E-Rechnung ohne Steuerberater: Was Sie selbst problemlos erledigen können
Viele E-Rechnung-Aufgaben können Unternehmen selbst übernehmen. Wir zeigen, was Sie ohne Steuerberater erledigen können und wo professionelle Hilfe wirklich sinnvoll ist.
Steuerberater sind teuer und sinnvoll – aber nicht für jede Frage. Bei der E-Rechnung gilt das besonders. Vieles, was nach Spezialwissen aussieht, ist eigentlich Routinearbeit, die jede:r Selbstständige selbst stemmen kann. Andere Themen sollten Sie wirklich nicht alleine angehen. Eine ehrliche Aufteilung spart Geld und Nerven.
Dieser Beitrag sortiert: Was machen Sie selbst, was geben Sie ab, und wo liegt die Grauzone?
Diese Aufgaben sind klar im Eigenbereich
Folgendes können Sie ohne Steuerberater machen, wenn Sie ein paar Stunden Zeit investieren:
- Tool auswählen und einrichten (Online-Rechnungstool, ERP-Modul, Buchhaltungs-Suite).
- Rechnungen erstellen für Standard-B2B mit 19 % oder 7 %.
- Rechnungen versenden per E-Mail oder Peppol.
- Rechnungen empfangen und in einem strukturierten Postfach sortieren.
- Rechnungsnummern sauber durchnummerieren (Rechnungsnummer).
- Stammdaten pflegen (Adresse, USt-IdNr., Bankverbindung).
- Validierung vor Versand mit einem Online-Validator.
- Archivierung in einem GoBD-konformen Cloud-Speicher.
Das deckt 90 % der Tätigkeiten ab. Wer ehrlich in den eigenen Workflow schaut, merkt: Der Steuerberater wäre dafür zu schade.
Diese Aufgaben sind eindeutig Steuerberater-Sache
- Beurteilung komplexer Steuerlogik: Reverse Charge im Bau, innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte, Differenzbesteuerung.
- Einordnung neuer Geschäftsmodelle: Wann ist eine Lieferung, wann eine sonstige Leistung? Wann greift OSS?
- Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahreserklärung.
- Betriebsprüfungs-Vorbereitung.
- Wechsel zwischen Soll- und Istbesteuerung.
- Gestaltung bei Auslandsberührung (Drittland, Großbritannien, Schweiz).
Wer sich hier verrechnet, riskiert Steuernachzahlungen plus Zinsen. Das ist deutlich teurer als das Beraterhonorar.
Grauzone: Aufgaben, die je nach Wissen passen
| Aufgabe | Selbst möglich, wenn … |
|---|---|
| Stornorechnung erstellen | Sie das Konzept aus Stornierung verstanden haben |
| Abschlagsrechnungen schreiben | Sie Abschlagsrechnung gelesen haben und die Schlussrechnung sauber aufstellen |
| Reverse-Charge-Rechnung an EU-Kunden | Sie die USt-IDs prüfen und den richtigen Code setzen (Reverse Charge) |
| Mehrere Steuersätze in einer Rechnung | die Software das automatisch aufteilt |
| Korrektur eines Buchhaltungsfehlers | der Fehler nur formal ist (z. B. falsche Adresse) |
Faustregel: Wenn der Fehlerfall maximal eine Korrekturrechnung kosten würde, ruhig selbst probieren. Wenn er Steuerschuld auslösen kann, vorher fragen.
Aufgabenteilung in der Praxis
Eine pragmatische Aufteilung:
| Verantwortung | Sie | Steuerberater |
|---|---|---|
| Rechnungstool einführen | X | – |
| Rechnungserstellung & -versand | X | – |
| Eingangsrechnungen erfassen & buchen | X (mit Software) | optional |
| Buchhaltung Monatsabschluss | optional | X |
| USt-Voranmeldung | – | X |
| Jahresabschluss | – | X |
| Sonderfälle (z. B. § 13b, OSS, EU-Geschäfte) | Stammdaten pflegen | Beurteilung |
Wer die Buchhaltung selbst macht, kann den Steuerberater auf Voranmeldung + Jahresabschluss reduzieren. Das macht das Honorar planbar und transparent.
