Steuernummer oder USt-ID in der E-Rechnung: Was muss angegeben werden?
E-Rechnungen erfordern Steueridentifikationsdaten. Wir erklären, ob Sie Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben müssen.
Steuernummer oder USt-IdNr.? Diese Frage beantworten viele Unternehmer falsch – und merken es erst, wenn das Finanzamt nachfragt oder ein Empfänger die Rechnung zurückweist. Bei der E-Rechnung wird die Sache nicht einfacher, weil zwei verschiedene Felder existieren und die deutschen Regeln (XRechnung, EN 16931) im Detail unterschiedlich sind.
Dieser Beitrag erklärt, welche Nummer wann verwendet wird, in welchem Feld sie steht und welche Sonderregeln für Kleinunternehmer und Auslandsgeschäfte gelten.
Die zwei Nummern im Vergleich
| Merkmal | Steuernummer | USt-IdNr. (USt-ID) |
|---|---|---|
| Vergeben vom | Finanzamt | Bundeszentralamt für Steuern |
| Format | 12/345/67890 | DE123456789 |
| Gilt für | nationale Steuersachen | innergemeinschaftliche Geschäfte |
| Pflicht für | jede Rechnung (eines davon) | EU-Geschäfte mit Reverse Charge |
| Antrag | beim Finanzamt | beim BZSt online |
§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG sagt klar: eine der beiden muss auf jeder Rechnung stehen. Die USt-IdNr. ist die saubere Wahl, weil sie für nationale und EU-Geschäfte gleich funktioniert. Die Steuernummer ist nur national gültig.
Felder in der EN 16931
Die EN trennt sauber zwischen den beiden Identifikatoren:
| Feld | Code | Inhalt |
|---|---|---|
| USt-IdNr. Verkäufer | BT-31 | mit Länderpräfix, z. B. DE123456789 |
| Steuerregistrierungsnummer Verkäufer | BT-32 | nationale Steuernummer |
| USt-IdNr. Käufer | BT-48 | mit Länderpräfix |
Die deutsche XRechnung erzwingt durch die Geschäftsregel BR-DE-15:
Es muss entweder die USt-IdNr. oder die Steuernummer des Verkäufers angegeben sein.
Beide gleichzeitig sind erlaubt und sogar empfehlenswert. Empfänger werten meistens BT-31 aus, einige Behörden zusätzlich BT-32.
Format der USt-IdNr.
Die USt-IdNr. muss mit dem Länderpräfix beginnen. Häufiger Fehler: nur die Ziffern eintragen.
- Richtig:
DE123456789 - Falsch:
123456789
Der Validator prüft das Format streng. Wer die Präfix vergisst, bekommt Schematron-Fehler BR-CO-09 oder ähnlich.
Bei EU-Geschäften können Sie die USt-IdNr. des Empfängers über das VIES-Tool der EU prüfen. Das ist Pflicht, wenn Sie steuerfrei innergemeinschaftlich liefern (siehe innergemeinschaftliche Lieferung).
Format der Steuernummer
Die Steuernummer hat drei Schreibweisen:
- Standard-Format (mit Schrägstrichen):
12/345/67890 - Bundeseinheitliche Form (ohne Schrägstriche, 13-stellig):
1234567890123 - ELSTER-Form (Länderschlüssel + Nummer)
Für die XRechnung empfiehlt sich das Standard-Format mit Schrägstrichen. Manche Empfangssysteme tolerieren auch andere Formen, aber zur Sicherheit das schreiben, was auf dem Steuerbescheid steht.
Kleinunternehmer
Kleinunternehmer nach § 19 UStG haben in der Regel nur eine Steuernummer, keine USt-IdNr. – brauchen sie auch nicht. Auf der Rechnung steht die Steuernummer in BT-32, dazu der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung im Freitext.
Wichtig: Kleinunternehmer dürfen seit 2025 keine Umsatzsteuer mehr ausweisen, müssen aber dennoch Pflichtfelder einer E-Rechnung erfüllen. Mehr dazu in Steuerfreie Leistungen.
Käufer-USt-ID: wann sie benötigt wird
Die USt-IdNr. des Käufers in BT-48 ist nicht immer Pflicht, wird aber gebraucht bei:
- Innergemeinschaftlichen Lieferungen ins EU-Ausland
- Reverse-Charge-Geschäften (siehe Reverse Charge)
- Bauleistungen zwischen Unternehmern (§ 13b UStG)
- Großbetragsrechnungen im B2B, wo der Empfänger Vorsteuer zieht
Für reine Inlandsrechnungen B2B ist BT-48 nicht zwingend, wird aber empfohlen.
Steuervertreter im Drittland
Wenn Sie aus dem Ausland in Deutschland fakturieren, können Sie einen Steuervertreter brauchen. Dafür gibt es eigene Felder:
- BT-62 Name
- BT-63 USt-IdNr.
- BG-11/BG-12 für Adressdaten
Das ist ein Sonderfall, der vor allem Onlinehändler und Dienstleister außerhalb der EU betrifft. Mehr in E-Rechnung Ausland.
Häufige Fehler
- USt-ID ohne Länderpräfix. Schematron meckert, Empfänger lehnt ab.
- Steuernummer und USt-ID verwechselt. Wer die USt-ID in BT-32 schreibt, scheitert in jeder Validierung.
- Falsche USt-ID des Empfängers. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen Haftungsrisiko – immer per VIES prüfen.
- Kleinunternehmer mit Phantasie-USt-ID. Wer keine hat, lässt BT-31 leer.
Häufige Fragen
Brauche ich beides – Steuernummer und USt-ID?
Nicht zwingend. Eine reicht. Aber wer regelmäßig im EU-Ausland tätig ist, sollte beide auf der Rechnung haben.
Wo beantrage ich die USt-IdNr.?
Online beim Bundeszentralamt für Steuern. Dauert in der Regel wenige Tage.
Warum verlangt mein Validator unbedingt eine USt-ID?
Vermutlich nutzen Sie ein Empfangsregelwerk, das BT-31 als Pflicht definiert (z. B. einige PEPPOL-Profile). Die XRechnung selbst akzeptiert auch BT-32 allein.
Muss die USt-ID auch bei Privatkundenrechnungen drauf?
Nein. § 14 UStG gilt für Rechnungen an Unternehmer. Bei Privatkundenrechnungen reicht die Steuernummer des Verkäufers, eine USt-ID des Käufers ist nicht nötig.
Was, wenn meine USt-ID gerade beantragt, aber noch nicht erteilt ist?
Verwenden Sie die Steuernummer in BT-32. Sobald die USt-ID erteilt ist, künftige Rechnungen mit BT-31 ergänzen.