ZUGFeRD Profile: Minimum, Basic, EN 16931 und Extended im Vergleich
ZUGFeRD bietet verschiedene Profile für unterschiedliche Anforderungen. Wir erklären die Profile Minimum, Basic, EN 16931 und Extended verständlich.
Bei ZUGFeRD hört es nach „PDF mit XML" nicht auf. Das Format kennt fünf Profile, die unterschiedlich detailliert sind. Welches Profil Sie wählen, entscheidet darüber, ob Ihre Rechnung als E-Rechnung im Sinne der EN 16931 zählt – oder nicht.
Warum es überhaupt Profile gibt
ZUGFeRD ist als gestuftes Modell entstanden. Vor der EU-weiten EN 16931 sollten Unternehmen mit minimalem Aufwand starten können – auch wenn sie nur Kerndaten transportieren. Mit der EN-Konformität ab 2017 kamen weitere Profile hinzu, die genau auf die Norm passen.
Heute gilt: Erst ab Profil EN 16931 ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine echte E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG. Alles darunter taugt nur für interne Workflows oder für B2C-Szenarien.
Die fünf Profile im Überblick
| Profil | Datenumfang | E-Rechnungsfähig | Typischer Einsatz |
|---|---|---|---|
| MINIMUM | Kopf + Summen | Nein | interne Kontrollen |
| BASIC WL | Kopf + Summen ohne Positionen | Nein | Skontierung, Listen |
| BASIC | Kopfdaten + einfache Positionen | Nein (kein voller EN-Umfang) | kleine B2B-Setups |
| EN 16931 (Comfort) | Vollständig nach EN 16931 | Ja | Standard im B2B |
| EXTENDED | EN + Branchenerweiterungen | Ja | Industrie, Logistik |
Hinzu kommt das deutsch-französische Pendant XRECHNUNG als Profil innerhalb von ZUGFeRD 2.x – funktional identisch mit der eigenständigen XRechnung.
MINIMUM und BASIC WL: nur intern brauchbar
Diese beiden Profile enthalten keine Rechnungspositionen. Sie eignen sich nur, wenn der Empfänger lediglich Summenwerte zur Kontrolle braucht – etwa für ein Skonto-Tool oder eine Saldenliste. Eine gesetzliche E-Rechnung sind sie nicht, weil die EN 16931 Positionsdaten verlangt.
Wer ein Tool ZUGFeRD-fähig macht und nur diese Profile unterstützt, ist nicht E-Rechnungs-tauglich.
BASIC: rechtlich grenzwertig
BASIC enthält Positionen, aber nur eine Teilmenge der EN-16931-Felder. In der Praxis bedeutet das:
- Keine vollständige Steueraufschlüsselung in allen Konstellationen.
- Eingeschränkte Felder bei Gutschriften und Rabatten.
- Kein verlässlicher Behördenversand.
Es gibt Empfänger, die BASIC akzeptieren – aber als Standard für die deutsche B2B-Pflicht ist es nicht ausreichend.
EN 16931 (Comfort): der praktische Standard
Das Profil EN 16931 – früher unter dem Namen „Comfort" geführt – deckt das vollständige semantische Modell der Norm ab. Damit entspricht es dem, was die XRechnung verlangt, plus dem Vorteil, dass es in einem PDF/A-3 eingebettet ist.
Geeignet für:
- alle deutschen B2B-Rechnungen,
- B2G, sofern der Empfänger ZUGFeRD akzeptiert (statt nur reiner XRechnung),
- den Versand nach Frankreich – dort heißt dasselbe Profil Factur-X.
In der Praxis ist EN 16931 das Default-Profil, wenn jemand „ZUGFeRD" sagt und keine besondere Branche im Kopf hat.
EXTENDED: für komplexe Branchen
EXTENDED erweitert das EN-Modell um zusätzliche Felder, ohne die Kernkompatibilität zu verlieren. Beispiele:
- Mehrere Lieferanten- und Bestellnummern pro Position.
