E-Rechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Einsteiger

Eine E-Rechnung zu erstellen klingt nach einem technischen Großprojekt, ist aber meist eine Sache von wenigen Minuten – sofern man weiß, welche Felder welchen Inhalt brauchen und welches Tool zum eigenen Workflow passt. Diese Anleitung führt Sie vom leeren Bildschirm bis zur fertigen, validierten Datei beim Empfänger.

Wir gehen davon aus, dass Sie als Unternehmer oder Selbständiger eine Rechnung an einen Geschäftskunden oder eine Behörde stellen wollen. Privatkunden bleiben außen vor – an sie dürfen Sie weiterhin PDFs schicken.

Schritt 1: Format wählen

Die erste Entscheidung ist die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD.

• XRechnung für Behördenkunden oder reine ERP-zu-ERP-Übermittlung.
• ZUGFeRD für B2B mit menschlich lesbarem PDF.

Sind Sie unsicher, hilft der Beitrag XRechnung vs. ZUGFeRD. Im Zweifel: ZUGFeRD nehmen.

Schritt 2: Tool oder Software auswählen

Drei Wege führen zur fertigen Datei:

1. Online-Generator wie unser E-Rechnungs-Generator. Kostenlos, browserbasiert, keine Installation. Geeignet für gelegentliche Rechnungen.
2. Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungs-Modul. DATEV, Lexware, sevDesk, Lexoffice, BuchhaltungsButler u.a. unterstützen XRechnung und ZUGFeRD direkt.
3. ERP-System mit ausgehender Rechnungsschnittstelle. Für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen die einzige skalierbare Option.

Im Folgenden gehen wir den Weg über den Online-Generator durch, weil er für Einsteiger am transparentsten ist.

Schritt 3: Stammdaten eintragen

Eine E-Rechnung braucht klar getrennte Felder für Verkäufer und Käufer. Folgende Daten gehören in jede Rechnung:

Verkäufer (Sie selbst)

• Firmenname (BT-27)
• Vollständige Adresse mit Straße, PLZ, Ort, Land
• Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer
• Bankverbindung mit IBAN und BIC
• Optional: HRB-Nummer, Geschäftsführer

Käufer (Empfänger)

• Firmenname
• Adresse
• Umsatzsteuer-ID, falls innergemeinschaftliche Lieferung
• Bei Behörden: Leitweg-ID

Speichern Sie diese Daten als Vorlage – bei der nächsten Rechnung sparen Sie damit deutlich Zeit.

Schritt 4: Rechnungskopf ausfüllen

Hier kommen die rechnungsspezifischen Angaben:

• Rechnungsnummer (BT-1): fortlaufend, eindeutig.
• Rechnungsdatum (BT-2): Tag der Ausstellung.
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum: wann wurde geleistet?
• Rechnungsart: gewöhnliche Rechnung (Code 380), Gutschrift (381), Storno (384) etc.
• Bestellnummer/Auftragsreferenz (BT-13): bei Behörden Pflicht, im B2B oft erwünscht.
• Verweis auf Vertrag, falls vorhanden.

Achten Sie auf die Eindeutigkeit der Rechnungsnummer. Doppelte Nummern führen bei Empfängern zu sofortiger Ablehnung.

Schritt 5: Positionen erfassen

Jede Rechnungsposition braucht:

• Bezeichnung der Leistung oder Ware
• Menge und Einheit
• Einzelpreis netto
• Steuersatz (0 %, 7 %, 19 %)
• Gesamtbetrag der Position

Optional, aber empfohlen:

• Artikelnummer
• Lieferdatum bei Waren
• Rabatte oder Zuschläge

Die Steuersätze bestimmen automatisch die Steuersummen am Ende. Mehr zu den Sonderregeln bei der Umsatzsteuer im Beitrag E-Rechnung und Umsatzsteuer.

