Steuerfreie Leistungen in der E-Rechnung richtig kennzeichnen
Steuerfreie Umsätze müssen in der E-Rechnung besonders gekennzeichnet werden. Erfahren Sie, welche Codes und Hinweise verwendet werden müssen.
Eine Rechnung ohne Steuer ist kein Versehen, sondern eine Aussage: „Diese Leistung ist steuerfrei." Das Finanzamt verlangt dafür einen sauberen Nachweis – Grund, Norm und korrekter Code. Im PDF reicht ein Satz. In der E-Rechnung müssen die Felder maschinenlesbar gefüllt sein, sonst rauscht der Validator durch und der Empfänger kann Ihre Rechnung nicht eindeutig verbuchen.
Dieser Beitrag zeigt, welche Steuerkategorien für steuerfreie Leistungen es gibt, welche Felder Sie setzen und welche Befreiungstexte üblich sind.
Welche Fälle gibt es überhaupt?
Steuerfreiheit ist nicht gleich Steuerfreiheit. Das Umsatzsteuerrecht kennt mehrere Kategorien, die im EN-16931-Datenmodell jeweils einen eigenen Code bekommen:
| Kategoriecode | Bedeutung | Typischer Anwendungsfall |
|---|---|---|
E | Steuerbefreit (mit Vorsteuerabzug versagt) | Heilbehandlung, Bildung, Vermietung, Versicherungsleistungen |
Z | Nullsatz | Bestimmte Photovoltaik-Lieferungen, Druckerzeugnisse in einigen Ländern |
K | Innergemeinschaftliche Lieferung | EU-B2B-Warenlieferung |
G | Ausfuhrlieferung | Drittland-Export |
O | Nicht steuerbar | Auslandsleistung, Innenumsatz |
AE | Reverse Charge | Steuerschuldnerschaft des Empfängers |
Für die rein deutschen „echten" Steuerbefreiungen nach § 4 UStG ist E der richtige Code. Mehr zu den anderen Kategorien in Reverse Charge, innergemeinschaftliche Leistungen und E-Rechnung ins Ausland.
Pflichtfelder bei E
Sobald Sie Kategorie E setzen, greifen mehrere Geschäftsregeln:
| Feld | Wert | Regel |
|---|---|---|
| BT-118 Kategoriecode | E | – |
| BT-119 Steuersatz | 0.00 | BR-E-08 |
| BT-117 Steuerbetrag | 0.00 | BR-E-09 |
| BT-116 Bemessungsgrundlage | Nettosumme | – |
| BT-120 Befreiungsgrund | Klartext | BR-E-10 (eines von beiden) |
| BT-121 Befreiungsgrundkennzeichen | VATEX-Code | BR-E-10 |
Mindestens eines der beiden Felder BT-120 oder BT-121 muss gefüllt sein. In der Praxis machen die meisten beides.
VATEX-Codes: was steht da rein?
Die EU pflegt eine Liste standardisierter Befreiungscodes (VATEX). Häufige Kandidaten für deutsche Sachverhalte:
| Code | Anwendungsfall |
|---|---|
VATEX-EU-132 | Bildung, medizinische Leistungen, Sozialleistungen (Art. 132 MwStSystRL) |
VATEX-EU-135 | Finanz- und Versicherungsdienstleistungen |
VATEX-EU-136 | Lieferungen, bei denen die Vorsteuer ausgeschlossen war |
VATEX-EU-79-C | Durchlaufende Posten |
VATEX-EU-AE | Reverse Charge |
VATEX-EU-IC | Innergemeinschaftliche Lieferung |
VATEX-EU-G | Ausfuhr in Drittland |
Für deutsche Spezialregelungen wie Vermietung (§ 4 Nr. 12 UStG) gibt es keinen exakten EU-Code – dann reicht der Klartext in BT-120 mit Verweis auf die Norm.
Beispiel: Mietrechnung an Geschäftskunden
Vermietung von Büroflächen ist nach § 4 Nr. 12a UStG grundsätzlich steuerfrei (Option zur Steuerpflicht ist möglich, aber nicht Thema hier).
