Kleinstbetragsrechnungen und E-Rechnung: Sonderregelungen kennen

Tankquittungen, Briefmarken, kleine Materialbeschaffungen: Im Alltag fallen ständig Rechnungen unter 250 Euro an. Für sie gibt es seit Langem die sogenannte Kleinbetragsrechnung mit reduzierten Pflichtangaben. Mit der E-Rechnungspflicht stellt sich die Frage neu: Müssen auch Belege unter 250 Euro als E-Rechnung ausgestellt werden? Und wenn ja, wie?

Dieser Artikel klärt die rechtliche Lage, zeigt den praktischen Umgang im B2B-Bereich und beantwortet typische Stolperfragen.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

§ 33 UStDV definiert: Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag (brutto) 250 Euro nicht übersteigt. Sie braucht weniger Pflichtangaben als eine reguläre Rechnung. Erforderlich sind:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der Leistung
• Bruttobetrag und der enthaltene Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)

Empfängerangaben, fortlaufende Rechnungsnummer und USt-IdNr. sind nicht zwingend.

Mehr zu den allgemeinen Pflichtangaben in XRechnung Pflichtfelder.

Sind Kleinbetragsrechnungen von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?

Ja. Das Bundesfinanzministerium hat klargestellt: Kleinbetragsrechnungen unterliegen nicht der E-Rechnungspflicht. Sie dürfen weiterhin als Papier oder PDF ausgestellt werden, auch im B2B-Verkehr.

Hintergrund: Bei vielen Kleinbeträgen handelt es sich um Bargeschäfte oder Selbstbedienung – Kassenzettel, Tankquittungen, Bewirtungsbelege. Hier wäre eine strukturierte E-Rechnung praktisch unverhältnismäßig.

Mehr zu den weiteren Ausnahmen in E-Rechnungspflicht Ausnahmen.

Wann lohnt es sich trotzdem?

Auch wenn Sie nicht müssen, gibt es Fälle, in denen die E-Rechnung sinnvoll ist:

• Wiederkehrende kleine Rechnungen: Wenn Sie regelmäßig kleine Beträge an denselben Kunden stellen, ist die Automatisierung über E-Rechnung effizienter. Mehr in Wiederkehrende Rechnungen.
• Onlineshops: Wer im Massengeschäft viele kleine Rechnungen produziert, sollte sie nicht händisch konvertieren. Mehr in E-Rechnung Händler und Onlineshop.
• Buchhaltungsautomatisierung: Strukturierte Daten reduzieren die manuelle Buchungsarbeit auch beim Empfänger. Mehr in E-Rechnung Buchungsautomatisierung.

Praktischer Umgang im Alltag

Eingehende Kleinbetragsrechnungen

Sie dürfen weiterhin als PDF oder Papier kommen. Speichern Sie sie GoBD-konform (siehe Aufbewahrungspflicht). Eine Umwandlung in XML ist nicht nötig.

Eigene Kleinbetragsrechnungen

Sie können entscheiden:

1. Klassisch ausstellen (PDF, Papier).
2. Trotzdem als E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD), wenn das Ihrem Workflow dient.

Tipp: Wer ohnehin alle Rechnungen über ein Tool erstellt, fährt mit einheitlichem E-Rechnungs-Output am besten – die Sonderregelung muss nicht ausgereizt werden.

Häufige Fehler

Fehler 1: Pflicht angenommen, wo keine ist

Niemand muss Kassenzettel als XML aufbereiten. Ein Bewirtungsbeleg unter 250 Euro bleibt zulässig wie bisher.

Fehler 2: 250-Euro-Grenze falsch berechnet

Es gilt der Bruttobetrag der Gesamtrechnung. Wer mehrere Posten kombiniert und über 250 Euro kommt, hat keine Kleinbetragsrechnung mehr.

Fehler 3: Fehlender Steuersatz

Auch in der vereinfachten Form muss der Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung erscheinen. Sonst kein Vorsteuerabzug. Mehr in E-Rechnung Vorsteuerabzug.

Fehler 4: Mischbeleg falsch behandelt

Wenn ein Beleg sowohl Kleinbetragsteile (z. B. Trinkgeld) als auch reguläre Posten enthält, gelten die normalen Regeln.

Sonderfall Fahrkarten

Fahrausweise (Bahn, Bus) sind nach wie vor als Sondernachweis zugelassen – auch ohne Empfängerangabe. Eine E-Rechnung ist dafür nicht nötig.

Was ist mit B2C?

Im B2C-Bereich besteht ohnehin keine E-Rechnungspflicht. Kleinbetragsrechnungen an Privatkunden bleiben wie bisher zulässig.

Häufige Fragen

Wo liegt die Grenze für Kleinbetragsrechnungen?

250 Euro brutto.

Sind Kleinbetragsrechnungen von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?

Ja, im B2B-Verkehr.

Darf ich freiwillig E-Rechnungen für Kleinbeträge nutzen?

Ja, jederzeit.

Reicht eine PDF auch nach 2027?

Ja, sofern es sich um eine Kleinbetragsrechnung handelt.

Was, wenn der Kunde eine XRechnung verlangt?

Dann sollten Sie sie liefern. Auch als nicht verpflichteter Aussteller dürfen Sie eine E-Rechnung erstellen. Unser XRechnung-Generator hilft dabei.