OZG-RE Portal: E-Rechnungen an Bundesbehörden einreichen

Wer nicht direkt für ein Bundesministerium arbeitet, sondern für eine nachgeordnete Bundesbehörde oder ein angeschlossenes Bundesland, landet beim Versand früher oder später auf der OZG-RE. Das Portal ist Teil der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und seit 2020 die Standardplattform für E-Rechnungen außerhalb des reinen Ministerienkreises.

Was ist die OZG-RE?

Die OZG-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) ist ein vom Bund betriebenes Portal, das E-Rechnungen entgegennimmt und an die jeweilige Behörde weiterleitet. Sie ergänzt die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE), die nur Bundesministerien und Verfassungsorgane bedient.

Anders als die ZRE ist die OZG-RE auch für angeschlossene Bundesländer offen. Mehrere Länder nutzen sie als gemeinsame Infrastruktur, statt eine eigene Plattform aufzubauen.

Wer schickt seine Rechnungen über OZG-RE?

Typische Empfänger über die OZG-RE:

• Bundesoberbehörden (z. B. Bundesnetzagentur, BAMF, BAFA)
• Bundeswehr-Beschaffung in Teilen
• Mitnutzende Bundesländer (Brandenburg, Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Rheinland-Pfalz, Saarland, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein, Thüringen – je nach aktuellem Stand)
• Anstalten und Körperschaften des öffentlichen Rechts mit Anbindung

Welche Plattform der richtige Adressat ist, lesen Sie aus der Leitweg-ID des Empfängers ab. Hintergrund in Leitweg-ID.

Voraussetzungen für die Nutzung

Bevor Sie eine Rechnung einreichen, brauchen Sie:

1. Eine XRechnung in einer aktuell zugelassenen Version (3.x).
2. Die korrekte Leitweg-ID in BT-10.
3. Bei Bedarf eine vom Auftraggeber genannte Bestellnummer (BT-13) und/oder Lieferantennummer (BT-29).
4. Anhänge nur in zulässigen Formaten (PDF/A, PNG, JPG, TXT, CSV, XLSX in Teilen).

Tipp: Vor dem Upload immer einmal durch unseren Validator laufen lassen.

Registrierung Schritt für Schritt

1. Aufruf der OZG-RE-Webseite und Klick auf „Registrieren".
2. Unternehmensdaten eintragen (Name, Anschrift, USt-IdNr., Ansprechpartner).
3. Bestätigungs-Mail abwarten und Account aktivieren.
4. Erste Anmeldung mit Benutzername und Passwort.
5. Optional: technischen Nutzer anlegen, falls Sie Web-Service nutzen wollen.

Die Registrierung ist kostenlos und dauert in der Regel wenige Minuten.

Einreichungsweg 1: Web-Upload

Der einfachste Weg:

1. Login → „Rechnung einreichen".
2. XML auswählen und hochladen.
3. Die Plattform prüft sofort gegen den KoSIT-Validator.
4. Bei Erfolg: Anhänge ergänzen und absenden.
5. Sie erhalten eine Übermittlungsnummer als Beleg.

Bei Fehlern zeigt die Plattform den Schematron-Fehler. Häufige Treffer in E-Rechnung Fehler vermeiden.

Einreichungsweg 2: E-Mail

Jeder Behörde ist eine OZG-RE-spezifische Mail-Adresse zugewiesen. Sie senden:

• die XRechnung als Anhang (.xml),
• ggf. weitere Anhänge wie Stundennachweise als .pdf,
• ohne Verschlüsselung – die Übertragung ist innerhalb der OZG-RE abgesichert.

Vorteile: Kein Login. Nachteile: Validierungsergebnisse kommen verzögert per Antwort-Mail; bei Format-Fehlern ist die Rechnung nicht eingegangen.

Einreichungsweg 3: PEPPOL

Für regelmäßige Lieferanten der beste Weg. Über einen PEPPOL Access Point wird die Rechnung direkt an den OZG-RE-Endpunkt geroutet:

• Sofortige Validierung am AP.
• Maschinelle Zustellbestätigung.
• ERP-Integration ohne Browser-Klicks.

Ein Großteil der Marktanbieter (DATEV, SAP, Mustang, Compleo, Seeburger u. a.) bietet PEPPOL-Konnektivität.

Einreichungsweg 4: Web-Service (Maschine zu Maschine)

Für Großlieferanten gibt es eine SOAP-Schnittstelle. Setup:

1. Technischen Nutzer im Portal anlegen.
2. Zertifikat hinterlegen.
3. WSDL und Endpoint in das eigene System einbinden.

Damit lassen sich tausende Rechnungen pro Tag streamen.

Was nach dem Versand passiert

Nach erfolgreicher Übermittlung läuft der Prozess in drei Stufen:

1. Technische Annahme durch die OZG-RE (Sekunden).
2. Routing an die Empfangsbehörde (Minuten).
3. Sachliche Prüfung und Zahlung in der Behörde (Tage bis Wochen).

Den Status können Sie in der OZG-RE einsehen – die inhaltliche Bearbeitung liegt aber außerhalb des Portals.

Stolperfallen in der Praxis

• Falsche Leitweg-ID: Versand an die ZRE statt OZG-RE oder umgekehrt.
• Doppelte Übermittlung: Manche Lieferanten reichen sowohl per E-Mail als auch per Upload ein – die Behörde bekommt dann zwei identische Belege.
• Fehlende Bestellnummer: Viele Häuser filtern automatisch und lehnen ohne Bestellbezug ab.
• Anhang nur per E-Mail: Wenn der Anhang nicht über die OZG-RE läuft, fehlt er später in der Akte.

Vergleich mit der ZRE

Funktional sehr ähnlich – Unterschied liegt im Empfängerkreis.

Häufige Fragen

Brauche ich für jede Behörde einen eigenen Account?

Nein. Ein OZG-RE-Account reicht für alle angebundenen Behörden. Die Zuordnung erfolgt über die Leitweg-ID in der Rechnung.

Was kostet die Nutzung?

Nichts. Sowohl Registrierung als auch Einreichung sind kostenlos.

Gibt es eine API für kleine Lieferanten?

Ja, aber sie ist eher für Volumenversand gedacht. Für gelegentliche Nutzer ist Web-Upload oder E-Mail einfacher.

Was ist mit kommunalen Behörden?

Kommunen haben oft eigene Plattformen oder akzeptieren PEPPOL. Die OZG-RE ist nicht für jede Kommune zuständig.

Kann ich die XRechnung 3.0 oder muss ich Version 2.x verwenden?

Die OZG-RE akzeptiert die jeweils aktuell freigegebenen Versionen. Empfehlung: immer die jüngste freigegebene XRechnung-Version verwenden.