Position:
- Beschreibung: Miete Büro 01–03/2027
- Nettobetrag: 4.500,00
- Kategorie (BT-151):
E - Steuersatz (BT-152):
0.00
Aufschlüsselung (BG-23):
- BT-118:
E - BT-119:
0.00 - BT-116:
4500.00 - BT-117:
0.00 - BT-120: „Steuerfrei nach § 4 Nr. 12a UStG"
Summe (BT-112): 4.500,00
Beispiel: Heilbehandlung durch Arzt
Ärztliche Heilbehandlung fällt unter § 4 Nr. 14 UStG.
- BT-118:
E - BT-120: „Steuerfrei nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG (Heilbehandlung)"
- BT-121:
VATEX-EU-132
Praxisbedarf wie Atteste oder IGeL-Leistungen sind dagegen oft steuerpflichtig. Eine Rechnung mit gemischten Positionen braucht zwei Einträge in BG-23 – einen für E und einen für S 19 %.
Was passiert beim Empfänger?
Steuerfreie Eingangsrechnungen werden auf separaten Konten gebucht. Der Empfänger zieht keine Vorsteuer (es gibt schlicht keine). Wichtig für ihn:
- Die Befreiungsregel ist klar genannt.
- Die Kategorie steht im XML, nicht nur im PDF-Anhang.
- Bei Mischbelegen sind die Positionssummen pro Kategorie eindeutig.
Mehr dazu in Eingangsrechnung verarbeiten.
Häufige Fehler
- Kein Code, nur Freitext im PDF. Die maschinelle Verarbeitung scheitert.
- Kategorie
Smit 0 % Steuersatz. Semantisch falsch und führt zu Reklamationen vom Validator oder Empfänger. - Steuerbetrag
0.00vergessen. Manche Tools tragennullein – das verstößt gegen BR-E-09. - Befreiungsgrund vergessen. BR-E-10 schlägt zu.
- Ausfuhrlieferung mit
EstattG. Falsche Kategorie, falsche Buchhaltung beim Empfänger.
Den klassischen Validator-Check finden Sie in E-Rechnung validieren.
Nullsatz vs. Steuerbefreiung – wo ist der Unterschied?
Beide führen zu 0 € Steuer auf der Rechnung, sind aber rechtlich verschieden:
- Nullsatz (
Z): Die Leistung ist steuerpflichtig, der Satz beträgt aber 0 %. Vorsteuerabzug bleibt grundsätzlich erhalten. - Steuerbefreiung (
E): Die Leistung ist steuerfrei. Vorsteuerabzug auf damit zusammenhängende Eingangsleistungen ist meist ausgeschlossen.
Wer Photovoltaik-Anlagen liefert (§ 12 Abs. 3 UStG, ab 2023 0 % auf bestimmte Konstellationen), ist im Graubereich. In der Praxis hat sich Z mit Hinweis auf den Paragrafen durchgesetzt. Sprechen Sie das mit Ihrem Steuerberater ab.
Häufige Fragen
Brauche ich für jede Befreiung einen VATEX-Code?
Nein. Pflicht ist entweder Klartext (BT-120) oder Code (BT-121). Beide gleichzeitig sind erlaubt und für die maschinelle Auswertung beim Empfänger meist hilfreich.
Welcher Befreiungstext ist „richtig"?
Vorgegeben ist nichts. Üblich ist eine Formulierung mit Norm, z. B. „Steuerfrei nach § 4 Nr. 14 UStG". Alles, was die Befreiung eindeutig zuordnet, ist akzeptiert.
Kann ich Kleinunternehmer-Rechnungen mit E kennzeichnen?
Ja, das ist die saubere Lösung. Kategorie E, Befreiungsgrund „Kein Ausweis der Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)". Mehr in E-Rechnung Kleinunternehmer.
Was, wenn ich Steuer ausweise, obwohl die Leistung steuerfrei wäre?
Sie schulden die Steuer dann nach § 14c UStG („zu Unrecht ausgewiesen"). Korrektur über eine berichtigte Rechnung. Mehr in E-Rechnung Stornierung.