PDF/A-3

Was ist PDF/A-3?

PDF/A-3 ist eine Variante des PDF-Formats, die für die Langzeitarchivierung von Dokumenten standardisiert wurde. Sie ist in der ISO 19005-3 spezifiziert und unterscheidet sich von einem normalen PDF dadurch, dass alle zur Darstellung nötigen Informationen (Schriften, Farbprofile, Bilder) eingebettet sind. Die entscheidende Neuerung gegenüber PDF/A-1 und PDF/A-2: PDF/A-3 erlaubt das Einbetten beliebiger Dateiformate, darunter XML.

Genau diese Eigenschaft macht PDF/A-3 zur technischen Grundlage von ZUGFeRD und Factur-X: Das menschenlesbare PDF und die maschinenlesbare XML-Datei sind in einer einzigen Datei verbunden.

Hintergrund

Die PDF/A-Familie wurde entwickelt, um Behörden und Unternehmen ein Format für die revisionssichere Aufbewahrung zu geben. PDF/A-1 (2005) erlaubte keine Anhänge. PDF/A-2 (2011) führte JPEG2000 und Transparenz ein. PDF/A-3 (2012) öffnete das Format für eingebettete Dateien jeder Art – ein Schritt, der zunächst umstritten war, weil eine Archivkopie nun fremde Inhalte mit sich tragen kann.

Konformitätsstufen

PDF/A-3 kennt drei Stufen:

• PDF/A-3a: maximale Barrierefreiheit, Tagged PDF Pflicht
• PDF/A-3b: visuelle Reproduzierbarkeit
• PDF/A-3u: wie 3b, zusätzlich Unicode-Mapping aller Texte

Für ZUGFeRD ist mindestens PDF/A-3b vorgeschrieben.

Eingebettete Dateien

Eingebettete Dateien werden im PDF über das Element EmbeddedFile und die Beziehung AFRelationship referenziert. Für ZUGFeRD gilt:

• Dateiname: factur-x.xml
• AFRelationship: Alternative (das XML ist eine alternative Darstellung des PDF-Inhalts)
• MIME-Typ: application/xml

Zusätzlich werden Metadaten im XMP-Block des Dokuments hinterlegt, die das ZUGFeRD-Profil und die Version angeben.

Pflichtangaben für PDF/A-3

Damit ein PDF die A-3-Konformität erreicht, müssen u. a. folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Alle verwendeten Schriften eingebettet
• Verwendete Farbprofile eingebettet (ICC)
• Keine JavaScript-Aktionen
• Keine externen Referenzen (außer eingebetteten Dateien)
• Keine verschlüsselten Inhalte
• XMP-Metadaten korrekt vorhanden
• Eindeutige OutputIntent-Definition

Verwendung in der E-Rechnung

In Deutschland ist PDF/A-3 vor allem über ZUGFeRD relevant. Eine reine PDF-Rechnung (auch als PDF/A-3 ohne XML) ist keine E-Rechnung im Sinne des Wachstumschancengesetzes. Erst mit der eingebetteten XML-Datei nach EN 16931 wird daraus eine gültige E-Rechnung.

Häufige Fehler

• Datei ist als PDF/A-2 oder normales PDF gespeichert, obwohl sie ZUGFeRD-konform sein soll.
• Die XML ist eingebettet, aber AFRelationship fehlt oder ist falsch (Source statt Alternative).
• Schriften sind nicht eingebettet – der Validator meldet PDF/A-Verstoß.
• XMP-Metadaten fehlen oder enthalten falsche Profil-/Versionsangaben.
• Verschlüsselung oder digitale Signatur verletzt PDF/A-3-Regeln.

Verwandte Begriffe

• ZUGFeRD
• E-Rechnung
• CII
• EN 16931

Häufige Fragen

Ist jedes PDF/A-3 eine ZUGFeRD-Rechnung?

Nein. PDF/A-3 ist nur die technische Hülle. Erst mit eingebetteter factur-x.xml und korrekten XMP-Metadaten wird daraus eine ZUGFeRD-Rechnung.

Kann ich ein bestehendes PDF in PDF/A-3 umwandeln?

Ja, mit Tools wie ghostscript, veraPDF, dem Adobe Acrobat Pro oder Bibliotheken wie iText/PDFBox. Schriften und Farbprofile müssen dabei eingebettet werden.

Welche PDF/A-Stufe sollte ich wählen?

Für ZUGFeRD: PDF/A-3b. Wenn Barrierefreiheit gefordert ist, PDF/A-3a.

Gibt es einen Validator?

Ja. veraPDF ist die offizielle Open-Source-Implementierung des PDF Association zur PDF/A-Validierung – kostenfrei nutzbar.

Wie groß werden ZUGFeRD-PDFs?

Das XML ist meist nur wenige KB groß. Die Dateigröße bestimmt im Wesentlichen das PDF (Layout, Logos). Typisch sind 50–500 KB pro Rechnung.