- Detaillierte Verpackungsangaben.
- Erweiterte Handelsbedingungen (Incoterms, Transportwege).
- Zusätzliche Referenzen für Rahmenverträge.
Das Profil setzt das Konzept der Extension der EN 16931 um, die in CIUS erläutert wird. Ein EN-Empfänger kann eine EXTENDED-Rechnung im Kern weiter verarbeiten – die Zusatzfelder werden ignoriert, der Pflichtteil bleibt verfügbar.
Sinnvoll bei:
- Automotive, Maschinenbau, Logistik,
- Bauleistungen mit komplexen Rahmenverträgen,
- Konzernen mit eigenen Fachformaten, die in ZUGFeRD aufgehen sollen.
XRECHNUNG-Profil innerhalb von ZUGFeRD 2.x
Seit ZUGFeRD 2.1 gibt es das Profil XRECHNUNG. Inhaltlich entspricht es exakt einer XRechnung – nur eingebettet in ein PDF/A-3. Damit lässt sich die Behördenanforderung erfüllen, ohne den vertrauten PDF-Workflow aufzugeben. Mehr in XRechnung vs. ZUGFeRD.
Welches Profil für welchen Zweck?
| Anwendungsfall | Empfehlung |
|---|---|
| Standard-B2B in Deutschland | EN 16931 |
| Behörde, die nur XRechnung akzeptiert | XRECHNUNG-Profil |
| Frankreich (Factur-X) | EN 16931 (= Factur-X BASIC/EN) |
| Industrie mit Branchenfeldern | EXTENDED |
| Reine interne Kontrolle | MINIMUM/BASIC WL (kein E-Rechnungsersatz) |
Wie erkenne ich das Profil einer ZUGFeRD-Rechnung?
In der eingebetteten XML steht das Profil im Feld GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter. Beispiele:
urn:zugferd.de:2p1:minimum→ MINIMUMurn:cen.eu:en16931:2017→ EN 16931urn:cen.eu:en16931:2017#conformant#urn:zugferd.de:2p1:extended→ EXTENDEDurn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_3.0→ XRECHNUNG-Profil
Ein guter Validator zeigt das Profil prominent an.
Migration zwischen Profilen
Nicht jedes Tool unterstützt alle Profile. Wer von BASIC auf EN 16931 wechselt, sollte:
- Pflichtfelder vergleichen (vor allem Steueraufschlüsselung).
- Tests mit echten Empfängern fahren – ein Validator ersetzt die Praxis nicht.
- Eine Übergangsphase einplanen, in der parallel beides möglich ist.
Wer von EN auf EXTENDED geht, braucht meist eigene Felder im ERP – das ist eher ein Projekt als ein Schalter.
Häufige Fragen
Kann ich EN 16931 und EXTENDED parallel verwenden?
Ja. Eine EXTENDED-Rechnung wird vom EN-Empfänger als gültig akzeptiert – die Zusatzfelder werden ignoriert. Andersrum funktioniert es nicht ohne Daten-Verlust.
Welches Profil verlangt das Finanzamt?
Das Finanzamt verlangt kein bestimmtes Profil. Maßgeblich ist nur, dass die Rechnung der EN 16931 entspricht – also mindestens Profil EN 16931 oder höher.
Ist BASIC offiziell als E-Rechnung zugelassen?
Strittig. Das BMF nennt EN 16931 als Bezugspunkt. Für Risikobewusste: lieber gleich auf EN 16931 setzen.
Worin unterscheidet sich EN 16931 von Comfort?
„Comfort" war der ZUGFeRD-1.x-Name. Ab Version 2.x heißt es EN 16931 – inhaltlich nahezu identisch, aber strikt EN-konform.
Welches Profil hat Factur-X?
Factur-X kennt MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED – exakt analog zu ZUGFeRD 2.x. Eine Factur-XRechnung im EN-Profil ist im Kern dieselbe Datei wie ZUGFeRD-EN. Mehr in ZUGFeRD und Factur-X.