14 Tagen netto.
Bei Zahlung binnen 7 Tagen 2 % Skonto.Buchhaltungssysteme lesen diesen Text in der Regel nicht maschinell. Sie zeigen ihn an, mehr nicht. Wer auf automatische Skontoberechnung beim Empfänger angewiesen ist, muss die strukturierten Felder nutzen.
Skonto strukturiert kodieren
Skonto wird in der EN über die Geschäftsgruppe BG-20 Nachlässe auf Dokumentebene abgebildet. Konkret:
- BT-92 Nachlassbetrag
- BT-94 Nachlassprozentsatz
- BT-97 Grund – Freitext, z. B. „Skonto"
- BT-98 Grundkennzeichen – Code aus UNTDID 5189
Die Schwierigkeit: Skonto ist bedingt. Es gilt nur, wenn der Empfänger früh zahlt. Die EN 16931 hat dafür keinen sauberen Mechanismus – der Skonto wird oft im Freitext beschrieben und vom Empfänger manuell eingegeben.
Best Practice für die Praxis:
- BT-9 mit der nominalen Fälligkeit (z. B. 14 Tage netto)
- BT-20 mit der Skontoregel im Klartext
- In ZUGFeRD COMFORT/EXTENDED kann man strukturierte Skontostufen in
SpecifiedTradePaymentTermsmitBasisDateTypeCode,BasisPeriodMeasureundCalculationPercentausdrücken
Damit kommen die meisten Empfänger zurecht.
XRechnung-Erweiterung für Skontostufen
Die XRechnung hat seit Version 2.x eine eigene Notation für Skontostufen im Freitextfeld. Beispiel:
#SKONTO#TAGE=7#PROZENT=2.00#
#SKONTO#TAGE=14#PROZENT=1.00#Diese Hashtag-Konvention wird von vielen deutschen Buchhaltungssystemen erkannt und automatisch verarbeitet. Sie ist nicht Teil der EN, hat sich aber als De-facto-Standard etabliert. Wer regelmäßig an Behörden fakturiert, sollte sie kennen.
Bereits gezahlte Beträge
Wenn der Kunde bereits angezahlt hat, gehört der gezahlte Betrag in BT-113 bereits bezahlter Betrag. Das System rechnet:
Bruttobetrag (BT-112) - bereits gezahlt (BT-113) = fälliger Betrag (BT-115)Wichtig: Der Anzahlungsbetrag muss inklusive Steuer angegeben werden. Häufiger Fehler: nur den Nettoanteil eintragen.
Zahlungsweg angeben
Wer auf welches Konto bezahlen soll, gehört in die Geschäftsgruppe BG-16 Zahlungsanweisungen mit:
- BT-81 Zahlungsartschlüssel – Code (z. B. 30 für Überweisung, 49 für Lastschrift, 58 für SEPA)
- BT-83 Verwendungszweck
- BT-84 IBAN und BT-86 BIC – siehe Bankverbindung
Bei SEPA-Lastschrift kommen Mandatsreferenz (BT-89) und Gläubiger-ID (BT-90) hinzu.
Typische Konstellationen
| Szenario | Felder |
|---|---|
| 14 Tage netto, kein Skonto | BT-9 |
| 14 Tage netto, 2 % bei 7 Tagen | BT-9 + BT-20 (Klartext + #SKONTO#) |
| Fest 30 Tage, kein Skonto, Lastschrift | BT-9 + BT-81=49 + BT-89 + BT-90 |
| Anzahlung erhalten | BT-9 + BT-113 |
| Sofortzahlung | BT-9 = Rechnungsdatum |
Häufige Fehler
- BT-9 fehlt, nur Freitext. Mahnwesen kann nicht automatisch arbeiten.
- Skonto-Hashtag falsch geschrieben.
#SKONTO #mit Leerzeichen wird nicht erkannt. - BT-113 ohne USt-Anteil. Differenzbetrag wird falsch berechnet.
- Fälligkeit vor Rechnungsdatum. Keine harte Validierungsregel, aber Empfänger lehnen ab.
Häufige Fragen
Muss ich ein Fälligkeitsdatum angeben, wenn die Rechnung sofort fällig ist?
Ja. Setzen Sie das Rechnungsdatum gleich dem Fälligkeitsdatum. Leer lassen ist keine Option.
Wie kombiniere ich mehrere Skontostufen in der EN 16931?
Im strukturierten Modell ist das nur über mehrere Nachlässe (BG-20) möglich, was technisch sperrig ist. In der Praxis wird die #SKONTO#-Notation in BT-20 verwendet.
Liest der Empfänger meinen Freitext in BT-20 wirklich?
Manuell ja, automatisch oft nein. Strukturierte Felder sind immer zuverlässiger.
Wie kodiere ich Voraus- und Schlussrechnungen?
Schlussrechnung mit BT-113 (gezahlte Anzahlungen) und Bezug zur Anzahlungsrechnung in BT-25. Mehr in E-Rechnung Vorsteuerabzug.
Was tun, wenn der Kunde abweichende Zahlungsbedingungen einfordert?
Tragen Sie die vereinbarten Konditionen ein, nicht Ihre Standardbedingungen. Bei Behörden steht die Frist häufig im Vertrag (z. B. 30 Tage nach § 271a BGB).