E-Rechnung in der Cloud: SaaS-Lösungen für kleine Unternehmen
Cloud-basierte E-Rechnung-Lösungen sind besonders für KMU geeignet. Wir stellen die besten SaaS-Dienste für die E-Rechnungserstellung vor.
Wer als kleines Unternehmen, Freiberufler oder Start-up auf E-Rechnung umstellt, hat zwei Wege: lokale Software oder Cloud-Tool. Lokale Software hat bei vielen einen Vertrauensvorschuss („Daten bleiben bei mir"), bringt aber Wartungs- und Update-Aufwand mit. Cloud-Lösungen versprechen Bequemlichkeit, immer aktuelle Formate und Validierung – verlangen aber Vertrauen in den Anbieter.
Dieser Beitrag ordnet die SaaS-Landschaft ein und nennt Kriterien für die Auswahl.
Was leistet ein Cloud-Tool für E-Rechnung?
Ein typisches Cloud-Tool deckt vier Funktionen ab:
- Erstellung der Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD.
- Validierung gegen das Schema und CIUS.
- Versand per E-Mail, Portal-Upload oder Peppol.
- Archivierung GoBD-konform.
Plus oft: Kunden- und Artikelstammdaten, Mahnwesen, Auswertungen, Schnittstelle zur Buchhaltung (DATEV, Lexware, Sage etc.).
Drei Kategorien von Anbietern
Der Markt teilt sich grob in drei Gruppen:
| Kategorie | Beispiele | Stärke |
|---|---|---|
| Vollständige Buchhaltungs-SaaS | Lexware Office, sevDesk, Buchhaltungsbutler, Candis | Buchhaltung + Rechnung in einem |
| Spezialisierte E-Rechnungs-Tools | spezialisierte XRechnung-Generatoren | Tiefere Funktionalität bei Pflichtfeldern |
| ERP-Module | DATEV, Sage, Microsoft Dynamics | für größere Unternehmen mit ERP |
Für die meisten KMU passt Kategorie 1. Wer keinen Buchhaltungsteil braucht, fährt mit Kategorie 2 günstiger.
Vorteile Cloud
- Immer aktuelle Formate: XRechnung 3.x kommt über Update, Sie müssen nichts tun.
- Plattform-Updates: ZRE, OZG-RE, Peppol – der Anbieter pflegt die Schnittstellen.
- Skalierbarkeit: 10 oder 1.000 Rechnungen pro Monat ohne Hardware-Anpassung.
- Mobile Nutzung: Rechnung schreiben unterwegs, im Büro, im Homeoffice.
- Backup inklusive: in der Regel mehrfach redundante Speicherung.
Nachteile Cloud
- Datenstandort: nicht jeder Anbieter hostet in der EU.
- Abhängigkeit: bei Insolvenz oder Anbieterwechsel müssen Sie migrieren.
- Datenschutz: AVV nötig, Drittland-Transfer prüfen (siehe DSGVO).
- Internetverbindung erforderlich: Offline kein Zugriff.
- Wiederkehrende Kosten: Abo statt Einmalkauf.
Auswahlkriterien
Bei der Auswahl eines Anbieters sollten folgende Punkte geklärt sein:
| Kriterium | Frage |
|---|---|
| Format | XRechnung 3.x und ZUGFeRD 2.x unterstützt? |
| Versand | Peppol-Anbindung vorhanden? |
| Validierung | KoSIT-Validator integriert? |
| Standort | Server in EU/Deutschland? |
| AVV | Auftragsverarbeitungsvertrag verfügbar? |
| Export | Datenexport jederzeit möglich (XML, CSV)? |
| Archiv | GoBD-konformes Archiv inklusive? |
| Schnittstellen | DATEV, Lexware, Buchhaltung etc.? |
| Skalierung | Preis pro Rechnung oder flat? |
| Support | deutschsprachig, telefonisch erreichbar? |
Kostenüberblick
Die Preise streuen breit:
- Solo / Freiberufler: 8–20 € pro Monat, oft mit Beleglimit.