Werkzeuge, die Eigenarbeit ermöglichen
- Online-Rechnungstools: für Erstellen und Versenden, oft kostenfrei oder unter 10 €/Monat. Beispiele in Rechnungstool online.
- Buchhaltungs-Suiten (lexware, sevDesk, Bitrix, easybill): erstellen, empfangen, vorkontieren, exportieren an Steuerberater.
- DATEV Unternehmen online: für die Schnittstelle zum Steuerberater.
- Peppol-Light-Anbindungen: oft als Add-on oder über externen Service Provider.
Mehr für Selbstständige in Freiberufler und Handwerk.
Wann lohnt eine Schulung?
Wer weniger als 50 Eingangs- und Ausgangsrechnungen pro Monat hat, kommt mit einer guten Online-Doku und 2–3 Stunden Eigenleseaufwand klar. Wer mehr Volumen oder komplexere Fälle hat, sollte:
- Einen halben Tag Steuerberater-Schulung buchen (oft günstig).
- Einmal pro Quartal ein Review der eigenen Belege machen lassen.
- Sich beim Steuerberater eine kurze Notiz mit Standardfällen abholen.
Mehr in E-Rechnung für Steuerberater – auch lesenswert für Mandanten.
Was Sie unbedingt selbst dokumentieren sollten
Auch wer den Steuerberater einbindet, ist verantwortlich für:
- Verfahrensdokumentation zur GoBD-Konformität (Archivierung).
- Stammdaten der Empfänger inkl. Empfangskanal.
- Belegliste mit Status (offen, gezahlt, storniert).
- Berechtigungen: Wer darf Rechnungen erstellen, freigeben, stornieren?
Das kann Ihnen niemand abnehmen, weil es interner Prozess ist.
Typische Fehler, wenn man alles selbst macht
- Pflichtangaben unvollständig: USt-IdNr. vergessen, Leistungszeitraum fehlt.
- Falsche Steuerlogik: 19 % auf eine eigentlich steuerfreie Vermietung.
- Doppelte Rechnungsnummern nach Software-Wechsel.
- Eingangsrechnung verworfen, weil PDF schöner aussah – das Original ist die XML-Datei!
- Archivierung „in einem Ordner auf dem PC" ohne Backup und Versionierung.
Wann sich der Steuerberater wirklich rechnet
Drei klare Auslöser:
- Sie machen den ersten EU-Auslandsumsatz.
- Sie verändern die Rechtsform oder bekommen eine Beteiligung.
- Eine Betriebsprüfung steht an.
In allen drei Fällen kann ein paar Stunden Beratung zehntausende Euro Risiko vermeiden. Mehr in Betriebsprüfung.
Häufige Fragen
Darf ich die Buchhaltung wirklich komplett selbst machen?
Ja. Es gibt keine Pflicht, einen Steuerberater zu beauftragen. Sie sind aber selbst für die Richtigkeit verantwortlich.
Was kostet ein Steuerberater nur für die Voranmeldung?
Je nach Volumen 50–250 € pro Monat. Bei wenigen Belegen lohnt sich oft das Modell „nur Jahresabschluss + Steuererklärung".
Reicht eine kostenlose Lösung für E-Rechnungen?
Für kleine Volumina ja. Mehr in Kostenlos testen und XRechnung kostenlos erstellen.
Wie schnell lerne ich die Pflichten?
Wer drei bis vier Stunden in Lesen investiert (z. B. die Beiträge auf dieser Seite) und ein Tool ausprobiert, ist für 80 % aller Standardfälle gerüstet.
Wann sollte ich definitiv den Steuerberater anrufen?
Bei jedem Sachverhalt, der Auslandsbezug, Sonderbesteuerung oder Insolvenz-/Gründungsthemen berührt. Auch bei jedem Schreiben vom Finanzamt, das nicht Standard ist.