E-Rechnung prüfen: Workflow für die automatisierte Rechnungsprüfung
E-Rechnungen ermöglichen eine weitgehend automatisierte Rechnungsprüfung. Wir erklären, wie Sie einen effizienten Prüfprozess einrichten.
Manuelle Rechnungsprüfung kostet pro Beleg im Schnitt 8 bis 12 Minuten. Bei 200 Eingangsrechnungen im Monat sind das mehr als 30 Stunden – nur fürs Prüfen. Mit einer strukturierten E-Rechnung lässt sich der Großteil davon automatisieren. Voraussetzung ist ein sauber aufgesetzter Workflow, nicht zwingend ein teures System.
Die fünf Stufen der Rechnungsprüfung
Jede Eingangsrechnung sollte fünf Stufen durchlaufen:
- Formale Prüfung – sind alle Pflichtfelder vorhanden?
- Technische Prüfung – ist die XML valide?
- Sachliche Prüfung – stimmen Leistung und Menge?
- Rechnerische Prüfung – stimmen Beträge und Steuern?
- Freigabe und Buchung – Genehmigung und Übergabe an die Buchhaltung.
Die Stufen 1, 2 und 4 lassen sich vollständig automatisieren. Stufe 3 nur teilweise – meist über den Bestellabgleich. Stufe 5 bleibt menschlich, kann aber per Workflow gesteuert werden.
Stufe 1: Formale Prüfung
Geprüft wird, ob alle Pflichtfelder nach §14 UStG enthalten sind. Mehr dazu in Pflichtfelder XRechnung und Vorsteuerabzug.
Typische Treffer:
- Fehlende Steuernummer oder USt-IdNr.
- Falsche Empfängeradresse.
- Fehlender Leistungszeitraum.
- Falsche oder fehlende Leitweg-ID bei B2G.
Eine Software erkennt diese Fehler in Millisekunden.
Stufe 2: Technische Prüfung
Hier validiert ein Tool die XML gegen das Schema und die KoSIT-Regeln. Wenn Pflichtwerte fehlen oder Wertebereiche verletzt sind, wird die Datei abgewiesen.
Mehr in E-Rechnung validieren und XRechnung Validator online.
Stufe 3: Sachliche Prüfung
Stimmt die Leistung mit der Bestellung überein? Wurde die Ware geliefert? Hier hilft das sogenannte 3-Wege-Match:
| Quelle | Inhalt |
|---|---|
| Bestellung | bestellte Menge und Preis |
| Wareneingang | gelieferte Menge |
| Rechnung | berechnete Menge und Preis |
Ein automatisierter Abgleich akzeptiert Rechnungen nur, wenn alle drei Werte innerhalb einer Toleranz übereinstimmen. Abweichungen werden zur Klärung weitergeleitet.
Stufe 4: Rechnerische Prüfung
Automatisiert prüfbar:
- Summen pro Position (Menge × Einzelpreis).
- Zwischensumme aller Positionen.
- Steuerbeträge pro Steuersatz.
- Bruttosumme und Zahlbetrag.
- Plausibilität der Zahlungsbedingungen.
Die XML enthält alle Werte maschinenlesbar – kein OCR nötig.
Stufe 5: Freigabe und Buchung
Die Genehmigung läuft typischerweise nach Freigaberegeln:
- Beträge bis 1.000 € → automatische Freigabe nach Bestellabgleich.
- 1.000 bis 10.000 € → Freigabe Sachbearbeiter.
- über 10.000 € → 4-Augen-Prinzip mit Vorgesetztem.
Anschließend Übergabe an die Buchhaltung per Schnittstelle. Mehr in Buchungsautomatisierung.
Werkzeuge für den Prüfprozess
Es gibt drei Wege:
Variante A: ERP- oder Buchhaltungssoftware
DATEV, Lexware, sevDesk, SAP und andere bringen Prüfwerkzeuge mit. Vorteil: nahtlose Buchung. Nachteil: Lizenzkosten und Lock-in.
Variante B: Spezialisierte Workflow-Tools
Anbieter wie Candis, GetMyInvoices oder fynk konzentrieren sich auf den Eingang. Vorteil: hochautomatisiert. Nachteil: zusätzliche Schnittstelle.
Variante C: Eigene Pipeline
Mit Open-Source-Werkzeugen wie Mustangproject und einem Workflow-Tool (n8n, Make) lässt sich eine Lösung selbst bauen. Sinnvoll für IT-affine Teams oder hohe Volumina mit Spezialanforderungen. Mehr in E-Rechnung ohne Buchhaltungssoftware.
Eingangskanäle
Die Prüfung beginnt beim Empfang. Häufigste Wege:
- E-Mail-Postfach (z. B.
[email protected]). - Peppol-Endpoint (siehe Peppol).
- Upload-Portal.
- Schnittstelle vom Lieferanten.
Egal welcher Kanal – die XML sollte sofort beim Eingang validiert und mit einem Hash versehen werden. Mehr in Sicherheit.
Ein realistischer Zeitplan
Mit Workflow-Software typischerweise:
| Volumen pro Monat | Aufwand alt | Aufwand neu |
|---|---|---|
| 50 Rechnungen | ~7 h | ~1 h |
| 200 Rechnungen | ~30 h | ~3 h |
| 1.000 Rechnungen | ~150 h | ~10 h |
Die Einsparung trägt sich bei den meisten Unternehmen nach 6 bis 12 Monaten selbst.
Tipps für die Einführung
- Klein anfangen: Prüfung von 10 bis 20 Rechnungen pro Tag automatisieren, dann skalieren.
- Klare Eskalationsregeln: Was passiert, wenn die XML ungültig ist?
- Lieferanten informieren, wenn Korrekturen nötig sind. Bringt langfristig sauberere Rechnungen.
- Regelmäßige Reports zu Fehlerquoten und Durchlaufzeiten.
Mehr in Umstellung Tipps.
Häufige Fragen
Muss jede Rechnung manuell geprüft werden?
Nein. Automatische Prüfung übernimmt 80 bis 95 % der Fälle. Manuelle Klärung nur bei Abweichungen.
Was, wenn keine Bestellung im System ist?
Dann läuft die sachliche Prüfung manuell – meist über die Fachabteilung, die die Leistung bestellt hat.
Wie gehe ich mit Mahngebühren oder Skonto um?
Beides muss in der Rechnung als eigene Position oder im Zahlungsbedingungsfeld stehen. Eine saubere Prüfung erkennt Skonto automatisch.
Was tun bei einer falschen Rechnung?
Stornorechnung beim Lieferanten anfordern (siehe Stornierung). Eigene Korrekturen am Original sind nicht GoBD-konform.
Brauche ich ein DMS für die Prüfung?
Nein, aber ein revisionssicheres Archiv schon. Viele Workflow-Tools bringen das mit. Siehe Archivierung.