ZUGFeRD und Factur-X: Das deutsch-französische E-Rechnungsformat
ZUGFeRD und das französische Factur-X basieren auf demselben Standard. Wir erklären die Gemeinsamkeiten und wie Sie Rechnungen grenzüberschreitend versenden.
ZUGFeRD und Factur-X klingen nach zwei verschiedenen Formaten, sind aber technisch praktisch identisch. Beide kombinieren ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei nach EN 16931. Das ist kein Zufall, sondern das Ergebnis einer engen deutsch-französischen Zusammenarbeit, die in der EU bisher einmalig ist.
Für Unternehmen heißt das: Mit einer einzigen Rechnungsdatei können Sie sowohl deutsche als auch französische Empfänger bedienen – und perspektivisch auch viele andere Länder.
Die gemeinsame Geschichte
ZUGFeRD entstand 2014 in Deutschland (initiiert vom Forum elektronische Rechnung Deutschland, FeRD). Factur-X folgte 2017 in Frankreich (vom Forum National de la Facture Électronique, FNFE-MPE). Schon früh entschieden beide Gremien, sich auf eine gemeinsame technische Spezifikation zu einigen.
Das Ergebnis: Seit ZUGFeRD 2.x bzw. Factur-X 1.0 sind die Formate bytegleich. Eine Datei kann offiziell beide Namen tragen. Der einzige Unterschied liegt im Marketing.
Warum hybrid? Der Vorteil von PDF + XML
Die Idee hinter dem Hybridformat ist einfach:
- Das PDF/A-3 ist für Menschen: optisch lesbar, druckbar, archivierbar.
- Das eingebettete XML ist für Maschinen: strukturiert, validierbar, automatisch verbuchbar.
Damit löst das Format einen klassischen Konflikt: Ein Empfänger ohne moderne Software hat trotzdem ein vollständiges Dokument. Ein Empfänger mit moderner Software liest sofort die strukturierten Daten ein. Mehr zum Unterschied in E-Rechnung PDF Unterschied.
Welche Profile gibt es?
ZUGFeRD und Factur-X kennen mehrere Profile, die sich im Detaillierungsgrad unterscheiden:
| Profil | Typische Verwendung |
|---|---|
| MINIMUM | Kleinstrechnungen, nur Header-Daten |
| BASIC WL | Header + Summen, ohne Positionen |
| BASIC | Standard-Rechnung mit Positionen |
| EN 16931 (COMFORT) | voll EN-16931-konform |
| EXTENDED | zusätzliche Felder über die Norm hinaus |
| XRECHNUNG | profilkonform für deutsche Behörden |
Für die Pflicht in Deutschland ab 2025 gilt: mindestens EN 16931 ist erforderlich. BASIC reicht nicht. Mehr in ZUGFeRD Profile Übersicht.
Wie funktioniert das technisch?
Eine ZUGFeRD- bzw. Factur-X-Datei ist:
- Eine PDF/A-3-Datei (PDF mit Standard für Langzeitarchivierung).
- Mit einer eingebetteten XML-Datei namens
factur-x.xml(oder bei älteren VersionenZUGFeRD-invoice.xml). - Das XML folgt der UN/CEFACT CII-Spezifikation. Mehr dazu im Glossar unter CII.
- Die Einbettung folgt einem speziellen PDF-Mechanismus, der die XML auch maschinell auffindbar macht.
Wer XML-Dateien von Hand erstellen will, findet eine Anleitung in E-Rechnung XML selbst erstellen.
Grenzüberschreitend einsetzen
Der größte Vorteil des gemeinsamen Standards: Eine deutsche ZUGFeRD-Rechnung wird in Frankreich als Factur-X erkannt. Voraussetzungen:
- Profil EN 16931 oder höher.
- Korrekte USt-IdNr. des französischen Kunden.
- Sprachlich kann das XML deutsch bleiben, das PDF sollte je nach Empfänger zweisprachig sein.
Auch in der Schweiz, Belgien, Luxemburg und teils in Skandinavien wird Factur-X akzeptiert. Mehr zu grenzüberschreitenden Rechnungen in E-Rechnung Ausland.
Vergleich zu reiner XRechnung
| Eigenschaft | XRechnung | ZUGFeRD/Factur-X |
|---|---|---|
| Visuelle Darstellung | nein | ja (PDF) |
| Strukturierte Daten | ja | ja |
| Pflichtformat für Behörden | ja | nur als XRechnung-Profil |
| Praxisnah für KMU | weniger | sehr |
| EU-weit verstanden | wachsend | hoch |
Mehr im direkten Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD.
Wer profitiert besonders?
- Mittelständische Unternehmen mit gemischtem Empfängerkreis (Behörden, Konzerne, KMU, Privatkunden).
- Handwerk und Dienstleister, die das PDF weiterhin gewohnt sind.
- Internationale Lieferanten, die mit einer Datei mehrere Länder bedienen wollen.
Für die meisten KMU ist ZUGFeRD/Factur-X die pragmatischere Wahl. XRechnung ist Pflicht im B2G-Verkehr mit dem Bund.
Was Sie beim Versand beachten sollten
Drei häufige Fehler:
- Profil zu niedrig: BASIC erfüllt die Pflicht ab 2025 nicht. Achten Sie auf EN 16931 oder höher.
- PDF und XML inkonsistent: Die Werte müssen zwingend identisch sein. Sonst gilt das XML.
- Validierung fehlt: Vor dem Versand mit unserem Validator prüfen, ob die Datei den Vorgaben entspricht.
Häufige weitere Fehler in E-Rechnung Fehler vermeiden.
Tools
- Online-Generator: Wer keine Software installieren will, kann mit unserem Generator eine ZUGFeRD-Datei direkt im Browser erstellen.
- Buchhaltungssoftware: DATEV, Lexware, sevDesk, Buchhaltungsbutler u. v. m. unterstützen ZUGFeRD ab der Standard-Lizenz.
- PDF-Bibliotheken: Für Eigenentwicklungen sind Mustangproject (Java) und phpSpreadsheet-Erweiterungen verbreitet.
Häufige Fragen
Sind ZUGFeRD und Factur-X wirklich identisch?
Ab Version ZUGFeRD 2.x und Factur-X 1.0 ja, technisch und im Aufbau.
Welche Version sollte ich verwenden?
Aktuell empfohlen: ZUGFeRD 2.3 / Factur-X 1.0.07. Profil mindestens EN 16931.
Kann ich eine ZUGFeRD-Datei einfach umbenennen?
Eigentlich nicht nötig. Beide Namen sind technisch identisch und werden von Empfängersystemen erkannt.
Erfüllt ZUGFeRD die deutsche E-Rechnungspflicht?
Ja, ab Profil EN 16931. Mehr in E-Rechnung Pflicht 2025.
Geht das auch über PEPPOL?
Ja, ZUGFeRD bzw. Factur-X kann über PEPPOL versendet werden, wird aber meist als reine XML übertragen. Mehr in PEPPOL erklärt.