E-Rechnung stornieren: So erstellen Sie eine korrekte Stornorechnung
Eine fehlerhafte E-Rechnung muss korrekt storniert werden. Erfahren Sie, wie Sie eine Stornorechnung als E-Rechnung ausstellen und was dabei zu beachten ist.
Eine Rechnung ist raus, dann fällt der Fehler auf: falscher Betrag, falscher Empfänger, falsche Leistung. Bei der Papierrechnung war das eine Sache von zwei Minuten – neue Rechnung drucken, alte zerreißen. Bei einer E-Rechnung geht das so nicht. Sobald die XML beim Empfänger im System ist, gilt sie als gebucht – und muss sauber storniert werden.
Dieser Beitrag zeigt, wie eine korrekte Stornierung aussieht, welche Felder Sie setzen müssen und welche Stolpersteine in der Praxis am häufigsten vorkommen.
Stornorechnung oder Korrekturrechnung?
Im deutschen Sprachgebrauch werden die Begriffe gemischt verwendet. Steuerlich und technisch gibt es zwei saubere Wege:
| Variante | Wann | Wie |
|---|---|---|
| Stornorechnung | Rechnung soll vollständig aufgehoben werden | Neue Rechnung mit negativen Beträgen, Verweis auf Original |
| Korrekturrechnung | Einzelne Werte sollen geändert werden | Rechnung mit dem korrigierten Inhalt, Verweis auf Original |
In der Praxis ist die Kombination üblich: erst Storno mit negativen Beträgen, dann eine neue, korrekte Rechnung mit eigener Nummer. Das ist sauber buchhalterisch und auch für den Empfänger leicht zu verstehen.
Welche Codes brauchen Sie?
Im strukturierten Format wird der Rechnungstyp über BT-3 Rechnungsart angegeben. Die wichtigsten Codes:
| Code | Bedeutung |
|---|---|
380 | Handelsrechnung (Standard) |
381 | Gutschrift / Storno |
384 | Korrigierte Rechnung |
389 | Selbstabrechnung |
Für eine Stornierung verwenden die meisten Tools 381, manche bevorzugen 384. Beide sind zulässig. Die Konvention 381 ist verbreiteter, weil das Wort „Gutschrift" hier im umsatzsteuerlichen Sinne als Storno verstanden wird – nicht als Provisions-Gutschrift.
Pflichtangaben einer Stornorechnung
Eine Stornorechnung ist rechtlich eine eigene Rechnung. Damit gelten alle Pflichtfelder, zusätzlich:
- Eigene fortlaufende Rechnungsnummer (nicht die der Originalrechnung).
- Verweis auf die Originalrechnung über BT-25 Vorherige Rechnungsnummer und ggf. BG-3.
- Negative Beträge in Positionen und Summen.
- Klarer Bezug im Freitext: „Storno der Rechnung Nr. 2026-1234 vom 12.10.2026".
- Identische Steuerlogik wie die Originalrechnung.
Wer das Verweisfeld vergisst, hat zwar eine technisch valide Rechnung – aber die Buchhaltung des Empfängers wird sie nicht automatisch dem Original zuordnen können.
Beispiel: Storno einer Rechnung über 1.190 €
Originalrechnung: 1.000 € netto + 190 € Umsatzsteuer = 1.190 € brutto.
Die Stornorechnung enthält:
- Positionsbetrag: −1.000 €
- Steuer 19 %: −190 €
- Rechnungsbetrag: −1.190 €
- BT-25:
2026-1234 - BT-3:
381
In Buchhaltungssystemen führt das zu einer Stornobuchung, die das Originalkonto entlastet. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird im Storno-Monat um den entsprechenden Betrag korrigiert.
Was tun, wenn der Empfänger die XML nicht annimmt?
Manche Empfangssysteme akzeptieren keine negativen Beträge in einer Rechnung mit Code 380. Daher ist es wichtig, den Code 381 korrekt zu setzen. Andere Systeme verlangen ein zusätzliches Element wie BT-3 mit 384 und einen Klartext im Bemerkungsfeld – das ist je nach CIUS unterschiedlich. Für XRechnung und ZUGFeRD reicht in der Regel 381 mit BT-25.
Stornierung im Mahnverfahren
Tritt ein Storno während eines laufenden Mahnverfahrens auf, sollten Sie:
- Mahnungen sofort einstellen.
- Den Empfänger schriftlich informieren.
- Die Stornorechnung mit eindeutigem Verweis verschicken.
- Eventuell eine neue, korrigierte Rechnung folgen lassen.
Mehr zum Mahnwesen in Mahnwesen bei E-Rechnungen.
Häufige Fehler beim Stornieren
| Fehler | Folge |
|---|---|
| Gleiche Rechnungsnummer wie Original | Verstoß gegen § 14 UStG, Pflichtangabe verletzt |
| Fehlender Verweis auf Original | Buchhaltung kann Storno nicht zuordnen |
Code 380 mit negativen Beträgen | Validator schlägt an, Empfänger weist ab |
| Nur teilweise negative Positionen | Unklare Buchungslogik, Diskussion mit Empfänger |
| Storno ohne neue Korrektur | Empfänger sitzt ohne gültige Rechnung da, Vorsteuer in Gefahr |
Storno einer Schlussrechnung mit Abschlägen
Komplex wird es bei Abschlagsrechnungen. Wird eine Schlussrechnung storniert, müssen die bereits abgerechneten Abschläge weiter sichtbar bleiben, damit die Steuerlogik nicht kippt. In der Regel:
- Schlussrechnung stornieren (alle Positionen negativ, Abschläge wieder hinzufügen).
- Neue Schlussrechnung erstellen mit korrigierten Werten und erneutem Abzug der Abschläge.
Die Abschlagsrechnungen selbst bleiben gültig.
Aufbewahrung der stornierten Rechnung
Eine stornierte Rechnung bleibt 10 Jahre aufbewahrungspflichtig wie jede andere. Nicht löschen. Mehr in Archivierung und Aufbewahrungspflicht.
Validierung nach dem Storno
Auch eine Stornorechnung muss valides XML sein. Negative Werte sind erlaubt, müssen aber konsistent sein: Wenn eine Position negativ ist, müssen Steuer- und Gesamtsumme entsprechend negativ sein. Validatoren wie der Validator von KoSIT oder unser Online-Validator prüfen das automatisch.
Häufige Fragen
Darf ich eine Rechnung einfach „zurückziehen"?
Nein. Eine ausgestellte Rechnung kann nicht annulliert werden. Sie muss durch eine Stornorechnung mit eigener Nummer aufgehoben werden.
Muss der Empfänger einer Stornorechnung zustimmen?
Nicht im umsatzsteuerlichen Sinn. Das Storno wirkt einseitig. Praktisch sollten Sie aber kommunizieren, sonst gibt es Buchungschaos.
Kann ich nur einzelne Positionen stornieren?
Ja. Das nennt man Teilstorno. Nur die betroffenen Positionen werden mit negativen Beträgen ausgewiesen. Auch hier Verweis auf die Originalrechnung.
Was, wenn die Stornorechnung einen anderen Kunden trifft?
Das ist ein klassischer Fehler. Lösung: das Storno selbst stornieren (eine weitere Rechnung mit umgekehrtem Vorzeichen) und den Vorgang dokumentieren. Sauberer ist, vor dem Versand zu prüfen.
Brauche ich eine Stornorechnung, wenn die Originalrechnung noch nicht verschickt wurde?
Nein. Eine Rechnung gilt erst als ausgestellt, wenn sie das eigene Haus verlassen hat. Vorher: einfach löschen und neu anlegen.