Lieferantennummer in der E-Rechnung: Wofür wird sie benötigt?
Viele öffentliche Auftraggeber verlangen die Lieferantennummer in der E-Rechnung. Erfahren Sie, wo das Feld eingetragen wird und wo Sie die Nummer finden.
Wer zum ersten Mal eine Rechnung an eine Behörde schickt, bekommt sie häufig zurück mit dem Hinweis: „Lieferantennummer fehlt". Auch große Konzerne arbeiten gern mit dieser internen Kennung, um Rechnungen ohne manuelle Zuordnung in ihr SAP- oder ERP-System zu bekommen. In der E-Rechnung gibt es ein eigenes Feld dafür, das in der Praxis aber oft übersehen wird.
Dieser Beitrag erklärt, was die Lieferantennummer ist, wo sie in der XML steht und wie Sie sie in Ihrem Rechnungssystem hinterlegen.
Was ist die Lieferantennummer?
Die Lieferantennummer (auch Kreditorennummer, Vendor-ID oder Supplier-ID) ist eine Kennung, die der Empfänger vergibt, um den Lieferanten in seinem System eindeutig zu identifizieren. Sie hat zwei Funktionen:
- Automatische Buchung. Eingehende Rechnungen werden ohne manuellen Stammdaten-Abgleich dem richtigen Kreditor zugeordnet.
- Zahlungsfreigabe. Der Workflow im ERP des Empfängers prüft Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und Steuerstatus über die Nummer.
Die Lieferantennummer steht nicht in Ihren eigenen Stammdaten – sie wird Ihnen vom Empfänger mitgeteilt. Häufig nach dem ersten Auftrag oder nach Abschluss eines Lieferantenstammblatts (siehe Selbstauskunft).
Wo steht die Lieferantennummer in der XML?
In der EN-16931-konformen Rechnung gibt es zwei Kandidaten:
| Feld | Code | Inhalt |
|---|---|---|
| Verkäuferkennung | BT-29 | Identifier des Verkäufers, vergeben vom Käufer |
| Käuferreferenz | BT-10 | Referenz, die der Käufer zur Zuordnung benötigt |
Die saubere Lösung ist BT-29 mit einem Schema-Identifier, der angibt, von wem die Nummer stammt. Beispiel:
<cac:PartyIdentification>
<cbc:ID schemeID="0088">4012345000099</cbc:ID>
</cac:PartyIdentification>Hier ist 0088 die GLN nach GS1. Für eine reine Empfänger-Lieferantennummer wird oft schemeID="0190" (Behörden-Kennung) oder ein leerer Schema-Wert verwendet.
In der Praxis tragen viele Tools die Lieferantennummer als Freitext in BT-10 ein. Das funktioniert, ist aber technisch nicht ganz sauber, weil BT-10 eigentlich für die Käuferreferenz wie eine Kostenstelle oder Bestellnummer gedacht ist.
Wer vergibt die Nummer?
Drei typische Wege:
- Behörden – nach der ersten Bestellung. Häufig steht die Nummer auf der Bestellung selbst oder im Begleitschreiben.
- Konzerne – nach Eintrag im Lieferantenportal (Coupa, Ariba, Jaggaer). Ohne Eintrag dort kein Kreditorenkonto, ohne Konto keine Bezahlung.
- Mittelstand – pragmatisch per E-Mail oder im Vertrag. Oft ohne formalen Prozess.
Wichtig: Pro Empfänger eine eigene Lieferantennummer. In Ihrem Rechnungssystem sollte daher zu jedem Kunden ein Feld „Lieferantennummer beim Kunden" gepflegt werden, getrennt von Ihrer eigenen Kundennummer.
Lieferantennummer vs. Leitweg-ID vs. Käuferreferenz
Drei Begriffe, die regelmäßig verwechselt werden:
| Feld | Wer vergibt | Wozu |
|---|---|---|
| Lieferantennummer | Empfänger | Identifikation des Lieferanten im Empfängersystem |
| Leitweg-ID | Empfänger (öffentl. Hand) | Routing der Rechnung an die richtige Stelle |
| Käuferreferenz | Empfänger | Zuordnung zu Kostenstelle, Projekt, Sachbearbeiter |
| Bestellnummer | Empfänger | Verbindung zur konkreten Bestellung |
Mehr zur Leitweg-ID und zur Bestellreferenz.
Im Tool richtig hinterlegen
Wenn Sie unsere Online-Tools oder ein klassisches Rechnungsprogramm nutzen, finden Sie die Lieferantennummer meistens in den Kundenstammdaten, nicht in den eigenen Firmendaten. Das ist anfangs verwirrend.
Pflegen Sie zusätzlich:
- Empfänger-spezifische Bestellnummer-Pflicht (Behörden ja, B2B variiert)
- Format der Bestellnummer (4-stellig, 8-stellig, mit Präfix)
- Pflichtangabe der Kostenstelle in BT-19
Das vermeidet Rückläufer und beschleunigt die Zahlung. Mehr zu typischen Fehlerquellen in E-Rechnung Fehler vermeiden.
Was passiert ohne Lieferantennummer?
Es kommt auf den Empfänger an:
- Behörden mit ZRE/OZG-RE: Die Rechnung wird angenommen, landet aber im Klärfall. Bearbeitung kann Wochen dauern. Mehr in OZG-Portal.
- Großkonzerne: automatische Ablehnung durch das ERP, Sie bekommen die Rechnung zurück.
- Mittelstand: Buchhaltung sucht den Kreditor manuell, Bezahlung verzögert sich.
In jedem Fall: weniger Reibung, schnellere Bezahlung. Es lohnt sich, die Nummer beim ersten Auftrag aktiv anzufragen.
Häufige Fragen
Ist die Lieferantennummer eine Pflichtangabe?
Nicht im Sinne der EN 16931. Sie wird aber von vielen Empfängern verlangt und kann durch interne Geschäftsregeln zur faktischen Pflicht werden – besonders bei Behörden und Großkonzernen.
Was tue ich, wenn der Empfänger mir keine Nummer gibt?
Schicken Sie die Rechnung trotzdem, aber rechnen Sie mit Verzögerungen. Häufig wird dann nachträglich eine Nummer vergeben, die Sie für künftige Rechnungen verwenden sollten.
Darf ich meine eigene Kundennummer als Lieferantennummer eintragen?
Nein. Die Lieferantennummer ist die Nummer, die der Käufer für Sie vergibt – nicht umgekehrt. Wer das verwechselt, sorgt im Empfängersystem für Chaos.
Kann ich für jeden Empfänger dieselbe Nummer verwenden, etwa meine USt-ID?
Funktional ja, formal nein. Die USt-ID gehört in BT-31. Die Lieferantennummer ist eine empfängerspezifische Kennung.
Gibt es ein zentrales Register für Lieferantennummern?
Nein. Jede Organisation pflegt ihre eigenen. PEPPOL und GLN-Codes sind weitgehende Standards, aber keine Pflicht. Mehr in PEPPOL erklärt.