E-Rechnung bei der Betriebsprüfung: Was das Finanzamt prüft
Bei einer Betriebsprüfung werden auch E-Rechnungen geprüft. Erfahren Sie, worauf das Finanzamt bei der Prüfung elektronischer Rechnungen achtet.
Eine Betriebsprüfung ist für viele Unternehmen schon im Papierzeitalter ein Stresstest gewesen. Mit der E-Rechnung kommen neue Aspekte hinzu: Der Prüfer fragt nicht mehr nach dem Aktenordner, sondern nach Datenzugriff und XML. Wer das nicht vorbereitet hat, läuft schnell in vermeidbare Probleme.
Dieser Artikel erklärt, was bei einer Betriebsprüfung mit Blick auf E-Rechnungen geprüft wird, wie der Datenzugriff abläuft und wie Sie sich heute schon vorbereiten.
Rechtsgrundlage
Maßgeblich sind:
- § 147 AO: Aufbewahrungspflichten und Datenzugriff.
- GoBD: Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in elektronischer Form.
- § 14, 14a UStG: Anforderungen an Rechnungen.
Mehr Hintergrund in E-Rechnung Aufbewahrungspflicht.
Drei Stufen des Datenzugriffs
Der Prüfer hat das Recht auf:
Z1 – Unmittelbarer Zugriff
Lesezugriff auf das System des Steuerpflichtigen. Der Prüfer setzt sich an einen Rechner und schaut sich die Daten direkt im ERP oder in der Buchhaltung an.
Z2 – Mittelbarer Zugriff
Auswertungen werden vom Steuerpflichtigen erstellt, der Prüfer formuliert die Filter und Berichte. In der Praxis häufig genutzt, vor allem bei komplexeren Datenstrukturen.
Z3 – Datenträgerüberlassung
Der Steuerpflichtige übergibt die relevanten Daten in einem standardisierten Format. Heute meist als sogenannter GDPdU-Export (Index- und Datendateien). Häufigster Weg.
Was prüft das Finanzamt konkret?
1. Vollständigkeit
Sind alle ausgehenden Rechnungen lückenlos vorhanden? Lücken in der Rechnungsnummerierung sind ein klassischer Stolperstein. Mehr in E-Rechnung Rechnungsnummer.
2. Originalität
Bei E-Rechnungen wird das XML als Original geprüft, nicht nur die PDF-Visualisierung. Wer nur PDF aufbewahrt, hat ein Problem.
3. Pflichtangaben
Sind alle Pflichtfelder enthalten? Mehr in XRechnung Pflichtfelder.
4. Steuerausweis
Ist die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen, Steuersätze plausibel, Reverse-Charge richtig gekennzeichnet? Mehr in E-Rechnung Mehrwertsteuer-Ausweis und Reverse Charge.
5. Vorsteuerabzug
Berechtigen die Eingangsrechnungen zum Vorsteuerabzug? Sind die Rechnungen formell korrekt? Mehr in Vorsteuerabzug.
6. Unveränderbarkeit
Können Sie nachweisen, dass keine Rechnung nachträglich verändert wurde? Mehr in Unveränderbarkeit.
7. Verfahrensdokumentation
Existiert eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation? Beschreibt sie Eingangs- und Ausgangsprozesse, Berechtigungen, Backups?
Typische Feststellungen
- Fehlende Verfahrensdokumentation – formeller Mangel mit Schätzungsrisiko.
- PDF statt XML aufbewahrt – verstößt gegen Originalitätspflicht.
- Mailpostfach als Archiv – nicht GoBD-konform.
- Unklare Workflows zwischen Buchhaltung und ERP.
- Lücken in der Rechnungsnummerierung – muss erklärbar sein.
- Fehlerhafte Reverse-Charge-Vermerke – häufige Quelle für Steuernachzahlungen.
Mehr in E-Rechnung Fehler vermeiden.
Wie bereite ich mich vor?
1. Archiv prüfen
Sind alle ein- und ausgehenden Rechnungen im Originalformat (XML, ZUGFeRD-PDF) gespeichert? Stichproben machen!
2. Verfahrensdokumentation schreiben
Mindestinhalte: Aufbau des Archivsystems, Eingangs-/Ausgangsprozess, Berechtigungen, Backup, Lösch-Konzept.
3. Validierung als Standardprozess
Nutzen Sie ein Tool zur regelmäßigen Validierung – etwa unseren kostenlosen Validator. So fallen Formatfehler früh auf, nicht erst im Prüferkopf.
4. GDPdU-Export testen
Lassen Sie Ihre Software einmalig den GDPdU-Export erstellen. Prüfen Sie Vollständigkeit und Lesbarkeit.
5. Rollen klären
Wer ist Ansprechpartner gegenüber dem Prüfer? Wer darf Auswertungen freigeben? Wer pflegt die Verfahrensdokumentation?
Praxis-Tipp: Begleitung durch den Steuerberater
Auch wenn die Buchhaltung intern läuft – bei einer Betriebsprüfung ist die Begleitung durch den Steuerberater Standard. Er kennt die typischen Fragen und kann formelle Mängel im Vorfeld identifizieren. Mehr in E-Rechnung Steuerberater.
Was, wenn der Prüfer Mängel feststellt?
Konsequenzen können sein:
- Schätzung der Besteuerungsgrundlagen,
- Verwerfung der Buchführung,
- Vorsteuerkürzung bei formell mangelhaften Eingangsrechnungen,
- Bußgelder bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
In der Regel bekommt man die Möglichkeit, formelle Mängel nachträglich zu heilen, etwa durch Nachreichen einer fehlenden Verfahrensdokumentation.
Häufige Fragen
Wie lange darf eine Betriebsprüfung zurückgehen?
In der Regel drei bis vier Jahre. Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung deutlich länger.
Reicht ein PDF-Archiv?
Nein, nicht für E-Rechnungen. Die XML ist das Original.
Was ist, wenn meine Cloud-Software nicht mehr existiert?
Das entlastet nicht. Sie sind verpflichtet, einen Datenexport im Originalformat zu sichern.
Muss der Prüfer Englisch oder XML lesen können?
Sie müssen die Daten in einem standardisierten Format bereitstellen. Inhaltliche Lesbarkeit (z. B. Spaltenbeschreibung) wird im Datensatz geliefert.
Wer haftet bei Mängeln in der Software?
Der Unternehmer. Die Auslagerung an einen Dienstleister entlastet zivilrechtlich, aber nicht gegenüber dem Finanzamt. Mehr in E-Rechnung Dienstleister.