E-Rechnung Selbstauskunft: Was Empfänger von Lieferanten erwarten

Bevor die erste E-Rechnung an eine Behörde oder einen Konzern fließt, kommt fast immer ein Fragebogen: die Selbstauskunft. Sie ist kein Teil der E-Rechnung selbst, aber sie entscheidet darüber, ob Sie überhaupt als Lieferant freigeschaltet werden – und damit, ob Ihre Rechnungen später durchlaufen oder im Klärfall stranden.

Dieser Beitrag erklärt, was eine Lieferanten-Selbstauskunft ist, welche Angaben typisch verlangt werden und wie Sie sich auf die Anfrage vorbereiten.

Was ist die Selbstauskunft?

Die Selbstauskunft (auch Lieferantenstammblatt, Vendor Master Data Form, Onboarding-Formular) ist ein Fragebogen des Empfängers an den Lieferanten. Sie enthält alle Daten, die der Empfänger braucht, um:

• ein Kreditorenkonto im ERP anzulegen
• eine Lieferantennummer zu vergeben
• gesetzliche Compliance-Pflichten zu erfüllen (Lieferkettengesetz, GwG, AGG)
• Bankverbindung und Zahlungsfreigabe vorzubereiten

Ohne ausgefüllte Selbstauskunft passiert in vielen Organisationen nichts. Auch wenn die XRechnung formal korrekt ist – ohne Stammsatz wird sie nicht verbucht.

Typischer Inhalt

Die Inhalte variieren, aber der Kern wiederholt sich:

Bei großen Konzernen kommen Punkte zu Nachhaltigkeit, CO₂-Bilanz und Lieferkettengesetz dazu. Mehr dazu in E-Rechnung Lieferkettengesetz und Nachhaltigkeit.

E-Rechnungs-spezifische Angaben

Im Bereich „elektronische Rechnungen" werden meist erfragt:

• Welche Formate können Sie versenden? (XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, PEPPOL BIS)
• Welche Übertragungswege unterstützen Sie? (E-Mail, PEPPOL, Portal, EDI)
• Haben Sie eine PEPPOL-ID?
• Mit welcher Software erstellen Sie Rechnungen?

Wer hier konkret antwortet, signalisiert Professionalität. Wer „weiß nicht" schreibt, riskiert ein Nachfass-Gespräch.

Pflichten aus dem Geldwäschegesetz

Banken und Versicherungen, aber auch viele Konzerne, erfragen GwG-relevante Daten:

• Wirtschaftlich Berechtigter nach § 3 GwG
• PEPs (politisch exponierte Personen)
• Sanktionslistenprüfung (EU, OFAC)
• Eigentümerstruktur

Diese Angaben sind sensibel. Halten Sie eine kurze, vorbereitete Erklärung im Schubfach – das spart bei jeder neuen Selbstauskunft Zeit.

Lieferkettengesetz und Verhaltenskodex

Seit 2023 (LkSG) und mit der EU-Richtlinie CSDDD ab 2027 verlangen Auftraggeber zunehmend:

• Bestätigung des Code of Conduct (vom Auftraggeber vorgegeben)
• Angaben zu Produktionsstandorten und Subunternehmern
• Risikobewertung in der Lieferkette

Wer mehrfach an dieselben Konzerne liefert, sammelt mit der Zeit ein Dutzend ähnlicher Codes. Tipp: Eine eigene Compliance-Erklärung formulieren und mit den Codes der Auftraggeber abgleichen.

Wie häufig kommt die Selbstauskunft?

Erfahrungswerte aus dem Mittelstand:

• Behörden: einmal beim Onboarding, danach jährliche Aktualisierung
• DAX-Konzerne: alle 12–24 Monate Re-Validierung
• Mittelstand: nur einmal, oft als Stammdatenblatt
• Banken/Versicherungen: jährlich, häufig auch bei Änderungen

Pflegen Sie ein zentrales Dokument mit allen Angaben. Wenn ein neuer Fragebogen kommt, müssen Sie nur noch übertragen statt recherchieren.

Lieferantenportale: Coupa, Ariba, Jaggaer

Große Empfänger arbeiten nicht mit PDF-Fragebögen, sondern mit Portalen:

• SAP Ariba – verbreitet bei Industrie und Konzernen
• Coupa – bei Tech- und Mittelstandsunternehmen
• Jaggaer – im öffentlichen und industriellen Bereich
• Onventis – DACH-Markt

Anlage und Pflege dauert pro Portal 1–3 Stunden. Die meisten Portale verlangen jährliche Bestätigung. Wer sich da nicht meldet, fliegt aus dem Lieferantenkreis.

Häufige Fehler

• Veraltete Bankverbindung im Portal → Geld geht ins Leere.
• Unterschriebene Erklärungen ohne Datum → werden nicht akzeptiert.
• Verhaltenskodex unbeantwortet → Onboarding wird abgelehnt.
• USt-ID fehlt → Rechnungen werden nicht freigegeben (siehe USt-ID).
• Falsche Ansprechpartner → Mahnungen landen bei Personen, die längst weg sind.

Tipp: Eigenes Lieferantendossier

Bauen Sie sich einmal ein Dossier mit allen Standardangaben:

• aktueller Handelsregisterauszug
• aktuelle USt-ID und Steuernummer
• aktuelle Bankverbindung mit Kontoauszug-Header
• Versicherungsbestätigungen (Haftpflicht, Berufshaftpflicht)
• Zertifikate (ISO, Präqualifikation)
• eigene Lieferanten-AGB
• DSGVO-Erklärung
• Lieferkettenerklärung

Dann ist die nächste Selbstauskunft eine 30-Minuten-Aufgabe statt eines halben Tages.

Häufige Fragen

Ist die Selbstauskunft Teil der E-Rechnungspflicht?

Nein. Sie ist eine vor-/außerhalb der Rechnung liegende Anforderung des Empfängers. Ohne sie wird die Rechnung aber oft nicht bezahlt.

Was, wenn ich die geforderten Zertifikate nicht habe?

Geben Sie das ehrlich an. Bei kleinen Aufträgen werden Zertifikate oft erlassen. Bei großen Volumina ist Zertifizierung Voraussetzung.

Wer im Unternehmen sollte die Selbstauskunft ausfüllen?

Idealerweise eine zentrale Stelle (Vertriebsinnendienst, Geschäftsleitung) mit Zugriff auf Stammdaten. Ständig wechselnde Bearbeiter führen zu Inkonsistenzen.

Muss ich Änderungen aktiv melden?

Ja. Vor allem Bankverbindung, USt-ID und Geschäftsführer-Wechsel sollten Sie unaufgefordert mitteilen. Sonst stockt der Zahlungsfluss.

Hat die Selbstauskunft etwas mit dem Lieferantenstammblatt zu tun?

Ja, das sind Synonyme. Größere Empfänger nennen es „Vendor Onboarding", kleinere „Stammdatenformular". Inhalt ist im Wesentlichen identisch.