Vorsteuerabzug bei E-Rechnungen: Voraussetzungen und Anforderungen

Eine E-Rechnung berechtigt grundsätzlich genauso zum Vorsteuerabzug wie eine klassische Papierrechnung. Entscheidend ist nicht das Format, sondern der Inhalt: Wenn die Pflichtangaben nach §14 UStG vollständig und korrekt sind, ist der Abzug möglich. Trotzdem stolpern viele Empfänger im Alltag über Kleinigkeiten, die das Finanzamt streichen kann.

Dieser Beitrag erklärt, welche Bedingungen erfüllt sein müssen und worauf Sie beim Eingang besonders achten sollten.

Grundsatz: Format spielt keine Rolle

Das BMF hat im Schreiben vom 15. Oktober 2024 klargestellt: XRechnung, ZUGFeRD ab Profil EN 16931 und vergleichbare Formate sind echte Rechnungen im Sinne des UStG. Der Vorsteuerabzug richtet sich allein nach den materiellen Anforderungen.

Was nicht mehr funktioniert: Eine reine PDF-Rechnung ab dem Zeitpunkt, an dem der Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet ist. Mehr dazu in E-Rechnungspflicht 2025.

Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug

Damit der Vorsteuerabzug greift, muss die Rechnung folgendes enthalten:

Pflichtfeld	Hinweis
Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden	inkl. Rechtsform
Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers	exakt wie im Handelsregister
Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden	siehe Steuernummer und USt-IdNr.
Ausstellungsdatum	Rechnungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer	siehe Rechnungsnummer
Menge und Art der Leistung	präzise Bezeichnung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung	Datum oder Zeitraum
Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen	Netto pro Satz
Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag	oder Hinweis auf Steuerbefreiung
Im Voraus vereinbarte Minderungen	sofern relevant

Fehlt eines dieser Felder, kann das Finanzamt den Abzug verweigern.

Besonderheiten bei E-Rechnungen

Strukturierte Daten haben Vorrang

Bei ZUGFeRD enthält die PDF zusätzlich eine eingebettete XML. Wenn beide Datenstände abweichen, gilt die XML als rechtlich relevant. Prüfen Sie also, dass beide identisch sind. Mehr dazu in ZUGFeRD vs. PDF.

Lesbarkeit muss gewährleistet sein

Sie müssen die Rechnung während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar machen können. Bei reiner XRechnung heißt das: Visualisierungstool aufbewahren oder Rendering-Service nutzen. Mehr in Archivierung.

Übermittlungsfehler

Wenn die XML beschädigt ankommt oder nicht den Standards entspricht, ist die Rechnung formal mangelhaft. Empfehlung: Eingang mit einem Validator prüfen. Siehe E-Rechnung validieren.

Wer trägt das Risiko?

Den Vorsteuerabzug verliert der Empfänger – nicht der Aussteller. Deshalb ist die Eingangskontrolle wichtiger als die Ausgangsdisziplin. Empfehlenswerte Mindestprüfung:

Validierung gegen das Schema.
Prüfung der Pflichtfelder.
Plausibilitätsprüfung gegen Bestellung.
Freigabe oder Klärungsfall.

Mehr in Rechnungsprüfung.

Sonderfälle

Reverse-Charge

Bei Reverse-Charge zieht der Empfänger die Vorsteuer trotz fehlender ausgewiesener USt. Voraussetzung: korrekter Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Siehe Reverse-Charge.

Innergemeinschaftliche Leistungen

Hier braucht es zusätzlich die USt-IdNr. beider Parteien sowie den Hinweis auf die Steuerbefreiung. Siehe Innergemeinschaftliche Lieferung.

Kleinbetragsrechnungen unter 250 €

Vereinfachte Pflichtfelder gelten weiterhin. Trotzdem muss der Steuersatz und Bruttobetrag erkennbar sein.

Anzahlungen und Schlussrechnung

Anzahlungsrechnungen müssen klar als solche bezeichnet sein. In der Schlussrechnung müssen alle Anzahlungen mit Datum, Nettobetrag und USt einzeln aufgeführt werden. Siehe Abschlagsrechnungen.

Häufige Fehler, die den Vorsteuerabzug gefährden

Falsche oder fehlende USt-IdNr. des Leistenden.
Empfängername abweichend zum Handelsregister.
Leistungsbeschreibung zu pauschal („Beratungsleistung").
Kein Leistungszeitraum.
Steuersatz und Steuerbetrag widersprechen sich.
Bei ZUGFeRD: XML und PDF inhaltlich verschieden.

Mehr in Häufige Fehler.

Was tun bei einer fehlerhaften Eingangsrechnung?

Sie haben zwei Wege:

Stornorechnung und neue Rechnung verlangen. Sicherer und sauberer Weg.
Berichtigung mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung. Möglich, aber bei XRechnung formal mit eigener Rechnungsart abzubilden.

Siehe Stornierung.

Aufbewahrung als Voraussetzung

Ohne ordnungsgemäße Aufbewahrung kein Vorsteuerabzug. GoBD-konform heißt:

10 Jahre revisionssicher.
Originalformat (XML bzw. ZUGFeRD-PDF) erhalten.
Unveränderbar nach Eingang.

Mehr in Aufbewahrungspflicht und Unveränderbarkeit.