PDF/A-3 (ISO 19005-3) ist eine Variante des PDF-Formats, die für die langfristige Archivierung von Dokumenten gedacht ist. Anders als seine Vorgänger PDF/A-1 und PDF/A-2 erlaubt PDF/A-3 das Einbetten beliebiger Dateien – darunter XML, CSV oder Tabellen.
Diese Erweiterung macht PDF/A-3 zur technischen Grundlage hybrider Rechnungsformate wie ZUGFeRD und Factur-X. Die strukturierte XML-Datei wird als Anhang in der PDF mitgeführt und ist Teil derselben Datei.
Eigenschaften
- Selbstenthaltend: Schriften, Bilder und Farbprofile sind eingebettet
- Reproduzierbar: Die Darstellung bleibt über Jahrzehnte stabil
- Anhängefähig: Beliebige Dateien können beigelegt werden
- GoBD-tauglich: Erfüllt die Anforderungen an unveränderliche Archivierung
Bedeutung für E-Rechnungen
Für ZUGFeRD ist PDF/A-3 Pflicht: Die menschenlesbare Sicht (PDF) und die maschinenlesbaren Daten (XML) liegen in einer einzigen Datei. Empfänger können die Rechnung wie gewohnt ansehen – Buchhaltungssysteme greifen direkt auf das XML zu.