E-Rechnung und Umsatzsteuer: Was Sie beachten müssen

Eine E-Rechnung ist ein anderes Format, aber dieselbe Umsatzsteuer. Die Regeln aus § 14 UStG gelten unverändert – nur dass die Werte jetzt in fest definierten XML-Feldern stehen statt im Fließtext eines PDFs. Genau diese Strenge sorgt aber dafür, dass kleine Schludereien sofort auffallen, die im PDF jahrelang niemandem aufgefallen wären.

Wo die Umsatzsteuer in der E-Rechnung lebt

Im Gegensatz zur Papierrechnung gibt es nicht "eine Stelle" mit der Umsatzsteuer, sondern drei Ebenen, die zueinander passen müssen:

1. Pro Position (BG-30) – Steuerkategorie und Steuersatz für jede einzelne Zeile.
2. Pro Steuersatz (BG-23) – eine Aufschlüsselung pro verwendetem Steuersatz mit Nettobetrag, Steuerbetrag und Begründung.
3. In den Summen (BT-110 und BT-112) – der Steuerbetrag insgesamt und der Bruttobetrag.

Diese drei Ebenen müssen rechnerisch konsistent sein. Findet ein Validator zwischen ihnen einen Cent Differenz, wird die Rechnung abgewiesen.

Die Steuerkategorien (Codeliste UNCL5305)

In jedem Steuerblock setzen Sie eine Kategorie. Sie sagt dem Empfänger und den Validatoren, in welcher umsatzsteuerlichen Welt Sie sich bewegen.

Bei jeder Kategorie außer S ist ein Steuerbefreiungsgrund in BT-120 Pflicht. Ohne diese Begründung lehnt jeder Validator ab.

Mehrere Steuersätze auf einer Rechnung

Klassisches Beispiel: Sie verkaufen einem Restaurant Beratungsleistung (19 %) und liefern dazu ein Fachbuch (7 %). Auf dieser Rechnung entstehen:

• Position 1 mit Steuerkategorie S, Steuersatz 19 %
• Position 2 mit Steuerkategorie S, Steuersatz 7 %
• Steueraufschlüsselung 1: Nettobasis × 19 % = Steuerbetrag
• Steueraufschlüsselung 2: Nettobasis × 7 % = Steuerbetrag
• Summe der beiden Steuerbeträge = BT-110

Wer das in einem guten Tool eingibt, sieht automatisch, dass zwei Steuergruppen entstehen. Ein häufiger Fehler in Eigenbau-Lösungen: Beide Sätze landen in einer Gruppe, was sofort zur Ablehnung führt.

Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV)

Rechnungen bis 250 € brutto müssen weniger Felder enthalten – diese Regel gilt auch in der E-Rechnung. Konkret reichen:

• Name und Anschrift des Verkäufers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Sachen oder Leistung
• Bruttobetrag und Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Trotzdem müssen die strukturierten Felder befüllt sein – das Tool legt einfach weniger Werte an. Praktisch wirft jeder vernünftige Generator eine Kleinbetragsrechnung auf, wenn der Bruttobetrag unter 250 € liegt.

Steuerbefreiung sauber begründen

Hier passieren viele Fehler. Drei klassische Begründungen:

Die freie Begründung darf in eigenen Worten formuliert sein – sie sollte aber einen klaren Bezug zur Rechtsnorm haben. Mehr zu den jeweiligen Konstellationen in E-Rechnung Reverse Charge, E-Rechnung innergemeinschaftlich und E-Rechnung steuerfreie Leistungen.

Skonto und Rabatte – wo die Umsatzsteuer hinwandert

Skonto und Rabatte verändern die Bemessungsgrundlage. In der E-Rechnung gibt es dafür zwei klar getrennte Strukturen:

• Zuschläge/Abschläge auf Positionsebene (BG-27 / BG-28) – wirken nur auf eine Position.
• Zuschläge/Abschläge auf Dokumentebene (BG-20 / BG-21) – wirken auf die ganze Rechnung.

Skonto wird nicht als Abschlag eingetragen, sondern in den Zahlungsbedingungen (BT-20) im Klartext beschrieben (z. B. "2 % Skonto bei Zahlung innerhalb 14 Tagen"). Wer Skonto als Abschlag verbucht, mindert die Bemessungsgrundlage zu früh und produziert eine falsche Steuerberechnung.

Vorsteuerabzug beim Empfänger

Damit der Empfänger die Vorsteuer ziehen kann, muss die Rechnung formal korrekt sein. Eine ungültige E-Rechnung berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Häufige Stolpersteine:

• USt-IdNr. fehlt oder falsch formatiert
• Steuerbefreiungsgrund fehlt
• Steuerbetrag passt nicht zum Steuersatz
• Leistungsdatum fehlt

Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung Vorsteuerabzug.

Häufige Validator-Fehler rund um die Umsatzsteuer

Diese Schematron-Regeln tauchen in der Praxis am häufigsten auf:

• BR-S-08 – Steuersatz im Einzelposten passt nicht zur Steueraufschlüsselung.
• BR-S-09 – Steuerbetrag entspricht nicht dem berechneten Wert (Nettosumme × Steuersatz).
• BR-CO-15 – Bruttobetrag stimmt nicht mit Netto + Steuer überein.
• BR-E-10 – Steuerbefreiungsgrund fehlt bei Kategorie E.
• BR-AE-01 – Reverse-Charge ohne USt-IdNr. des Käufers.

Die Fehlermeldungen sind sperrig formuliert, aber präzise. Wer sie systematisch durchgeht, hat seine erste fehlerfreie Rechnung schnell.

Häufige Fragen

Ändert die E-Rechnung etwas an meinem Steuersatz?

Nein. Steuersätze ergeben sich aus dem Umsatzsteuergesetz, nicht aus dem Format.

Muss ich für jede Position eine eigene Steuerangabe machen?

Ja. Jede Position trägt ihre eigene Kategorie und ihren eigenen Steuersatz. Das ist auch dann nötig, wenn auf der ganzen Rechnung nur ein einziger Satz vorkommt.

Was ist mit dem ermäßigten Steuersatz von 7 %?

Code S, Steuersatz 7. Mehr nicht. Eine separate Kategorie für 7 % gibt es nicht.

Kann ich die Umsatzsteuer in einer Fremdwährung ausweisen?

Die Rechnung kann in einer Fremdwährung ausgestellt sein (Feld Currency), der Steuerbetrag muss aber zusätzlich in EUR angegeben werden (BT-111).

Gilt die Kleinbetragsregelung auch bei Behördenkunden?

Ja. § 33 UStDV gilt unabhängig vom Empfänger. Auch im XRechnung-Schema sind die Felder bei Kleinbetragsrechnungen entsprechend reduziert ausfüllbar.