Schritt 6: Summen prüfen

Eine E-Rechnung muss in sich rechnerisch konsistent sein. Validatoren prüfen:

• Summe der Positionen ergibt den Nettobetrag.
• Steuersummen pro Steuersatz sind korrekt.
• Bruttobetrag = Netto + Steuer.
• Der zu zahlende Betrag entspricht dem Bruttobetrag (oder dem reduzierten Betrag bei Skonto).

Schon ein Rundungsfehler von einem Cent führt zur Ablehnung. Tools rechnen automatisch korrekt – manuelle Eingriffe nach der Erstellung sind die häufigste Fehlerquelle.

Schritt 7: Zahlungsangaben

Tragen Sie ein:

• IBAN (BT-84)
• BIC bei Auslandszahlungen
• Verwendungszweck (oft die Rechnungsnummer)
• Zahlungsfrist oder konkretes Fälligkeitsdatum
• Skonto, falls gewährt

Nutzen Sie Lastschriftverfahren, geben Sie die Mandatsreferenz an. SEPA-Felder sind in der EN 16931 vollständig abgebildet.

Schritt 8: Validieren

Bevor Sie die Rechnung verschicken, prüfen Sie sie. Im einfachsten Fall mit unserem E-Rechnungs-Validator. Er meldet Fehler in Sekunden:

• fehlende Pflichtfelder
• ungültige Steuersätze
• Rechenfehler
• formale Probleme im XML

Eine validierte Datei wird mit hoher Wahrscheinlichkeit angenommen. Eine nicht validierte ist Glücksspiel.

Schritt 9: Versand

Je nach Empfänger:

• An Behörden: über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE), die OZG-RE oder per Peppol.
• An Unternehmen: meist per E-Mail mit der Datei im Anhang. Manche Großkunden verlangen Peppol oder eigene Portale.
• Per ERP-Schnittstelle: vollautomatisch, nachdem Sie einmalig konfiguriert haben.

Bewahren Sie die Versandbestätigung auf – sie ist Ihr Nachweis für den Zugang.

Schritt 10: Archivieren

E-Rechnungen müssen acht Jahre revisionssicher archiviert werden – die Originaldatei, nicht ein Ausdruck. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung archivieren: GoBD-konform.

Häufige Anfängerfehler

• Rechnungsnummer doppelt vergeben.
• IBAN falsch eingetragen oder vertauscht.
• Steuerbefreiung ohne BT-120-Begründung.
• ZUGFeRD-PDF nachträglich im Reader bearbeitet (zerstört die XML-Signatur).
• Versand als gewöhnliche PDF, weil das XML im Tool vergessen wurde.

Wer die Schritte einmal durchlaufen hat, macht diese Fehler nicht zweimal. Beim ersten Mal hilft eine zweite Person, die mit drüberschaut.

Häufige Fragen

Wie lange dauert es, eine E-Rechnung zu erstellen?

Mit gespeicherten Stammdaten zwei bis fünf Minuten pro Rechnung. Beim ersten Mal eher 20 Minuten, weil Sie die Felder noch nachschlagen.

Brauche ich eine teure Software?

Nein. Für gelegentliche Rechnungen reicht ein kostenloser Online-Generator. Erst bei mehr als 30 bis 50 Rechnungen pro Monat lohnt eine Buchhaltungssoftware oder ein ERP-Modul.

Kann ich eine bestehende PDF in eine E-Rechnung umwandeln?

Nicht zuverlässig. Das XML muss aus den Originaldaten erzeugt werden, weil OCR aus PDFs zu fehlerhaft ist. Erfassen Sie die Rechnung neu im Generator.

Was tun, wenn der Empfänger das Format ablehnt?

Klären Sie kurz, welches Format gewünscht ist (XRechnung oder ZUGFeRD), und reichen Sie die Datei im richtigen Format neu ein. Die ursprüngliche Rechnungsnummer behalten Sie bei, wenn die Rechnung inhaltlich korrekt war.

Muss ich die Rechnung digital unterschreiben?

Nein. Eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich. Wichtig ist, dass die Datei den Formatregeln entspricht und revisionssicher archiviert wird.