Bestellreferenz in der E-Rechnung: Pflicht oder Kür?
Die Bestellnummer oder Bestellreferenz wird von vielen Empfängern in der E-Rechnung erwartet. Wann ist sie Pflicht und wie wird sie korrekt angegeben?
„Ohne Bestellnummer keine Bezahlung." Diesen Satz hört jeder Lieferant, der zum ersten Mal an eine Behörde oder einen Konzern fakturiert. Die Bestellreferenz ist eines der wenigen Felder, die vom Empfänger so streng kontrolliert werden, dass eine Rechnung ohne diese Angabe sofort zurückläuft – egal wie sauber der Rest aussieht.
In diesem Beitrag klären wir, wann die Bestellnummer in der E-Rechnung wirklich Pflicht ist, in welchem Feld sie steht und wie Sie typische Stolperfallen vermeiden.
Was meint „Bestellreferenz"?
Die Bestellreferenz ist die Nummer der Bestellung (Purchase Order, PO), auf die sich Ihre Rechnung bezieht. Der Empfänger braucht sie, um:
- die Rechnung mit der freigegebenen Bestellung zu vergleichen (3-Way-Match: Bestellung – Wareneingang – Rechnung),
- die Rechnung automatisch ans richtige Budget oder die richtige Kostenstelle zu buchen,
- den Sachbearbeiter zu identifizieren, der die Bestellung ausgelöst hat.
Ohne Bestellnummer fehlt der erste Schritt. In modernen ERP-Systemen wird so eine Rechnung gar nicht erst durchgelassen.
Das Feld in der EN 16931
Die Bestellreferenz steht in BT-13 Bestellreferenz. Daneben gibt es verwandte Felder:
| Feld | Code | Inhalt |
|---|---|---|
| Bestellreferenz | BT-13 | Nummer der Bestellung des Käufers |
| Verkaufsauftragsnummer | BT-14 | eigene Auftragsnummer des Verkäufers |
| Vertragsreferenz | BT-12 | Rahmenvertragsnummer |
| Projektreferenz | BT-11 | Projektnummer beim Empfänger |
| Bestellpositionsnummer | BT-132 | Position innerhalb der Bestellung |
In den meisten Fällen reicht BT-13. Bei großen Empfängern können zusätzlich BT-12 (Rahmenvertrag) und BT-132 (Position) verlangt werden.
Wann ist die Bestellreferenz Pflicht?
Die EN 16931 selbst macht BT-13 optional. In der Praxis erzeugen aber drei Quellen eine faktische Pflicht:
- XRechnung-Profil für Behörden. Viele Bundes- und Landesbehörden verlangen BT-13, sobald eine Bestellung vorliegt. Geprüft wird das in den Empfangsregeln, nicht im allgemeinen Validator.
- Konzern-Empfangsregeln. Großunternehmen wie Bosch, Siemens, Telekom erzwingen die Angabe über das eigene Lieferantenportal. Ohne Eintrag wird die Rechnung abgelehnt.
- Vertragliche Vereinbarungen. Viele Rahmenverträge schreiben PO-Pflicht vor. Steht die PO nicht drauf, fließt kein Geld.
Im freien B2B-Geschäft ohne Bestellprozess ist BT-13 oft nicht relevant.
Wo finden Sie die Bestellnummer?
Drei typische Quellen:
- Auf der Bestellung selbst (PDF, E-Mail, Portal-Download). Die Nummer steht oben rechts oder im Betreff.
- Im Lieferantenportal des Kunden (Coupa, Ariba, Jaggaer, SAP Ariba).
- In der E-Mail-Bestellbestätigung als Klartext oder als PDF-Anhang.
Notieren Sie die Nummer beim Annehmen des Auftrags. Wer sie erst beim Schreiben der Rechnung sucht, verliert Stunden.
Format und Validierung
Die EN erlaubt für BT-13 bis zu 70 Zeichen alphanumerisch. Häufige Formate:
4500123456(SAP-Standard, 10-stellig)PO-2026-001234BNB-001234/26
Achten Sie auf:
- keine Leerzeichen am Anfang oder Ende
- keine Klartext-Wörter wie „Bestellung Nr." vor der Zahl
- exakte Schreibweise wie auf der Bestellung – auch Bindestriche zählen
Beim Validator löst eine fehlerhafte Bestellnummer keinen Fehler aus, weil sie keiner inhaltlichen Prüfung unterliegt. Der Empfänger kann sie aber gegen seine Bestelldatenbank vergleichen – und tut das in der Regel auch.
Mehrere Bestellungen auf einer Rechnung?
Technisch ist BT-13 ein einzelnes Feld. Wenn Sie mehrere Bestellungen abrechnen wollen, gibt es zwei Wege:
- Eine Rechnung pro Bestellung. Saubere Variante. Wird von den meisten Empfängern bevorzugt.
- Pro Position eine Bestellpositionsnummer. BT-132 erlaubt Bezug auf der Positionsebene. Manche Empfänger akzeptieren das, viele nicht.
Im Zweifel: Lieber zwei Rechnungen schreiben als eine, die nicht durchläuft.
Bestellreferenz vs. Käuferreferenz
Diese beiden werden ständig verwechselt:
- BT-13 Bestellreferenz – Bezug zur Purchase Order.
- BT-10 Käuferreferenz – internes Kürzel des Empfängers (Kostenstelle, Sachbearbeiter, Buchungshilfe). Bei Behörden ist das oft die Leitweg-ID.
Beide Felder sind nötig, wenn der Empfänger sie verlangt. Sie überschreiben sich nicht.
Häufige Fehler
- Bestellnummer in BT-10 statt BT-13. Empfänger findet sie im Routing-Feld nicht.
- „Bestellung 123" als Freitext. Buchstaben in der Zahl machen den Match unmöglich.
- Veraltete Bestellnummer einer früheren Lieferung. Wird oft per Copy & Paste übernommen.
- Bestellnummer in der PDF-Visualisierung, aber nicht in der XML. Empfänger liest nur die XML – PDF zählt nicht.
Häufige Fragen
Was, wenn der Kunde keine Bestellnummer vergibt?
Dann ist das Feld leer. Eine sauber gepflegte Empfangsregel akzeptiert das. Falls der Kunde später eine Nummer nachreicht, sollte sie für künftige Rechnungen verwendet werden.
Kann ich meine eigene Auftragsnummer in BT-13 schreiben?
Nein. BT-13 ist die Bestellnummer des Käufers. Ihre eigene Auftragsnummer gehört in BT-14.
Gibt es ein Standardformat für Bestellnummern?
Nein. Jeder Käufer vergibt sein eigenes Format. Halten Sie sich exakt an das, was auf der Bestellung steht.
Was passiert bei der Behördenrechnung ohne BT-13?
Die Rechnung wird oft trotzdem angenommen, landet aber im Klärfall. Mit Bestellnummer läuft sie meist innerhalb von Tagen durch, ohne kann es Wochen dauern. Mehr in OZG-Portal.
Reicht die Bestellnummer in der PDF-Anlage?
Nein. Bei einer XRechnung gibt es keine PDF-Anlage, und bei ZUGFeRD ist das PDF nur die Visualisierung. Maschinenlesbar ist allein die XML – und dort muss BT-13 stehen.