Die Zahlungsreferenz (auch: Verwendungszweck) ist ein Textfeld, das der Empfänger einer Rechnung bei der Überweisung mit angeben soll. Sie dient dazu, eingehende Zahlungen automatisch der richtigen Rechnung zuzuordnen.
In der EN 16931 entspricht sie dem Feld BT-83.
Warum sie wichtig ist
Ohne klare Referenz muss jede Zahlung manuell zugeordnet werden – das kostet Zeit und führt zu Fehlern. Mit einer eindeutigen Zahlungsreferenz übernehmen Buchhaltungssysteme die Zuordnung automatisch.
Was reinkommt
Üblich sind:
- Die Rechnungsnummer
- Eine Kunden- oder Auftragsnummer
- Eine Kombination beider Werte
Beispiel: Rechnung 2025-0042 / Kundennr. 12345
Im XML
| Format | Element |
|---|---|
| XRechnung (UBL) | cbc:PaymentID innerhalb von cac:PaymentMeans |
| ZUGFeRD (CII) | ram:PaymentReference |
Kein Pflichtfeld, aber dringend empfohlen
Die Zahlungsreferenz ist kein Pflichtfeld der EN 16931, in der Praxis aber kaum verzichtbar. Viele Buchhaltungssysteme weisen Rechnungen ohne Referenz automatisch zur manuellen Bearbeitung zu – das verzögert die Zuordnung der Zahlung um Tage.