Mahnwesen bei E-Rechnungen: Zahlungsverzug und Erinnerungen
Was passiert, wenn eine E-Rechnung nicht bezahlt wird? Alles zum Mahnwesen bei elektronischen Rechnungen und rechtliche Besonderheiten.
E-Rechnungen ändern viele Dinge im Rechnungsprozess. Beim Mahnwesen ist der Unterschied kleiner, als viele denken: Die rechtlichen Spielregeln des BGB gelten unverändert. Was sich ändert, ist die Geschwindigkeit, mit der Sie säumige Zahler erkennen – und die Sauberkeit der Datenbasis für Erinnerungen, Mahnungen und gerichtliche Mahnverfahren.
Dieser Beitrag fasst zusammen, was beim Mahnwesen mit E-Rechnungen anders läuft und worauf Sie in der Praxis achten sollten.
Mahnung ist keine Rechnung
Wichtig vorab: Eine Mahnung ist umsatzsteuerlich keine Rechnung. Sie ist eine Zahlungsaufforderung. Damit gilt für sie keine E-Rechnungs-Pflicht. Eine Mahnung darf weiter als PDF, per Brief oder per E-Mail mit einfachem PDF verschickt werden.
Das spart die Diskussion, ob auch Mahnungen plötzlich XRechnung sein müssen. Müssen sie nicht.
Wann tritt Verzug ein?
Der Verzug nach § 286 BGB tritt automatisch ein:
- mit Ablauf des in der Rechnung genannten Zahlungsziels (Datumsangabe oder „zahlbar in 14 Tagen netto").
- spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, wenn der Schuldner Verbraucher ist und in der Rechnung darauf hingewiesen wurde.
- bei B2B ohne Zahlungsziel 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang, ohne weiteren Hinweis nötig.
Mehr zum Zahlungsziel in Zahlungsziel in der E-Rechnung.
Verzugszinsen
Bei Zahlungsverzug stehen Ihnen gesetzliche Verzugszinsen zu:
| Schuldner | Zinssatz über Basiszinssatz |
|---|---|
| Verbraucher | 5 Prozentpunkte |
| Unternehmer | 9 Prozentpunkte |
Der Basiszinssatz wird zweimal jährlich von der Deutschen Bundesbank veröffentlicht. Stand 2025 bewegte er sich zwischen 1,8 % und 3,5 %. Daraus ergibt sich für B2B ein effektiver Zinssatz von rund 11–13 %.
Zusätzlich können Sie bei B2B eine Verzugspauschale von 40 € verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB), wenn der Schuldner kein Verbraucher ist.
Mahnstufen in der Praxis
Es gibt keine gesetzliche Pflicht zu mehreren Mahnstufen. Üblich sind drei:
- Zahlungserinnerung – freundlich, kostenlos, ca. 7–14 Tage nach Fälligkeit.
- 1. Mahnung – sachlich, Hinweis auf Verzug, Zinsen ab hier.
- 2. Mahnung / letzte Mahnung – mit Fristsetzung und Ankündigung weiterer Schritte.
Danach bleibt nur das gerichtliche Mahnverfahren oder direkte Klage. Beides funktioniert mit E-Rechnungen genauso wie mit Papier.
Vorteile durch E-Rechnung im Mahnwesen
Wer Rechnungen strukturiert ausstellt und in einem Buchhaltungssystem führt, hat es leichter:
- Automatischer Forderungsabgleich: Bezahlt vs. offen wird tagesaktuell sichtbar.
- Automatische Erinnerungen: System verschickt nach Tag X automatisch Mail.
- Eindeutige Referenzierung: Rechnungsnummer, Buchungsreferenz und Verwendungszweck stimmen überein.
- Schnellere Klärung: Unstimmigkeiten („Rechnung nie erhalten") sind wegen E-Mail-Logs leichter widerlegbar.
Mehr zur Zahlungsverarbeitung in Eingangsrechnungen verarbeiten.
Skonto und Mahnwesen
Wer Skonto eingeräumt hat, sollte das im System sauber abbilden. Oft passiert: Kunde zieht Skonto, zahlt aber zu spät. Streng genommen ist der Skontoabzug dann unzulässig. In der Praxis verzichten viele auf die Nachforderung, weil der Aufwand höher ist als der Betrag. Wichtig: Das im Mahnsystem klar markieren, damit kein automatischer Mahnlauf läuft, der den Kunden verärgert.
Gerichtliches Mahnverfahren
Das gerichtliche Mahnverfahren über das Online-Portal www.online-mahnantrag.de funktioniert auch mit E-Rechnungen problemlos. Sie geben die Rechnungsdaten ein, das Gericht erlässt einen Mahnbescheid. Wenn der Schuldner nicht widerspricht, folgt der Vollstreckungsbescheid. Die XML der Originalrechnung dient als Beweis und sollte zusammen mit dem PDF/Visualisierung archiviert werden.
Zustellnachweis bei E-Rechnungen
Im Streitfall („nie bekommen") ist der Zustellnachweis wichtig. Nützliche Beweisgrundlagen:
- E-Mail-Server-Log mit Zustellbestätigung.
- Bei Peppol: die Peppol-Quittung des Access Points.
- Bei zentralen Portalen: das Eingangsticket der Plattform (z. B. ZRE, OZG-RE).
Speichern Sie diese Belege zusammen mit der Rechnung in der Archivierung. Mehr in Archivierung.
Konsequenzen bei dauerhaftem Nichtzahler
Wer absehbar nicht zahlt, kann Auswirkungen auf die Umsatzsteuer haben: Bei Soll-Versteuerung bleibt die USt zunächst geschuldet. Erst bei endgültiger Uneinbringlichkeit (Insolvenz, Eintritt der Verjährung) kann die USt nach § 17 UStG berichtigt werden – mit einer entsprechenden Buchung. Sprechen Sie das mit dem Steuerberater ab.
Vorlagen und Tools
Mahntexte sollten:
- Rechnungsnummer und -datum nennen.
- Den offenen Betrag eindeutig ausweisen.
- Eine konkrete Zahlungsfrist setzen (z. B. „bis zum 15.11.").
- Bankverbindung angeben.
- Ab Mahnung 2 Verzugszinsen und Pauschale beziffern.
Buchhaltungssoftware bringt das in der Regel mit. Wer es selbst macht, sollte ein einfaches Word- oder Markdown-Template pflegen.
Häufige Fragen
Muss eine Mahnung als XRechnung verschickt werden?
Nein. Eine Mahnung ist keine Rechnung im Sinn des § 14 UStG. PDF oder Brief reichen.
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben, bevor ich klagen kann?
Keine. Sobald Verzug eingetreten ist, könnten Sie sofort klagen. Aus Kulanzgründen sind 1–2 Mahnungen üblich.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
Pauschale Gebühren bis ca. 5 € sind üblich. Bei B2B kommt zusätzlich die 40-€-Pauschale aus § 288 Abs. 5 BGB.
Was ist mit Verbrauchern (B2C)?
Hier brauchen Sie für den automatischen Verzug einen Hinweis auf der Rechnung („Sie geraten 30 Tage nach Erhalt in Verzug"). Bei Unternehmern entfällt das.
Wie lange habe ich Zeit, eine offene Rechnung einzutreiben?
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung fällig wurde.