- Kleinunternehmen: 20–50 € pro Monat.
- Mehrbenutzer / KMU: ab 50 € pro Monat plus User.
- Pure-Play E-Rechnungs-Tools (ohne Buchhaltung): teils kostenlos für wenige Rechnungen, ab 5 € pro Monat aufwärts.
Achten Sie auf die Definition „Beleg" – manche zählen Eingangs- und Ausgangsrechnungen getrennt, andere zusammen.
Cloud vs. lokale Software
| Aspekt | Cloud | Lokal |
|---|---|---|
| Update | automatisch | manuell |
| Datenstandort | beim Anbieter | bei Ihnen |
| Wartung | inklusive | Eigenleistung |
| Skalierung | flexibel | begrenzt |
| Initialkosten | gering | Lizenz |
| Folgekosten | Abo | Wartung |
| Mobilität | hoch | meist gering |
Für die meisten KMU überwiegen die Cloud-Vorteile. Wer maximale Datenkontrolle braucht (z. B. Anwaltskanzlei, Arztpraxis), sollte lokale Lösungen oder On-Premise-Cloud (eigener Server beim Anbieter) prüfen.
Datenschutz: das wichtigste Cloud-Thema
Die Anforderungen aus der DSGVO gelten unverändert. Faustregeln:
- AVV unterzeichnen lassen, vor Echteinsatz.
- Hosting-Standort prüfen (EU bevorzugt).
- Bei US-Anbietern Data Privacy Framework + SCCs.
- TOM des Anbieters nachvollziehen.
Mehr in DSGVO.
Migration: rein und raus
Vor dem Wechsel auf einen Anbieter prüfen, wie der Ausstieg aussieht:
- Kann ich alle Rechnungen als ZIP herunterladen?
- Bekomme ich Stammdaten als CSV?
- Bleiben Archive auch nach Vertragsende zugänglich (oft kostenpflichtig)?
Ein guter Anbieter dokumentiert den Export. Schlechte machen ihn schwer.
Schnittstellen zur Buchhaltung
Wer mit DATEV, Lexware oder einem anderen Buchhaltungssystem arbeitet, sollte auf Schnittstellen achten:
- DATEV-XML Export.
- DATEV Unternehmen Online.
- Lexware-Schnittstelle.
- Schnittstelle zum eigenen ERP.
Manuelle CSV-Übertragungen funktionieren auch, sind aber fehleranfällig.
Hochlast und Sonderfälle
Wer im Monat 5.000+ Rechnungen erzeugt, sollte API-Tools nutzen statt manuelle Web-Oberfläche. Viele SaaS-Anbieter bieten REST-APIs für die Erstellung von Rechnungen aus dem eigenen System.
Häufige Fragen
Sind meine Daten in der Cloud sicher?
Bei seriösen Anbietern mit deutschem oder EU-Hosting und ISO-27001-Zertifizierung: ja. Wichtig ist der AVV und der Hosting-Standort.
Kann ich später wieder auf lokale Software wechseln?
Ja, sofern der Anbieter sauberen Datenexport bietet. Vor Vertragsabschluss prüfen.
Was, wenn der Anbieter pleitegeht?
Daten exportieren so früh wie möglich. Einige Anbieter bieten Treuhand-Lösungen.
Brauche ich für die Cloud-Lösung noch eigene Backups?
Vom Tool selbst nein. Wer ganz sichergehen will, exportiert regelmäßig die Rechnungen als ZIP zur eigenen Ablage.
Welche Cloud-Lösung ist die beste?
Hängt von Volumen, Buchhaltungs-Stack und Branche ab. Tipp: 2–3 Anbieter testen (alle bieten kostenlose Testphasen) und mit einem realen Beispiel-Workflow vergleichen.